Personalplanung – der umfangreiche Guide für Unternehmen

Einführung

Eine effektive Personalplanung ist für die langfristige Entwicklung und den Erfolg eines Unternehmens unverzichtbar. Sie hilft dabei, Fachkräfte zu sichern, Kosten zu kontrollieren, die Mitarbeiterbindung zu stärken, Flexibilität zu gewährleisten und strategische Ziele zu erreichen.

Bedeutung der Personalplanung für die Unternehmensentwicklung

• Sicherstellung, dass ausreichend Mitarbeiter zur richtigen Zeit mit der richtigen Qualifikation vorhanden sind.
• Anpassung der Kompetenzen der Belegschaft an den Markt und an neue Unternehmensziele und -strategien. Hier ist es wichtig, mit der Personalplanung auch gleichzeitig zu wissen, welche Kompetenzen benötigt werden.

Eine gute Personalplanung ermöglicht es den Unternehmen, schnell auf Marktveränderungen, wirtschaftliche Schwankungen oder technologische Entwicklungen zu reagieren. Dies stärkt die Wettbewerbsfähigkeit und die Fähigkeit, Chancen zu nutzen und Risiken zu minimieren.

Herausforderungen des Arbeitsmarktes und Sicherstellung der Verfügbarkeit von Fachkräften

Es hat ein kompletter Wandel im Arbeitsmarkt stattgefunden – von einem Arbeitgebermarkt hin zu einem Arbeitnehmermarkt, was bedeutet, dass Unternehmen mehr denn je in ein gutes Employer Branding sowie langfristige Mitarbeiterbindung investieren müssen, um den Herausforderungen (u.a. auch die Digitalisierung) standhalten zu können.

In Deutschland sind über 700.000 Stellen unbesetzt (Juni 2024, Statista). Zusätzlich gibt es 3,546 Millionen Arbeitslose, aber einen Mangel an Fachkräften mit gesuchten Kompetenzen (Juni 2024, Arbeitsagentur).

Unternehmen müssen darauf vorbereitet sein, potenziellen Mitarbeitern den Einstieg in das Unternehmen durch ein gutes Onboarding und anschließende Weiterbildung zu ermöglichen.

Ebenso wird die fachliche Qualifizierung in den Unternehmen immer wichtiger werden. Langfristige Personalplanung ermöglicht es Unternehmen, Karrierepfade und Weiterbildungsprogramme zu entwickeln, die die Fähigkeiten und das Engagement der Mitarbeiter fördern. Dies führt zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit und geringerer Fluktuation.

Verknüpfung von Unternehmens- und Personalplanung

Die Personalplanung im Unternehmen muss ein wichtiger, integrierter Baustein der Unternehmensplanung sein. Denn auf Basis der Unternehmensplanung kann die Personalplanung erfolgen, um Personalüberschüsse oder Engpässe zu vermeiden. Dies führt im Endeffekt dazu, dass erhebliche Kosten eingespart werden können.

Des Weiteren ist es wichtig, dass Unternehmen darauf achten, entsprechende Anpassungen in der Personalstrategie vorzunehmen. Es ist wichtig, dass die Personalplanung und Strategie sich an die Marktveränderungen und das Unternehmenswachstum orientiert. Die Personalstrategie stellt sicher, dass die richtigen Talente zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, um die strategischen Ziele des Unternehmens zu unterstützen und Wachstum, Innovation und Marktführerschaft zu fördern.

Was ist Personalplanung?

Die Personalplanung wird typischerweise in einem systematisierten Prozess dargestellt. Sie dient dazu, derzeitige und künftige Personalbedarfe zu ermitteln und zu definieren, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort über die richtigen Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen.

Dieser systematisierte Prozess umfasst mehrere Schritte und Aspekte, die darauf abzielen, die personellen Ressourcen eines Unternehmens optimal zu nutzen und auf zukünftige Anforderungen vorzubereiten.

Personalplanung: Definition und Bedeutung

Personalplanung bedeutet immer die Sicherstellung der Verfügbarkeit von Mitarbeitenden mit den entsprechenden Fähigkeiten und Qualifikationen. Eine gute Personalplanung dient immer der Unterstützung der Unternehmensziele durch fokussierte und gezielte Personalmaßnahmen.

Unterschied zwischen operativer, taktischer und strategischer Personalplanung

Eine strategische Personalplanung bezieht sich auf einen zeitlichen Umfang von 5-10 Jahren und zielt darauf ab, langfristige Ziele des Unternehmens aus strategischen Gesichtspunkten abzubilden. Hierbei ist es von besonderer Bedeutung, welche Qualifikationen und Kompetenzen in einem Horizont von 5-10 Jahren für das Unternehmen wichtig sein werden.

Die taktische Personalplanung betrachtet einen Zeithorizont zwischen ein und fünf Jahren. Sie dient dazu, das mittelfristige Wachstum des Unternehmens auf Basis von Kompetenzen abzusichern.

Die operative Personalplanung bezieht sich auf kurzfristige Ziele eines Unternehmens innerhalb eines Jahres.

