Strategie #3
TOP Arbeitgeber Produktivität
10x mehr Produktivität und Gewinn durch die Systematisierung Deiner Arbeitsprozesse
Unsere Erfahrung
Wenn die Produktivität sinkt, erhalten Unternehmen bei gleichbleibenden Personalkosten weniger Gewinne.
In nur zwei Jahren haben wir ein Umsatzwachstum von 800% erzielt, unsere Belegschaft von 5 auf über 41 Mitarbeiter erweitert und zwei Führungsebenen eingeführt, um unsere Organisation tragfähiger zu gestalten.
Das Wichtigste für diese Entwicklung waren starke und verlässliche Personal-Prozesse.
Für Unternehmer ist es entscheidend, eine Organisation zu formen, die präzise, wie ein Schweizer Uhrenwerk, läuft, sodass sie Verantwortung delegieren können, ohne selbst zum Engpass zu werden.
Mit wachsender Mitarbeiteranzahl sinkt im Regelfall die Produktivität, weil das Personalmanagement sowie der Bau von Prozessen und Systemen (unbeabsichtigt) vernachlässigt wird.
Für die Steigerung der Gewinne bei gleicher Mitarbeiteranzahl, ist ein effektiveres Personalmanagement und die Einführung von standardisierten Arbeitsprozessen notwendig, um Abläufe zu verbessern und Reibungspunkte zu reduzieren.
Was läuft schlecht?
Die meisten Unternehmer stehen vor folgenden Herausforderungen:
Viele Unternehmer wollen nicht weiter wachsen, da sie mit mehr Mitarbeitern den tatsächlichen Gewinn nicht weiter steigern können und der Stress überproportional zunimmt.
Mitarbeiter wirken unmotiviert, was in Wahrheit nicht an ihrer Einstellung liegt, sondern daran, dass es keine dokumentierten Prozesse gibt, die eine Ausbildung für Spitzenleistungen überhaupt ermöglichen.
Häufig fällt es dem Geschäftsführer schwer, sich aus dem Tagesgeschäft zurückzuziehen, um strategisch am Unternehmen zu arbeiten.
Unternehmen haben oftmals ein nur theoretisch und unvollständiges Unternehmenshandbuch, welches in der Praxis nicht angewendet wird.
Elementares Wissen, das nur bei einzelnen Personen oder in unstrukturierten Dokumenten versteckt ist, führt dazu, dass Prozesse nicht repliziert werden können, was die Effizienz und Wachstumsmöglichkeiten stark einschränkt.
Durch ein fehlendes / schlechtes Schulungs-System werden Mitarbeitende unzureichend eingearbeitet und es entstehen wiederkehrende nervige Fragen, Diskussionen, Konflikte und unnötige Meetings.
Nur wenige Führungskräfte haben die nötige Kompetenz für Ausbildung und Training, um Mitarbeiter schrittweise anzuleiten und ihnen die erforderlichen Fähigkeiten für eine ausgezeichnete Arbeitsleistung zu vermitteln.
Unternehmen beschweren sich über den Fachkräftemangel, anstatt die Initiative zu ergreifen und ein Ausbildungssystem zu erschaffen, welches Quereinsteiger artverwandter Berufe, fit für ihre Jobs macht.
Was kann ich tun?
Produktivitäts-Steigerung durch Personal-Verwaltung, Ausbildung und Prozesse
Ab einer gewissen Größe funktioniert der reibungslose Betrieb jedes Unternehmens nur noch mit klaren Strukturen und zuverlässigen, belastbaren Personalprozessen.
Die Bundesrepublik Deutschland organisiert sich durch Gesetze, Konzerne verwenden ein „Konzernhandbuch“, das Militär setzt „Dienstvorschriften“ ein und produktive mittelständische Unternehmen nutzen ein praktisch angewendetes „Unternehmenshandbuch“.
Auf dem Weg zum TOP Arbeitgeber haben wir einen 7-stelligen Betrag und viele Jahre in die Entwicklung des Unternehmenshandbuchs gesteckt.
Unsere Kunden bekommen umfassende Unterstützung durch 1:1 Vorlagen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, persönliche Ansprechpartner und vieles mehr und das für einen Bruchteil unserer eigenen Investition.
Folgende Schritte haben wir im eigenen Wachstum, als auch mit unseren Kunden, umgesetzt:
Schritt 1
Konfigurieren der HR-Verwaltungs-Software
Optimiere Dein Personalmanagement durch eine All-in-One HR Verwaltungs-Software, in der alle relevanten Personal-Daten zusammenfließen, worüber Onboarding und Genehmigungs-Prozesse gesteuert und Rückfragen mit der HR geklärt werden – Für maximale Entlastung des Unternehmers.
Schritt 2
Aufsetzen des Unternehmenshandbuches
Errichte eine “Single Source of Truth”, die einzige Quelle der Wahrheit, und dokumentiere alle relevanten Unternehmensprozesse Schritt für Schritt. So kannst Du Dich auch im Urlaub darauf verlassen, dass alles genau nach Deinen Vorstellungen abläuft, ohne böse Überraschungen oder die Sorge, dass ein Mitarbeiter ausfällt und sein Know-how mitnimmt.
