Bewerbungsgespräch führen: Die besten Talente überzeugen

Das Bewerbungsgespräch als Überprüfung der gegenseitigen Passung

Ein Bewerbungsgespräch ist eine wichtige Gelegenheit, um Kandidat:innen und Unternehmen auf ihre Passung hin zu überprüfen. Ziel ist es, sowohl den fachlichen als auch den kulturellen Fit zu ermitteln und sicherzustellen, dass beiderseitige Erwartungen übereinstimmen.

Das Gespräch dient dem gegenseitigen Kennenlernen. Es soll ermittelt werden, ob die Kandidat:innen sowohl in das Team als auch zur Unternehmenskultur passen. Zudem sollen die fachlichen Qualifikationen geprüft und geklärt werden, ob die individuellen Erwartungen auf beiden Seiten erfüllt werden können.

Gute Vorbereitung auch für Arbeitgeber unerlässlich

Nicht nur der/die Bewerber:in, sondern auch Du als Arbeitgeber solltest Dich ausgiebig auf das Führen eines Bewerbungsgesprächs vorbereiten. Eine sorgfältige Vorbereitung ist entscheidend für ein erfolgreiches Gespräch und vermittelt Kandidat:innen das Gefühl, wirklich wertgeschätzt und respektiert zu werden.

Eine Studie der Society for Human Resource Management (SHRM) zeigt, dass gut vorbereitete Gespräche die Passgenauigkeit von Neueinstellungen um 27% erhöhen.

Zunächst solltest Du dich um die organisatorische Vorbereitung kümmern. Der Raum sollte sauber, gut beleuchtet und ruhig sein. Wichtige Unterlagen wie die Bewerbungsunterlagen und gegebenenfalls ein Gesprächsleitfaden sollten bereitliegen. Ebenso weitere Unterlagen, die die Kultur des Unternehmens darstellen.

Für Online-Gespräche sind stabile Verbindungen und funktionierende Technik essenziell. Wünschenswert bei Vor-Ort Gesprächen sind auch kleinere Erfrischungen wie Getränke und/oder Obst.

Selbstverständlich solltest Du als Interviewer:in auch fachlich bestens vorbereitet sein, um das Bewerbungsgespräch zu führen. Eine klare Gesprächsstruktur mit zentralen Themenpunkten und vorbereiteten Fragen ist wichtig. Mindestens eine Stunde pro Kandidat:in sollte eingeplant werden. Auch macht es Sinn, den Bewerbenden vorab mitzuteilen, wie das Gespräch ablaufen wird und wie der zeitliche Rahmen gesteckt ist.

Leitfaden: Das Bewerbungsgespräch in vier Phasen

In einem Bewerbungsgespräch ist es aufgrund der oft begrenzten Zeit wichtig, dass eine klare Struktur eingehalten wird. Das ermöglicht es Dir, ein umfassendes Bild des/der Kandidat:in zu gewinnen und verleiht dem Gespräch darüber hinaus auch eine natürliche Sicherheit. Als Führungsperson ist es Deine Aufgabe, das Bewerbungsgespräch zu lenken und den/die Bewerber:in durch drei Phasen zu führen:

1. Begrüßung und Einführung
2. Hauptteil mit Fokus auf dem/der Kandidat:in
3. Kurze Unternehmenspräsentation
4. Zeit für Rückfragen und Abschluss

Phase 1: Begrüßung und Einführung (5-10 Minuten)

Eine freundliche Begrüßung und ein kurzer Smalltalk – etwa über die Anreise oder das Wetter – lockern die Atmosphäre. Alle Teilnehmenden des Gesprächs sollten sich anschließend kurz vorstellen und ihre Rollen erläutern. Ein Überblick über den Ablauf des Gesprächs gibt den Kandidat:innen Orientierung und Sicherheit.

Phase 2: Hauptteil (30-45 Minuten)

In dieser Phase, welche gleichzeitig den größten Teil des Bewerbungsgesprächs einnimmt, geht es um die Kernpunkte des Gesprächs. Im Fokus steht dabei der/der jeweilige Kandidat:in. Folgende Aspekte und Fragen solltest Du dabei berücksichtigen:

• Bisherige Stationen und Erfolge: Fragen wie „Welche beruflichen Erfolge sind Ihnen besonders wichtig?“ geben Einblicke in die bisherigen Leistungen.
• Persönlichkeit und Motivation: Fragen wie „Warum möchten Sie in unserem Unternehmen arbeiten?“ helfen, Beweggründe und Werte zu verstehen.
• Fachkenntnisse und Arbeitsweise: Beispiele aus der Praxis („Wie gehen Sie an komplexe Probleme heran?“) verdeutlichen die Arbeitsmethodik. Zudem sollten offene Fragen genutzt werden, um Authentizität und Tiefe in den Antworten zu fördern.