Ziele und Aufgaben der Personalplanung

Das Ziel einer guten Personalplanung muss immer sein, die richtige Anzahl sowie die richtige Qualifikation an Mitarbeitenden im Unternehmen sicherzustellen. Dies bedeutet, je nachdem welche Art von Personalplanung gerade betrachtet wird, dass der aktuelle und zukünftige Personalbedarf entsprechend gedeckt werden kann. Ebenso muss es das Ziel sein, dass die Personalplanung eine Über- oder Unterbesetzung vermeidet.

Die Personalplanung ist untergliedert in einzelne Prozessschritte:

1. Aufnahme des Personalbestandes
• Ermittlung des aktuellen Ist-Zustands der Belegschaft nach Headcount und anschließender Umwandlung in FTE (Fulltime Equivalent).
• In der Aufnahme des Personalbestandes müssen das Beschäftigungsverhältnis, die Dauer der Beschäftigung, der Altersdurchschnitt sowie die unterschiedlichen Level im Personalbestand berücksichtigt werden.
2. Personalbedarfsplanung
• Die Personalbedarfsplanung erfolgt üblicherweise als operative Personalplanung, das bedeutet in einem Ein-Jahres-Horizont. Hierbei ist es wichtig, die Gegenüberstellung von Ist- und Soll-Zustand zu ermitteln und zu analysieren. Basis hierbei ist immer die Unterteilung der einzelnen Abteilungen sowie der dazugehörigen Jobs/Tätigkeiten.
• Pro Monat kann ein Abgleich zwischen Ist- und Soll-Zustand erfolgen. Am Ende des Jahres hat man einen guten Überblick über die zu erreichenden Einstellungen, die zum Unternehmenserfolg beitragen.
• Um sich den Markt- und Unternehmensentwicklungen anzupassen, ist es sinnvoll, unterjährig (idealerweise quartalsweise) Personalplanungsmeetings stattfinden zu lassen.
3. Personalbeschaffung
• In der Personalbeschaffung unterscheidet man zwischen einer internen Besetzung und einer externen Personalbeschaffung.
• Die interne Neubesetzung oder Nachbesetzung einer offenen Position ist kostengünstiger, allerdings entstehen dadurch im Unternehmen Personalengpässe.
• Für die externe Personalbeschaffung sind immer Recruiting-Maßnahmen und nach einer erfolgreichen Einstellung Onboarding-Maßnahmen erforderlich.
4. Personalentwicklung
• Die Personalentwicklung befasst sich immer mit der Weiterqualifizierung und Umschulung von Mitarbeitenden. Hierzu werden interne und externe Schulungen/Trainings sowie berufsbegleitende Weiterbildungen genutzt.
• In der Personalentwicklung unterscheidet man regelmäßig zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften. Je nach Entwicklungsbedarf werden unterschiedliche Maßnahmen getroffen.
5. Personalfreisetzungsplanung
• Unternehmen, die sich in einer Krise befinden (durch äußere Faktoren wie die Corona-Pandemie), könnten gezwungen sein, einen Personalfreisetzungsplan oder Sozialplan aufzusetzen. Hierbei geht es darum, das vorhandene Personal zu halten, um nach der Krise nicht in personelle Engpässe zu geraten.
• Interne Stellenwechsel, verkürzte Arbeitszeiten oder Kurzarbeit stellen hierbei gute Alternativen zur Kündigung dar.
6. Personaleinsatzplanung
• Um die vorhandenen Arbeitskräfte optimal nutzen zu können, arbeiten Unternehmen gerne mit einer Personaleinsatzplanung. Hierbei werden insbesondere Arbeitsspitzen und Auftragsschwankungen berücksichtigt.

Vorteile der strategischen Personalplanung

Eine strategische Personalplanung erstreckt sich in der Regel über einen Zeithorizont von 5-10 Jahren und basiert auf der Business- bzw. Unternehmensplanung.

Effizientere Unternehmensabläufe:
Die strategische Personalplanung führt dazu, dass eine frühzeitige Identifizierung von Personalbedarf und potenziellen Engpässen erfolgt. Darüber hinaus sorgt sie durch die Optimierung der Ressourcenplanung für effizientere Abläufe. Dadurch wird es leichter fallen, Unternehmensziele zu erreichen.

Frühzeitige Identifizierung von Personalbedarf:
Um eine frühzeitige Identifizierung von Personalbedarf zu ermöglichen, werden entsprechende Analysen und Prognosen zur Bedarfsermittlung genutzt. Dies verringert das Risiko von Personalengpässen.

Vermeidung hoher Personalkosten:
Durch die strategische Personalplanung ist es möglich, offene Positionen in Unternehmen auch durch interne Stellenbesetzung zu füllen. Dies führt dazu, dass externe Rekrutierungskosten reduziert und präventive Personalmaßnahmen/Marketingkosten minimiert werden.

Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Bindung:
Die strategische Personalplanung sorgt dafür, langfristige Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeitende aufzuzeigen und stärkt eine positive Unternehmenskultur sowie die Arbeitgebermarke.