Schritt 3
Erstellung von Rollenkarten
Erstelle für jeden Mitarbeiter eine Rollenkarte, um Aufgaben, Verantwortung, Kompetenzen und Konsequenzen (AVKK) klar zu definieren. Dadurch weiß jeder genau, was seine Aufgaben sind, wie diese zu erfüllen sind und anhand welcher Kriterien die Qualität bewertet wird. So werden falsche Erwartungen und Enttäuschungen wegen unklarer Aufgabendefinition vermieden. Dieses System ist für alle, vom Büroangestellten bis zum Handwerker, einfach umsetzbar.
Schritt 4
(Digitale) Ausbildung durchführen
Eigne Dir einfache Lehrmethoden an, um Mitarbeiter mithilfe des Unternehmenshandbuchs und Rollenkarten wirksam auszubilden. So können sie ihre Aufgaben zuverlässig innerhalb der festgelegten Zeit erfüllen. Dies verhindert, dass jemand behaupten kann, er hätte es nicht gewusst, und sorgt für Zuverlässigkeit in den Arbeitsabläufen und Prozessen. Das Ergebnis ist unternehmerische Freiheit, Stabilität und höhere Gewinne.
Konkrete Maßnahmen
Ein Auszug der Tools von Strategie #3 – Produktivität
Digitale Personaladministration
Weniger Verwaltungsaufwand und besseren Mitarbeiter-Support.
Personal-Controlling
Mehr Transparenz und Steuerung durch klare Personal-Kennzahlen.
On- und Offboardings
Digitalisierung und Automatisierung, zeitsparend und abteilungsübergreifend, damit Mitarbeiter strukturiert eingearbeitet und verabschiedet werden können
Mitarbeiterzufriedenheit
Durch systematische Messung und das Ergreifen effektiver Maßnahmen können Unzufriedenheiten frühzeitig erkannt und beseitigt werden.
Gehalts-Level-Struktur-System
Für eine einheitliche Bezahlung nach Levels, Berufserfahrung und Kompetenzen, damit sich jeder fair behandelt fühlt und es keine Unstimmigkeiten gibt.
Unternehmenshandbuch
Dokumentiere Arbeitsabläufe und Prozesse, nach denen verlässlich gearbeitet wird, wodurch die Qualität und Produktivität steigt.
Rollenkarten
Definiere Aufgaben und Verantwortlichkeiten aller Mitarbeiter, damit Erwartungen und Ergebnisse übereinstimmen.
Schulungskompetenz
Schaffe einen klaren Ausbildungsstandard im Unternehmen, an dem sich Führungskräfte orientieren können.
Digitales Schulungs-System
Durch welches die Einarbeitung digitalisiert und sogar automatisiert werden kann.
FAQ
Hast Du offene Fragen?
Was bedeutet es, die Produktivität durch systematisierte Arbeitsprozesse zu steigern?
Die Produktivität wird gesteigert, indem Arbeitsabläufe klar definiert, dokumentiert und standardisiert werden, sodass alle Mitarbeitenden jederzeit wissen, was zu tun ist und wie es zu tun ist.
Kann die Produktivitätsstrategie für Unternehmen jeder Größe angewendet werden?
Ja, unsere Methoden sind skalierbar und eignen sich für Unternehmen jeder Größe, vom kleinen Betrieb bis zum mittelständischen Unternehmen mit wachsender Belegschaft.
Was ist ein Unternehmenshandbuch und warum ist es so wichtig?
Ein Unternehmenshandbuch dokumentiert alle relevanten Prozesse und Abläufe, sodass sie jederzeit für alle Mitarbeitenden nachvollziehbar sind. Es dient als Schulungsgrundlage und hilft, Konsistenz und Qualität im Unternehmen zu gewährleisten.
Welche Vorteile bietet ein digitales Schulungssystem?
Ein digitales Schulungssystem beschleunigt und strukturiert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Es kann automatisiert werden, um kontinuierliche und standardisierte Schulungen anzubieten.
Wie lange dauert es, ein Unternehmenshandbuch zu erstellen?
Das Erstellen eines Unternehmenshandbuchs hängt von der Komplexität der Prozesse ab, jedoch bieten wir Vorlagen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um den Prozess deutlich zu beschleunigen.
Wie kann ich sicherstellen, dass meine Mitarbeiter die definierten Prozesse auch wirklich einhalten?
Durch das Unternehmenshandbuch und klare Rollenbeschreibungen gibt es festgelegte Richtlinien, die einen verbindlichen, verlässlichen und transparenten Fahrplan für die Mitarbeitenden bieten. Regelmäßige Schulungen und Feedbackschleifen unterstützen dies.
Wie kann ich meine Führungskräfte dazu befähigen, effektiv auszubilden und zu managen?
Mit unserem Schulungskompetenz-Programm und den Rollenkarten erhalten Führungskräfte klare Ausbildungsstandards und Werkzeuge, um ihre Teams erfolgreich zu führen und produktiv zu halten.