Personalkosten: Eine Übersicht für HR-Manager

Was sind Personalkosten?

Generell umfassen die Personalkosten sämtliche Aufwendungen, die das Unternehmen im Zusammenhang mit und für die Mitarbeitenden vornimmt. Die Begriffe Lohn und Gehalt werden an dieser Stelle aus Vereinfachungsgründen synonym verwendet. Grundsätzlich sind Löhne jedoch variabel und abhängig von Arbeitszeit oder -leistung, während Gehälter fix sind.

Wesentliche Bestandteile:

• Bruttogehalt des Arbeitnehmers (inkl. dessen Sozialabgabenanteil und Lohnsteuer)
• Lohnnebenkosten des Arbeitsgebers
• Zusätzliche Personalaufwendungen (Schulungen/Weiterbildung, Arbeitskleidung,…)

Wie setzen sich Personalkosten zusammen?

Direkte Personalkosten

In diese Kategorie fallen die Bruttolöhne/-gehälter und sonstige Bezüge der Arbeitnehmer. Im Rahmen der Personalkosten sind Beispiele für einen sonstigen Bezug variable Gehaltsbestandteile und Boni.

In diesen Bruttolöhnen/-gehältern sind bereits die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung sowie die Lohnsteuer enthalten, die im Rahmen der Gehaltsabrechnung an die Sozialversicherungsträger sowie das Finanzamt gezahlt werden. Zur Auszahlung an den Arbeitnehmer gelangt somit nur der Nettolohn.

Indirekte Personalkosten

In dieser Position sind die weiteren im Zusammenhang mit dem Personal vom Arbeitgeber geleisteten Kosten, auch Personalnebenkosten genannt, enthalten. Diese lassen sich wie folgt aufteilen:

Lohnnebenkosten:

Gesetzliche Sozialkosten – Arbeitgeberanteile (Anhaltspunkte):

• Rentenversicherung: 9,3% des Bruttogehalts
• Krankenversicherung: 7,3% des Bruttogehalts
• Arbeitslosenversicherung: 1,3% des Bruttogehalts
• Pflegeversicherung: 1,7% des Bruttogehalts
• Gesamt: 19,6% des Bruttogehalts

Bei der Ermittlung der Kosten sind u.a. individuelle Beitragssätze bei den verschiedenen Krankenkassen sowie die Beitragsbemessungsgrenzen (= betragliche Obergrenze, bis zu deren Höhe der Beitragssatz angewendet wird) bei der Renten- und Krankenversicherung zu beachten. Bei einigen Kosten (z.B. Kranken- und Pflegeversicherung) fallen auch Zusatzbeiträge an.

Umlagen (in % des Bruttogehalts – die Angaben sind ein Richtwert, der variieren kann):

• Entgeltfortzahlung (U1): 1,1%
• Elternzeit (U2): 0,24%
• Insolvenzgeld (U3): 0,06%
• Je nach Branche Abgabe an die Künstlersozialkasse: 5%

Gesetzliche Unfallversicherung: 1,3%

Berufsgenossenschaft: Branchenabhängig, oft auf Umsatz und Gefährdungsklasse basierend

Weitere Kosten:

• Freiwillige Leistungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld: 13. Monatsgehalt oder zusätzliches Weihnachtsgeld
• Mitarbeiterbenefits (z.B. für Gesundheitsleistungen)
• Sozialleistungen und Altersvorsorge: Familienbeihilfe, Altersvorsorge und Personalrabatte
• Lohnfortzahlungen: Krankheits- und Fehlzeitenkosten
• Bewirtungs- und Reisekosten: Durchschnittliche Reisekosten pro Dienstreise: 150 Euro

Sonstige Personalkosten

Weitere Teile der Personalkosten umfassen die Kosten für die Rekrutierung und Weiterbildung des Personals sowie die Kosten für mögliche Benefits:

• Weiterbildung: Schulungen, Trainings, Lehrgänge
• Rekrutierung: Kosten für Stellenausschreibungen, Vorstellungsgespräche, gesonderte Einarbeitungskosten
• Zusätzliche Aufwendungen: Werkswohnung, Firmen-PKW, Kantinenbetrieb/Verpflegung

Fixe und variable Personalkosten

Fixkosten: Gehälter und Sozialabgaben bleiben konstant unabhängig von der Entwicklung des Auftragsbestands. Diese Kosten können auch kurzfristig nicht abgebaut werden.

