Das Mitarbeitergespräch – mehr als nur ein Pflichttermin

Wie wertvolle Gespräche echte Transformationen bewirken

Studien zeigen, dass Unternehmen mit regelmäßigen und gut durchgeführten Mitarbeitergesprächen eine bis zu 20 % höhere Mitarbeiterbindung aufweisen (Gallup, 2022). 

Das liegt daran, dass diese Gespräche nicht nur die Leistung reflektieren, sondern auch als Plattform dienen, um persönliche Ziele und Bedürfnisse zu besprechen. Der positive Nebeneffekt: Mitarbeitende, die sich gesehen und gehört fühlen, bleiben motiviert und engagiert.

Mitarbeitergespräche vorbereiten – der erste Schritt zur Vertrauensbildung

Ein Mitarbeitergespräch beginnt nicht mit dem ersten gesprochenen Wort, sondern bereits bei der Vorbereitung. Eine frühzeitige Einladung, idealerweise zwei bis drei Wochen vorher, signalisiert Wertschätzung und gibt beiden Seiten die Möglichkeit, sich gezielt vorzubereiten. Führungskräfte sollten dabei nicht nur auf vergangene Leistungen blicken, sondern auch auf die persönlichen Entwicklungspfade der Mitarbeitenden.

Ein Tipp aus dem Coaching: Bereite dich mit lösungsorientierten Fragen vor. 

Statt lediglich Leistungskennzahlen zu besprechen, helfen lösungsorientierte Fragen dabei, neue Perspektiven zu öffnen und versteckte Themen ans Licht zu bringen. 

Lösungsorientierte Fragen helfen Führungskräften, ihre Mitarbeiter zur Reflexion anzuregen und eigene Lösungen zu entwickeln. Dabei lenken sie den Fokus auf vorhandene Ressourcen und stärken das Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten. 

Während problemorientierte „Warum“-Fragen oft Defensivverhalten auslösen, öffnen „Was“-, „Wie“- und „Wozu“-Fragen den Raum für kreative Lösungsansätze. Beispiel: Statt „Warum ist das schiefgelaufen?“ zu fragen, lieber: „Was würde helfen, damit es nächstes Mal besser läuft?“.

Beispiele für lösungsorientierte Fragen:

• Welche Bedingungen müssen erfüllt sein, damit wir hier eine Lösung finden?
• Was würde Dir helfen, damit es für Dich stimmig wird?
• Wie können wir Deine Ressourcen besser nutzen?
• Was würde Dir helfen, damit es besser wird?
• Wie könnte eine Lösung aussehen?
• Was würde Dir helfen, damit Du zufriedener wärst?
• Wie lässt sich entsprechendes verbessern?
• Was kann Dir helfen, …?
• Wie könnte eine Lösung aussehen?

Durch diesen Ansatz bleibt die Verantwortung für die Problemlösung beim Mitarbeiter. Die Führungskraft unterstützt durch gezielte Fragen, die zur Entwicklung von neuen Verhaltensalternativen anregen. Damit wird aus dem Mitarbeitergespräch ein echter Coaching-Moment, in dem Probleme in Chancen umgewandelt werden können.

Zielvereinbarung und Zukunftsperspektiven – Vom Reden ins Tun kommen

Gute Ziele sind nicht nur SMART (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden), sondern sollten auch in die übergeordneten Unternehmensziele eingebettet sein. So entsteht eine Verbindung zwischen individueller Entwicklung und der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. 

Besondere Aufmerksamkeit sollte dabei auch auf die Karriereentwicklung gelegt werden. Welche Weiterbildungen und Projekte könnten die Stärken des Mitarbeiters noch weiter fördern? Solche Fragen tragen dazu bei, aus einem Zielvereinbarungsgespräch ein echtes Zukunftsgespräch zu machen.

Konstruktives Feedback und Dialogförderung – Die Balance zwischen Kritik und Anerkennung

Die größte Herausforderung bei Mitarbeitergesprächen ist oft, konstruktives Feedback zu geben, ohne dabei in eine Abwehrhaltung zu geraten. Hier arbeite ich gern mit den 4 W’s der Feedbackregel nach Dr. Dieter Bischop:

1. Wertschätzende Haltung: Beginne mit einer positiven Grundeinstellung, um eine konstruktive Atmosphäre zu schaffen. Diese ist gegeben, wenn zwischen Dir und Deinem Mitarbeiter ein gutes zwischenmenschliches Fundament besteht.
2. Wahrnehmung: Beschreibe konkret das beobachtete Verhalten, ohne Verallgemeinerungen oder Vorwürfe. Statt „Sie machen das immer so“, lieber: „Ich habe wahrgenommen, dass…“.
3. Wirkung: Teile mit, welche Wirkung das Verhalten auf Dich hatte.
4. Wunsch: Formuliere einen konkreten Wunsch für die Zukunft, um eine positive Entwicklung zu fördern, z. B.: „Ich würde mir wünschen, dass Du bei der nächsten Gelegenheit…“.

