Personalkennzahlen – der Leitfaden für Unternehmen

Einführung in Personalkennzahlen

Bedeutung und Nutzen

Personalkennzahlen sind ein sehr wichtiger Bestandteil eines integrierten Unternehmenskennzahlengesamtsystems.

Auf diese Weise werden die strategischen Vorgaben des Unternehmens heruntergebrochen und operativ meßbar gemacht. Personalkennzahlen befassen sich somit mit der Messung und Steuerung der wertreibenden Prozesse im Bereich Human Resources (HR).

Als Beispiel kann hier die Fluktuationsquote herangezogen werden, die als ein wichtiger Indikator für die Mitarbeiterzufriedenheit genutzt werden kann. Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit führt u.a. zu höherer Produktivität und trägt somit deutlich zum Unternehmenserfolg bei.

Relevanz im HR-Controlling

Mittels der Personalkennzahlen (Key Performance Indicators, kurz KPIs) soll letztlich eine effiziente Steuerung der Personalressourcen im Unternehmen gewährleistet werden. Neben dem Input für Planungs- und Budgetierungsrunden sind die Personalkennzahlen auch immer Ausgangspunkt für Verbesserungen der Abläufe und Prozesse sowie die damit verbundenen Maßnahmen.

Die Personalkennzahlen sind somit nie isoliert, sondern immer im Kontext mit dem stetigen Streben nach Verbesserung zu sehen. Nur auf diese Weise kann die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens dauerhaft sichergestellt werden.

Kategorien und Kernkennzahlen

Bei der Zusammenfassung von Personalkennzahlen zu thematischen Bereichen sind eine Reihe möglicher Klassifizierungen denkbar. Aus unserer Sicht hat sich in der Praxis hierbei die nachfolgend beschriebene Kategorisierung als sehr pragmatisch und sinnvoll herausgestellt:

Personalbestand und Bedarf

Personalbestand:
Anzahl der Beschäftigten in Vollzeitäquivalenten (FTE = Full-Time Equivalent – in Regelarbeitszeit umgerechnet) oder Anzahl Köpfe (= nicht in Regelarbeitszeit umgerechnet). Beispiel: 1 MA in Vollzeit, 1 MA in 50% Teilzeit = 1,5 FTEs und 2 Köpfe

Netto-Personalbedarf:
Differenz zwischen Soll- und Ist-Personalbestand.

Beispiel:
Benötigung von 10 zusätzlichen Mitarbeitern zur Deckung des Personalbedarfs. Dieses wird als Input für den Recruiting-Bereich benötigt, um die notwendigen Besetzungen zu identifizieren und die Recruiting-Maßnahmen entsprechend aufzusetzen.

Gleichzeitig ist dies in die Personalplanung mit aufzunehmen (welche Position ist ab wann zu welchem Gehalt zu besetzen). Hierbei sind auch die Kennzahlen Time-to-Hire und Einarbeitungszeit mit zu berücksichtigen.

Zusammensetzung der Belegschaft:
Geschlecht, Alter, Nationalität, Qualifikationsprofile, …

Durchschnittliche Teamgröße und Führungsspanne:
Hierdurch sollen effiziente Führungsstrukturen aufgebaut und die Organisation entsprechend der Unternehmensentwicklung angepasst werden. Insbesondere der Aufbau zu großer Einheiten soll auf diese Weise verhindert werden, da ansonsten Probleme in der Führung derartiger Organisationseinheiten zunehmen.

Produktivität und Leistung

Mitarbeiterproduktivität:
Output pro Mitarbeiter in einer bestimmten Zeit.

Beispiel:
Umsatz pro Mitarbeiter: 150.000 €/Jahr.

Zielerreichung und Verbesserungsvorschläge:
Anteil erfüllter Zielvorgaben und Anzahl der eingereichten Verbesserungsvorschläge.

Beispiel:

90% Zielerreichungsquote, 50 Verbesserungsvorschläge pro Jahr.

Kosten und Wirtschaftlichkeit

Krankenkosten:
Berechnung: Krankheitsbedingte Fehltage * Durchschnittsgehalt

Tipp:
Diese können für eine höhere Transparenz auch nach Bereichen/Funktionen differenziert werden.

Personalkostenquote:
Berechnung: Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz/Gesamtleistung – diese Quoten sind stark abhängig von der zugehörigen Branche – so ist die Personalkostenquote im Handel tendenziell niedriger als z.B. in Dienstleistungsunternehmen.

Umsatz/Mitarbeiter oder Output/Mitarbeiter:
Hier ist zu beachten, dass eine Beeinflußbarkeit der jeweiligen Größen durch die Mitarbeiter gegeben sein sollte. So sind z.B. diese Kennzahlen bei Support-Prozessen wie Finanzen und IT weniger zielführend (eher ein allgemeiner Indikator für Benchmarks) – in den Bereichen Sales/Marketing oder Produktion jedoch sehr wohl.

Durchschnittsgehälter:
Diese variieren je nach Position und Branche – aus dem Internet lassen sich jedoch schnell Vergleichsgrößen ermitteln, um hier eine entsprechende Orientierung der eigenen Positionierung zu erhalten.

Anteil der Kosten für Fort- und Weiterbildung,Schulungstage je MA p.a.:

• Anteil der Kosten für Fort- und Weiterbildung an den Gesamtkosten
• Anzahl der Schulungstage bezogen auf die Soll-Arbeitstag

Überstundenquote:

• Anteil der Überstunden an den Gesamtarbeitsstunden
• Neben dem Wirtschaftlichkeitsaspekt ist die Überstundenquote auch im Zusammenhang mit Themen wie Gesundheit und Zufriedenheit zu betrachten.