Expertentipp:
Während des Gespräches ist es sinnvoll, die Antworten und Ausführungen des Bewerbenden zu dokumentieren, ebenso eine entsprechende Einschätzung von Qualifikationen und Fertigkeiten.

Phase 3: Unternehmenspräsentation (5 Minuten)

Das Unternehmen sollte sich kurz vorstellen, inklusive seiner Werte, Vision und aktuellen Herausforderungen. Hier ist es auch eine gute Gelegenheit, die Unternehmenskultur zu präsentieren, etwa durch Beispiele von Teamritualen oder Erfolgsgeschichten.

Da sich der:die Bewerber:in in der Regel bereits im Vorfeld informiert hat, sollte die Unternehmenspräsentation eher kurz und bündig gehalten werden. Fünf Minuten sind eine gute Länge für die Unternehmenspräsentation am Ende des Bewerbungsgesprächs.

Phase 4: Zeit für Rückfragen und Abschluss

Es sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, damit die Kandidat:innen ihre Fragen stellen können. Häufige Fragen, auf die Du Dich generell vorbereiten kannst, sind:

• „Wie sieht die Einarbeitungsphase aus?“
• „Welche Weiterentwicklungsmöglichkeiten gibt es im Unternehmen?“

Am Ende sollten die nächsten Schritte im Auswahlverfahren erläutert werden, etwa der Zeitplan für Rückmeldungen. Ein Dank für die Teilnahme und eventuell die Übergabe von Informationsmaterialien oder Videos zum Unternehmen runden das Gespräch ab.

Effektive und individuelle Fragen stellen – so geht es richtig

Wenn Du als Führungskraft ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch führen möchtest, musst Du vor allem eine Disziplin meistern: Das Stellen der perfekten Fragen. Diese sollen die persönliche Motivation sowie Fachkompetenzen aufzeigen, aber auch Kandidat:innen herausfordern, ihre Denkweise darzulegen.

Laut einer LinkedIn-Umfrage bewerten 79% der Unternehmen Kandidat:innen positiver, wenn sie strukturierte und durchdachte Antworten auf offene Fragen geben.

Beispiele für wirkungsvolle Fragen:

• Motivation: „Wie sieht Ihr idealer Arbeitstag aus?“

• Qualifikation: „Beschreiben Sie eine schwierige berufliche Herausforderung und wie Sie diese gemeistert haben.“

• Persönlich: „Was würden Sie tun, wenn Sie fünf Millionen Euro gewinnen würden?“

Stärken und Entwicklungsfelder der Bewerber:innen erkennen

Anstelle direkter Fragen zu Stärken und Schwächen ist es effektiver, reale Situationen aus der Vergangenheit beleuchten zu lassen.

Beispiele:

• „Erzählen Sie von einem Projekt, das nicht wie geplant verlief. Wie haben Sie darauf reagiert?“

• „Wie organisieren Sie Ihre Aufgaben an stressigen Tagen?“

Warum das sinnvoll ist? Solche Fragen bieten einen authentischen Einblick in die Problemlösungsfähigkeiten und Verhaltensweisen der Kandidat:innen. Laut der Harvard Business Review sind reale Situationen um 55% aussagekräftiger als hypothetische Fragen.

Bewerbungsgespräch: Nachbereitung und Bewertung

Direkt nach dem Gespräch sollten Eindrücke und Antworten dokumentiert werden, um subjektive Verzerrungen zu minimieren. Einheitliche Kriterien helfen dabei, die Kandidat:innen objektiv zu bewerten.

Kriterien wie Fachkompetenz, Teamfit und Kommunikationsfähigkeit sind bei der Bewertung der einzelnen Kandidat:innen zentral. Unternehmen mit strukturierten Nachbereitungsmethoden haben laut einer Glassdoor-Umfrage eine 36% höhere Einstellungsgenauigkeit.

Fazit

Bewerbungsgespräche führen – auch für Arbeitgeber ist das eine Disziplin, die es zu meistern gilt. Ein Bewerbungsgespräch ist für Dich als Führungskraft eine wertvolle Gelegenheit, Talente zu entdecken und die besten Mitarbeitenden für Dein Unternehmen zu gewinnen. 

Eine gründliche Vorbereitung, klare Strukturen und gezielte Fragen sind entscheidend, um den fachlichen und kulturellen Fit zu überprüfen. Transparente Kommunikation, eine entspannte Gesprächsatmosphäre und ein strukturierter Ablauf schaffen die Basis für ein erfolgreiches Gespräch. 

Durch offene Fragen, die echte Einblicke in Fähigkeiten und Denkweisen ermöglichen, können Kandidat:innen ihr Potenzial authentisch zeigen. Mit einer durchdachten Nachbereitung und objektiven Bewertungssystemen wird das Bewerbungsgespräch zu einem effektiven Instrument, um langfristig qualifizierte und motivierte Mitarbeitende zu finden und das Unternehmen nachhaltig zu stärken.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Führen eines Bewerbungsgespräches