Instrumente der strategischen Personalplanung

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten und Instrumente, eine strategische Personalplanung über 5 bis 10 Jahre zu erarbeiten.

Ein wichtiges Instrument sind Analysen und vorausschauende Prognosen. Solche Daten werden zur Bedarfsermittlung und Risikobewertung genutzt.

Ein weiterer wichtiger Baustein ist die Unternehmensplanung. Hieraus ergeben sich das zukünftige Wachstumspotenzial des Unternehmens und die daraus resultierenden Herausforderungen und Chancen im Markt.

Zum Beispiel kann eine „Value per Position Canvas“ genutzt werden, um die Bedürfnisse von Mitarbeitenden zu analysieren oder maßgeschneiderte Strategien zur Mitarbeiterbindung zu entwickeln.

Auf Basis der Unternehmensplanung kann die Einführung eines Kompetenzmanagementsystems stattfinden. Dies ermöglicht es den Unternehmen, die erforderlichen Kompetenzen und Qualifikationen, die für den Unternehmenserfolg wichtig sind, im Vorfeld zu analysieren, zu definieren und einzustellen. Die daraus resultierende strategische Personalplanung berücksichtigt dann die entsprechenden Kompetenzprofile für die einzelnen Bereiche des Unternehmens.

Um das Wissen in einem Unternehmen zu konservieren und zu managen, kann es sinnvoll sein, eine Wissensdatenbank oder Knowledge Management einzuführen. Dies führt dazu, dass entsprechende Schulungsprogramme entwickelt und implementiert werden können und somit eine effektive Einarbeitung neuer Mitarbeitender ermöglicht wird.

Langfristige Maßnahmen gegen Fachkräftemangel

Um dem Fachkräftemangel in Unternehmen entgegenzuwirken, ist es notwendig, bestimmte mittel- bis langfristige Maßnahmen zu ergreifen, um qualifiziertes Personal zu akquirieren.

Diese können sein:

Employer Branding

• Aufbau einer starken Arbeitgebermarke durch eine Personalmarketingstrategie.
• Aufbau einer Karriereseite.
• Nutzung der eigenen Mitarbeitenden als “Markenbotschafter” durch gezieltes Posten von Mitarbeiter-Content auf sozialen Medien.
• Nutzung von Hochschulmarketing bzw. potenzielle Kooperationen mit Hochschulen.
• Einführung und Bekanntmachung von Mitarbeiterprogrammen (Benefits).
• Teilnahme an Messen und einschlägigen Events, ggf. mit eigenen Ständen vertreten sein.

Nutzung von sozialen Netzwerken und Initiativbewerbungen

• Regelmäßige Kommunikation mit der jeweiligen Zielgruppe auf unterschiedlichen sozialen Plattformen.
• Nutzung von Plattformen wie LinkedIn für das Bewerben von offenen Positionen, Direct Search und das Posten von entsprechenden Inhalten auf der Firmenseite.
• Nutzung von bezahlter Werbung und gezielter Werbung für strategisch wichtige Positionen.
• Einführung eines Bewerbermanagementsystems, um Bewerbungen besser bearbeiten zu können, und Verlinkung mit der eigenen Karriereseite.

Aufbau eines Talent-Pools für zukünftigen Bedarf

• Langfristige Sicherstellung der Verfügbarkeit qualifizierter Mitarbeitender.
• Frühzeitige Identifizierung und Ansprache potenzieller Kandidaten.

Mitarbeiterbindung

Neben der Mitarbeitergewinnung ist eines der zentralen Themen die Mitarbeiterbindung im Unternehmen. Hierzu können unterschiedliche Maßnahmen ergriffen werden. Darüber hinaus ist es absolut notwendig, dass ein Unternehmen für starke Werte steht. Denn auch dies führt dazu, dass Mitarbeitende sich an das Unternehmen binden.

Folgende Maßnahmen unterstützen eine langfristige Mitarbeiterbindung:

Extraleistungen und individuelle Förderung:
Unternehmen, die sich mit der Weiterentwicklung von Mitarbeitenden beschäftigen und entsprechende Angebote und Weiterbildungsprogramme für jeden Mitarbeitenden anbieten, werden diese mittel- bis langfristig besser an sich binden können. Dazu gehört auch die Übernahme von privaten Kosten oder Gesundheitsleistungen.

Finanzielle Anreize und strategische Werkzeuge
Neben den Weiterentwicklungsmöglichkeiten spielen auch Aufstiegschancen und Karrierepfade eine wichtige Rolle in der Mitarbeiterbindung. Hier kann es sinnvoll sein, bestimmte Regelungen und Anreize zu schaffen, wie zum Beispiel die Einführung eines Bonussystems.

Fokus auf lernbereite und engagierte Mitarbeiter
Unternehmen, die ihre Unternehmenskultur auf lernbereite und engagierte Mitarbeitende auslegen und solche mit hohem Entwicklungspotenzial entsprechend fördern und weiterentwickeln, haben gute Chancen, dass Mitarbeitende langfristig im Unternehmen verbleiben.