Variable Kosten:

• Akkord- oder Leistungslöhne – diese Kosten sind abhängig von der Entwicklung des Auftragsbestands und lassen sich kurzfristig anpassen.
• Beispiel: Bei hohem Auftragseingang zusätzliche 1.000 Euro pro Mitarbeiter als Akkordlohn
• Auch im Gehaltsbereich sind variable Bestandteile anzutreffen. Dies gilt insbesondere für Boni und leistungsabhängige Zahlungen z.B. im Vertrieb.

Kombination aus fix und variabel: Hier wird ein fixes Grundgehalt mit einem variablen Anteil kombiniert.

Personalkosten berechnen nach dem vereinfachten Praktikeransatz

Nun hast Du einen Überblick erhalten, welche verschiedenen Kostenpunkte gemeinsam die Personalkosten bilden. Nun möchten wir Dir anhand eines praktischen Beispiels zeigen, wie du als Arbeitgeber die Personalkosten berechnen kannst. Hierbei setzen wir auf die vereinfachte Berechnung nach dem sogenannten Praktikeransatz.

Jährliche Personalkostenberechnung / Input für die Planung:

Beispiel: Bruttogehalt 60.000 Euro, Sozialabgaben/Umlagen 15.000 Euro, Sonstige Kosten (Schulung etc.) pauschal 3.000 Euro

= Gesamtkosten: 78.000 Euro/Jahr

Verfügbare Arbeitstage Arbeitszeit:

• Kalenderjahr: 365 Tage
• Wochenenden: -104 Tage
• Feiertage: -10 Tage (je nach Bundesland und Lage des Feiertages)
• Urlaubstage: -30 Tage (je nach individueller Regelung)
• Fortbildung und andere Abwesenheiten: -8 Tage (individuell)

= Verfügbare Arbeitstage: 213 Tage

Stundensatzrechnung (vereinfacht):

• 1.704 Stunden pro Jahr bei 8 Stunden/Tag (= 213 Tage x 8)
• Stundensatz: 78.000 Euro / 1.704 Stunden = 45,77 Euro
• Bei 15% unproduktiver Zeit: 1.449 Stunden

= Neuer Stundensatz: 78.000 Euro / 1.449 Stunden = 53,83 Euro

Personalkostenkennzahlen im Überblick

Personalkostenquote:

• Berechnung: Personalkosten/Umsatz
• Innerhalb des Unternehmens
• Im Vergleich zum Branchenschnitt
• Im Vergleich zu Referenz-Unternehmen

Umsatz pro Mitarbeiter:

• Berechnung: Umsatz / Anzahl der Mitarbeiter
• Beispiel: Umsatz von 1 Mio. Euro bei 20 Mitarbeitern = 50.000 Euro Umsatz pro Mitarbeiter

Durchschnittsgehälter:

• Innerhalb des Unternehmens
• Im Vergleich zum Branchenschnitt
• Im Vergleich zu Referenz-Unternehmen

Kranken- und Abwesenheitskosten:

• In % von den gesamten Personalkosten oder Gesamtkosten
• Im Vergleich zum Branchenschnitt
• Im Vergleich zu Referenz-Unternehmen

Kosten für Fort- und Weiterbildung:

• In % von den gesamten Personalkosten oder Gesamtkosten
• Im Vergleich zum Branchenschnitt
• Im Vergleich zu Referenz-Unternehmen

Fazit

Die Personalkosten sind für viele Unternehmen der größte Ausgabenpunkt, doch eine strategische Verwaltung kann nicht nur Kosten kontrollieren, sondern auch die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern. Die Kosten für das Personal setzen sich nicht nur aus direkten Ausgaben wie Gehältern und Löhnen zusammen, sondern beinhalten auch indirekte Kosten wie Sozialabgaben, Pensionsbeiträge und Ausgaben für Weiterbildung.

Insbesondere in dynamischen Geschäftsumfeldern ist es entscheidend, sowohl fixe als auch variable Kostenanteile sorgfältig zu balancieren. Fixe Kosten wie Gehälter bleiben konstant, während variable Kosten, wie Akkordlöhne, flexibel auf die Geschäftslage angepasst werden können.

Für HR-Manager ist es unerlässlich, eine detaillierte Kenntnis der verschiedenen Kostenbestandteile zu haben, um effiziente Budgetierungen und Kostenanalysen durchführen zu können. Die Planung von Personalkosten erfordert dabei eine klare Definition und fortlaufende Überprüfung von Prämissen wie Marktentwicklung und Rohstoffpreisen.

Dazu gehört auch die regelmäßige Anpassung der Kostenstruktur an wirtschaftliche Veränderungen und Unternehmensziele. Effektive Personalkostenplanung ermöglicht Dir nicht nur die Sicherung der finanziellen Gesundheit des Unternehmens, sondern unterstützt auch strategische Unternehmensentscheidungen wie Investitionen und Skalierungen.

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