Kostensenkung: Finanzielle Gesundheit und Zukunftsfähigkeit

Bedeutung des Kostenbewusstseins für Unternehmen

Als Verantwortlicher in Unternehmen ist es stets wichtig, die finanzielle Gesundheit im Auge zu behalten und diese sicherzustellen. Eine stetig überwachte und angepasste Kostenstruktur, die möglicherweise mit regelmäßigen Kostensenkungen einhergeht, trägt unmittelbar zur finanziellen Gesundheit eines Unternehmens bei. 

Durch gezielte Anpassung und Aktualisierung der Betriebskosten – beispielsweise bei Energie, Personal und Material – können die Unternehmensergebnisse und -liquidität nachhaltig gesteigert werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist eine gesteigerte Resilienz gegen wirtschaftliche Unsicherheiten. Unternehmen mit einem hohen Anteil variabler Kosten und einem stets aktualisierten Fixkostenblock sind für wirtschaftliche Abschwünge deutlich besser gerüstet als Betriebe mit einem weniger ausgeprägten Kostenbewusstsein. Eine reduzierte Fixkostenstruktur erlaubt eine deutlich verbesserte Flexibilität bei Umsatzrückgängen.

Haben Kostensenkungen Auswirkungen auf die Mitarbeitendenzufriedenheit?

Weite Teile von Kostensenkungen wie die Wahl günstigerer Zulieferer oder der Wechsel des Energieanbieters beeinflussen die Mitarbeitenden gar nicht oder nur am Rande. Bei den die Mitarbeitenden direkt betreffenden Anpassungsmaßnahmen ist stets auf die Sozialverträglichkeit und Angemessenheit zu achten. 

Unreflektierte, kurzfristig wirksame Kostenreduktionen können durch langfristige Auswirkungen wie gesunkene Motivation oder gestiegene Fluktuation überkompensiert werden. 

Merke:
Eine Balance zwischen Kostenoptimierung und dem Erhalt einer positiven Unternehmenskultur ist hier entscheidend.

Schaffung von Kostentransparenz: Der erste Schritt zur Kostensenkung

Der erste Schritt zur Kosteneinsparung besteht darin, Transparenz über die relevanten Positionen zu schaffen. Eine gute Basis für die Finanzanalyse bietet hier eine aktuelle BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung). In der Praxis hat sich folgende Vorgehensweise als sehr zielführend erwiesen:

1. Betrachtung der zusammengefassten Summenzeilen (Material, Beratung,…) in Form einer ABC-Anayse.
2. Bei den A-Summenzeilen aus Schritt 1 erfolgt nun eine erneute ABC-Analyse, welche zu den relevantesten Kostenarten innerhalb dieser Summierung führt.
3. Regelmäßige Überprüfung (Kostenscreenings) auch der B-/C-Kategorien, damit nichts aus dem Blickfeld gerät. 

Tools wie Kostenrechnungssoftware oder Spend-Management-Systeme unterstützen dabei, entsprechende Kostenarten- und Kostenstellenanalysen durchzuführen. Diese Werkzeuge erleichtern es, versteckte Potentiale zu identifizieren.

Kostentrends überwachen

Neben der Einmalbetrachtung des Status ist die Kostenentwicklung über den Zeitverlauf zu betrachten. Große Kostensprünge in kurzer Zeit sind häufig augenfällig. Hingegen können viele kleine Veränderungen über einen langen Zeitraum dazu führen, dass diese Veränderungen sich zunächst unterhalb des Radars bewegen, langfristig jedoch zu einem signifikanten Anstieg führen können. Eine regelmäßige Trendanalyse wirkt dem entgegen. 

Kostensenkung durch Optimierung von Prozessen und Ressourcen

Eine reine Konzentration auf die BWA zur Kostenoptimierung ist nicht ausreichend. Auch die Bereiche außerhalb der BWA, die mittels KPIs ergänzend betrachtet werden, sind in das Kostenbewusstsein einzubeziehen. Deshalb ist es wichtig, angemessene Key-Performance-Indicators (KPIs) als Ergänzung zur BWA hinzuzuziehen.

In diesen Bereich fallen insbesondere prozessorientierte KPIs wie Durchlaufzeiten sowie Ausfall- und Fehlerquoten. Diese KPIs bilden die Datenbasis zur Optimierung der zugrundeliegenden Prozesse. Nachfolgend sind in Bezug auf die Kosteneinsparung in Unternehmen einige Beispiele genannt:

Prozessautomatisierung

Die Implementierung von Automatisierungssoftware kann zu deutlichen Einsparungen führen, indem bisher manuelle Prozesse künftig automatisiert ablaufen. Damit gehen häufig eine Verkürzung der Durchlaufzeiten sowie eine Reduktion der Ausfall- und Fehlerquoten einher. Darüber hinaus werden Mitarbeitende von zeitaufwendigen Standardprozessen entlastet und können sich auf komplexere Aufgabenstellungen konzentrieren.

