Umgang mit Fehlbesetzungen: Wenn der neue Mitarbeiter nicht ins Team passt

Warum Du bei Fehlbesetzungen schnell handeln solltest

Die Ursachen für Fehlbesetzungen sind vielfältig. Häufig bestehen Diskrepanzen zwischen den Erwartungen und Arbeitsweisen des Teams und des neuen Mitarbeitenden. Unterschiedliche Werte und Kommunikationsstile oder auch fachliche Diskrepanzen – etwa eine Über- oder Unterqualifikation – können die Integration erschweren.

Fehlbesetzungen können erhebliche Risiken und Kosten mit sich bringen. Neben direkten finanziellen Verlusten – die oft bis zu 150% des Jahresgehalts der Position betragen – leiden auch die Teamdynamik und die Motivation der bestehenden Mitarbeitenden. Hinzu kommen Aufwände durch erneutes Recruiting und Einarbeitung sowie mögliche Imageverluste des Unternehmens.

Eine frühzeitige Identifikation von Fehlbesetzungen kann größere Schäden verhindern. Warnsignale sind etwa eine mangelnde Teilnahme an Teammeetings, Isolation während Pausen oder häufige Missverständnisse im Arbeitsalltag. 

Ein Rückgang der Arbeitsleistung, fehlendes Engagement und ein sichtbarer Motivationsverlust sind ebenfalls deutliche Anzeichen. Laut einer Gallup-Umfrage fühlen sich 70% der Mitarbeitenden, die nicht ins Team passen, emotional nicht an das Unternehmen gebunden.

Neuer Mitarbeiter passt nicht ins Team – was tun?

Trotz intakter HR-Prozesse kann eine Fehlbesetzung nicht immer ausgeschlossen werden. Wenn neue Mitarbeitende nicht mit dem Team harmonieren, solltest Du schnell handeln. Dabei gibt es sowohl interne als auch externe Lösungen für das Problem.

Interne Lösungen

Wenn Du eine Fehlbesetzung erkannt hast, solltest Du zunächst versuchen, die Situation intern aufzulösen. Dazu gibt es verschiedene Strategien und Methoden:

• Regelmäßige Feedback-Gespräche schaffen Klarheit über Probleme und Erwartungen. 

• Individuelle Entwicklungspläne helfen, die Kompetenzen des Mitarbeitenden zu fördern.

• Eine Anpassung der Arbeitsaufgaben, beispielsweise die Übernahme anderer Projekte, kann ebenfalls zu einer besseren Integration beitragen.

• Weiterbildungsmaßnahmen bieten eine Möglichkeit, bestehende Defizite auszugleichen.

Externe Lösungen

Bei anhaltenden Schwierigkeiten können Mediator:innen – intern oder extern – eingesetzt werden, um Konflikte zu lösen. Wenn ein Abteilungswechsel sinnvoll erscheint, sollte geprüft werden, ob die Werte, Arbeitsweisen und vor allem die Kompetenzen und Qualifikationen in einer anderen Position besser harmonieren. 

Ist eine Trennung unvermeidlich, gilt es, rechtliche Aspekte wie Kündigungsfristen einzuhalten. Ein fairer Trennungsprozess, der eine offene, wertschätzende Kommunikation voraussetzt, ist entscheidend, um Konflikte zu minimieren. Gegebenenfalls können auch Outplacement-Angebote oder Unterstützung bei der Jobsuche angeboten werden.

Kosten und Konsequenzen einer Fehlbesetzung

Eine Fehlbesetzung ist eine kostspielige Angelegenheit, die sowohl direkte als auch indirekte Kosten mit sich bringt. Denn Neueinstellungen sind teuer. Rekrutierungskosten betragen durchschnittlich 4.000 bis 8.000 Euro pro Position. Hinzu kommen Einarbeitungskosten, die oft in Form von Schulungen oder zusätzlicher Arbeitsbelastung anderer Teammitglieder entstehen.

Auch indirekt verursacht eine Fehlbesetzung Kosten. Passt ein neuer Mitarbeiter nicht ins Team, senkt das die Teamproduktivität und belastet die Unternehmenskultur. Die steigende Fluktuation führt zu weiteren Kosten und einem Vertrauensverlust innerhalb des Teams. Laut einer Analyse des Harvard Business Review dauert es 3 bis 6 Monate, bis ein Team nach einer Fehlbesetzung wieder vollständig produktiv ist.

Vermeidung von Fehlbesetzungen durch optimiertes Recruiting

Ein systematischer Recruiting-Prozess hilft, Fehlbesetzungen von vornherein zu vermeiden. Dazu gehört auch ein entsprechendes Bewerbungsmanagement-System und eine gute Softwarelösung die den Prozess unterstützt. Auch kann es hilfreich sein, den Prozess in mehrere Schritte einzuteilen, um den Teamfit des potenziellen neuen Mitarbeitenden sicherzustellen:

• Schritt 1: Telefonisches Vorabinterview

• Schritt 2: Videointerview

• Schritt 3: Vor-Ort Interview.

Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, strukturiert und je nach zu besetzender Position Interviewfragen bzw. einen Leitfaden zu erstellen, die dem:der Recruiter:in oder dem Management ermöglichen, ein kompetenzbasiertes Interview zu führen. 

Effizienter Recruiting-Prozess

Die Einbindung des Teams in den Auswahlprozess ist entscheidend, um eine gute Teamchemie herzustellen. Teaminterviews oder Probearbeitstage bieten eine realistische Einschätzung, ob der:die Kandidat:in zum Team passt. Bewerbungsmanagement-Software, die KI-basierte Vorauswahlen unterstützt, kann zudem die Qualität der Auswahl verbessern. Tools wie der Predictive Index analysieren den kulturellen Fit und bieten wertvolle Einblicke.

Bedeutung der Unternehmenskultur

Eine klare Kommunikation der Unternehmenskultur, etwa durch Stellenanzeigen oder Fallstudien über bestehende Mitarbeitende, hilft Bewerbenden, ihre Passung einzuschätzen. 

Spezielle Interviewtechniken wie Situational Judgment Tests (SJT) und Behavioral Interviews fördern ebenfalls die Auswahl von Kandidat:innen, die kulturell und fachlich zum Unternehmen passen. Studien von Glassdoor zeigen, dass ein starker Fokus auf kulturellen Fit die Mitarbeiterzufriedenheit um 22 % steigern kann.

Fazit

Ein guter Teamfit ist entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Fehlbesetzungen haben nicht nur finanzielle Konsequenzen, sondern können auch die Teamdynamik und die Unternehmenskultur beeinträchtigen. 

Um diese Risiken zu minimieren, sollten Unternehmen systematische Ansätze für das Recruiting entwickeln, regelmäßig evaluieren und anpassen. Neben einer frühzeitigen Erkennung und gezielten Maßnahmen bei Fehlbesetzungen ist ein starker Fokus auf Teamfit und Unternehmenskultur der Schlüssel für nachhaltigen Erfolg.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zu Fehlbesetzungen