Zufriedenheit und Bindung

Krankenquote:
Berechnung: Krankheitsbedingte Fehlzeiten im Verhältnis zur Soll-Arbeitszeit

Mitarbeiter-Zufriedenheit:
Am besten erhoben über einen differenzierten Fragebogen – als Einstieg kann hier auch eine einfache Skalierung von 1 – 5 (1 = unzufrieden – 5 = sehr zufrieden) verbunden mit einer Kommentierungsmöglichkeit verwendet werden

Fluktuationsquote:
Berechnung: Anzahl der Mitarbeiterabgänge geteilt durch die durchschnittliche Mitarbeiteranzahl

Eine Quote zwischen 8 – 12% kann hier als Orientierung gelten.

Betriebszugehörigkeit:
Berechnung: Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit in Jahren – diese Kennzahl ist in engem Zusammenhang mit der bereits beschriebenen Fluktuationsquote zu sehen. Hohe Betriebszugehörigkeit und niedrige Fluktuationsquote gehen dabei einher.

Weiterbildung und Entwicklung

Nutzungsrate von Benefits/Schulungen:
Z.B. Prozentualer Anteil des genutzten Benefit-Budgets, Teilnahmequote an Gesundheitsevents, Anzahl der Nutzer von Artikeln zur Gesundheitsförderung

Arbeitgeberattraktivität:
Zu diesem Punkt kann z.B. mittels interner Befragung erhoben werden, wie sehr der aktuelle Arbeitgeber Dritten empfohlen wird. Auch hier kann der Einstieg über eine einfache Skalierung von 1 (gar nicht) bis 5 (auf jeden Fall) erfolgen. Weiterer Hinweis für einen attraktiven Arbeitgeber sind bekannte Auszeichnungen wie z.B. der TOP Arbeitgeber Award.

Diversität und Inklusion

Altersstruktur:
Verteilung der Mitarbeiter auf verschiedene Altersgruppen.

Beispiel:
30% der Mitarbeiter sind zwischen 30 und 40 Jahre alt.

Diversitätskennzahlen (Frauenquote, ausländische Mitarbeiter):
Anteil der Frauen und ausländischen Mitarbeiter in der Belegschaft.

Beispiel:
40% Frauenanteil, 15% ausländische Mitarbeiter.

Arbeitszeit und Überstunden

Überstundenquote:
Anteil der Überstunden an den Gesamtarbeitsstunden.

Beispiel:
5% Überstundenquote.

Berechnungsmethoden

Methoden und Beispiele zur Berechnung wichtiger Kennzahlen:

• Mitarbeiterproduktivität: Umsatz / Anzahl der Mitarbeiter.
• Personalkostenquote: Personalkosten / Umsatz.
• Krankenquote: Krankheitsbedingte Ausfalltage / Soll-Arbeitsstunden.
• Fluktuationsrate: (Abgänge / Durchschnittliche Mitarbeiterzahl) * 100.

Bewerbermanagement

Time-to-Hire:
Berechnung: Zeitraum von der Stellenausschreibung bis zur Besetzung in Tagen/Wochen

Tipp:
Hier gilt ein Zeitraum von ca. 4 Wochen als Orientierung.

Einarbeitungszeit:
Wie lange dauert es, bis der einzelne Mitarbeiter in der Lage ist, seine Aufgaben selbständig zu erledigen. Diese Dauer ist natürlich stark abhängig von der Komplexität der jeweiligen Aufgaben.

Tipp:
Durch einen strukturierten Onboarding-Prozeß kann diese Einarbeitungszeit jedoch deutlich verkürzt und standardisiert werden.

Recruitingkosten/Bewerber:
Wie hoch sind die im Zusammenhang mit dem Recruiting anfallenden Kosten pro Bewerber. Zu diesen Kosten zählen neben Werbe- und Anzeigenkosten auch Kosten für Externe (z.B. Headhunter) – sofern die Voraussetzungen (z.B. Zeiterfassung) gegeben sind, kann auch die bewertete Arbeitszeit der im Recruiting involvierten Personen hinzuaddiert werden.

Anpassung und Reporting im Unternehmen

Anpassung der Kennzahlen an die Unternehmens- und Markt-Anforderungen:

Neben der Ermittlung der relevanten unternehmensspezifischen Kennzahlen und Festlegung der jeweiligen Zielgrößen ist darauf zu achten, dass die Kennzahlen stets einer Überprüfung unterliegen. Sind sie noch relevant für die Erreichung der strategischen Ziele (= andere wichtige KPIs)? Sind die Zielerreichungen der Kennzahlen noch angemessen (= andere Zielgröße). Dieser Prozess hat im Unternehmen in regelmäßigen Abständen zu erfolgen. Generell empfiehlt sich eine Überprüfung alle 6 Monate.

Implementierung und Nutzung im HR-Cockpit

Sobald Kennzahlen und Zielgrößen festgelegt sind, ist auf eine permanente Nachverfolgung der Kennzahlen zu achten. Als sehr wertvoll haben sich in der Praxis entsprechende Dashboards erwiesen – insbesondere wenn den Mitarbeitern ihre eigenen Kennzahlen transparent zur Verfügung gestellt werden. Derartige Dashboards sind wie die Kennzahlen selbst unternehmensindividuell zu konfigurieren.

FAQs zu Personalkennzahlen