Prozessoptimierung

Ein weiterer Ansatzpunkt ist die Überarbeitung der vorhandenen Prozesse. Beispielsweise kann die Einführung von Just-in-Time-Produktion Lagerkosten senken sowie die Liquidität durch Freisetzung von gebundenem Kapital erhöhen. Optimierungen im Ablauf der Lieferkette oder die Wahl neuer Zulieferer können sowohl zu zeitlichen Beschleunigungen als auch zu reduzierten Logistikkosten führen. 

Maßnahmen im Bereich Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit und Kostenoptimierung schließen sich nicht aus. So ermöglichen energiesparende Geräte eine Reduktion der Energiekosten und liefern somit über die Laufzeit einen entsprechenden ROI. Zudem lassen sich z.B. durch hybride Arbeitsmodelle die erforderlichen Mietflächen reduzieren, da weniger Bürofläche benötigt wird, was ebenfalls zu einer Kostenreduktion führt.

Kostensenkung: Maßnahmen von Outsourcing bis Shared Service Center

Outsourcing

Beim Outsourcing ist aus Kostensicht zu beurteilen, ob eine Eigen- oder Fremdherstellung (Make-or-Buy Entscheidung) die günstigere Alternative darstellt.

Neben der reinen Kostenbetrachtung spielen hier natürlich auch Fragestellungen wie Flexibilität, strategische Abhängigkeit von externen Partnern, Qualitätsmanagement,… eine Rolle. Kurzfristigen Kostensenkungen stehen hier mitunter erhöhte Kosten in anderen Bereichen gegenüber, die es zu berücksichtigen gilt. 

Shared Service Center

Bei einem Shared Service Center werden Dienstleistungsbereiche einzelner Unternehmen/Niederlassungen in einem gemeinsamen Dienstleistungszentrum gebündelt und allen angeschlossenen Unternehmen zentral zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise lassen sich Skalierungseffekte erzielen, die bei den beteiligten Unternehmen einzeln nicht möglich wären.

Auch hier sind neben den reinen Kosteneffekten auch Folgeeffekte wie z.B. Know-how Verlust durch Weggang von Mitarbeitern sowie die Mehrkosten eines evtl. Parallelbetriebes während der Übergangszeit von den Abteilungen der Einzelunternehmen auf das Shared Service Center mit in die Entscheidung einzubeziehen.

Praxistipps für die Umsetzung einer Kostensenkung

Du hast also nun einen ersten Eindruck von der Bedeutung von Kostensenkungen für die finanzielle Gesundheit Deines Unternehmens. Außerdem weißt Du, welche Hebel es gibt, um diese Optimierungen in der Kostenstruktur durchzuführen. Doch wie gelingt es dir, diese auch praktisch in deinem Unternehmen umzusetzen, ohne die bewährten Abläufe zu stören?

Einbindung der Mitarbeitenden

Die Einbindung der Mitarbeitenden ist von besonderer Bedeutung, wenn Du planst, im Unternehmen Kosten zu senken. Durch den Fokus auf Kostenoptimierungen und der steten Thematisierung ist bei den Mitarbeitenden ein generelles kostenbewusstes Mindset zu schaffen. 

Sensibilisiere Deine Mitarbeitenden dafür, stets die Notwendigkeit zu überprüfen, bevor Anforderungen gestellt werden. Ebenfalls sollte Dein Team stets mehrere Lösungsvorschläge und Vergleichsangebote hervorbringen, um die verschiedenen Optionen auch auf ihre Kosteneffizienz hin überprüfen zu können.

Auch ein institutionalisiertes Vorschlagswesen bezüglich Kostensenkungsmaßnahmen ist eine gute Möglichkeit, die Mitarbeitenden in den Bereich der Kostensenkung entsprechend einzubinden. 

Durch Schulungen und Anreizsysteme, wie Bonusprogramme für nachweisliche Einsparvorschläge, können durch die Initiativen der Mitarbeitenden entsprechende  Einsparungen generiert werden. Durch diese Form der Einbindung wird auch die Akzeptanz der Maßnahmen deutlich erhöht. 

Kommunikationskonzept

Kostensenkungsmaßnahmen sind auch immer an die Beteiligten zu kommunizieren. Die Kommunikation sollte dabei stets sowohl vor als auch während und nach der Maßnahme erfolgen. Neben den direkt Betroffenen gehören gerade bei größeren Projekten hierzu auch Bereiche, die indirekt betroffen sind. Somit wird ein einheitlicher Informationsstand innerhalb des Unternehmens gewährleistet und Spekulationen entgegengewirkt.

Merke:
Eine offene Kommunikation über Kostenziele und die Einbindung der Teams in Entscheidungen fördert eine positive Unternehmenskultur.

Fazit

Kostensenkung ist kein Selbstzweck, sondern ein strategisches Instrument, das Unternehmen hilft, ihre finanzielle Gesundheit zu sichern, die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und Resilienz in wirtschaftlich unsicheren Zeiten zu entwickeln. 

Mit den richtigen Ansätzen von der Schaffung von Kostentransparenz bis zur Implementierung nachhaltiger Prozesse lassen sich signifikante Einsparpotenziale unter Einbeziehung der Mitarbeitenden erschließen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Kostensenkung