Merke:
Feedback sollte immer zukunftsorientiert sein, anstatt vergangenes Verhalten zu verurteilen. Ein Beispiel für eine ungünstige Formulierung: „Ich hätte mir gewünscht, dass Sie es damals anders gemacht hätten.“ Dies führt oft zu Abwehrreaktionen. Besser wäre: „Für die Zukunft würde ich mir wünschen, dass Sie darauf achten, …“. So bleibt das Gespräch konstruktiv und lösungsorientiert.

Durch diese Vorgehensweise wird Feedback nicht als Angriff, sondern als Möglichkeit zur Weiterentwicklung verstanden. Richtig Feedback zu geben ist eine echte Herausforderung. Dies kannst Du in unserer Führungskräfte Ausbildung lernen.

Der Abschluss – Konkrete Maßnahmen und Follow-up

Am Ende eines Mitarbeitergesprächs sollten konkrete Maßnahmen und Ziele festgelegt werden. Dabei ist es entscheidend, die getroffenen Vereinbarungen zeitnah zu dokumentieren und den Mitarbeitenden zuzusenden. 

Ein regelmäßiges Follow-up zur Zielerreichung stärkt das Vertrauen und die Verbindlichkeit beider Seiten. Wenn Ziele und Fortschritte kontinuierlich überprüft werden, fühlen sich laut einer PwC-Studie 70 % der Mitarbeitenden stärker wertgeschätzt (PwC, 2021).

Praxisbeispiel: So laufen unsere 1:1 Talent-Coachings ab

Im Rahmen unserer Mitarbeitergespräche setzen wir auf das 1:1 Talent-Coaching, eine Methode, die regelmäßige Entwicklungsgespräche strukturiert und gleichzeitig Raum für individuelle Förderung lässt.

Ablauf des 1:1 Talent-Coachings:

1. Terminvereinbarung:
   Die Führungskraft vereinbart mit dem Mitarbeiter einen festen monatlichen Termin, um Kontinuität und Verlässlichkeit zu gewährleisten. Dadurch entsteht eine Routine, die das Gespräch in den Arbeitsalltag integriert und sicherstellt, dass Entwicklungsziele nicht aus den Augen verloren werden. Noch ein Tipp: Nutze ein Planungstool wie Calendly und lasse den Mitarbeiter einen Termin auswählen. Das spart dir Zeit. 
2. Vorbereitung:
   Spätestens drei Werktage vor dem Coaching-Termin erhält der Mitarbeiter die 1:1 Talent-Coaching Vorlage. Wir arbeiten in einem fortlaufenden Dokument, sodass das Zusenden nur einmal stattfindet. Die Vorlage bietet eine strukturierte Basis für das Gespräch und ermöglicht es, wesentliche Themen wie Ziele, persönliche Entwicklung, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren gezielt vorzubereiten.
3. Selbstreflexion des Mitarbeiters:
   Der Mitarbeiter füllt die Vorlage eigenständig aus, reflektiert seine eigene Leistung und identifiziert relevante Themen, die er im Gespräch ansprechen möchte. Bis spätestens 24 Stunden vor dem Coaching-Termin füllt er das Template aus. Die Führungskraft hat dadurch die Möglichkeit, sich gezielt auf die Themen einzustellen und das Gespräch individuell auszurichten.
   Tipp: Dies ist nicht nur eine Vorbereitung auf das Gespräch, sondern auch eine wertvolle Selbstreflexionsübung für den Mitarbeiter. Durch die gezielte Auseinandersetzung mit den eigenen Zielen und Leistungen schafft er Klarheit und fokussiert sich auf seine Entwicklungsschritte.
4. Durchführung des 1:1 Talent-Coachings:
   Im eigentlichen Gespräch nutzt die Führungskraft das ausgefüllte Sheet als Gesprächsleitfaden. Gemeinsam mit dem Mitarbeiter werden die jeweiligen Punkte besprochen und die Selbsteinschätzung des Mitarbeiters mit der Wahrnehmung und Bewertung der Führungskraft abgeglichen. Es geht nicht nur darum, Leistung zu reflektieren, sondern auch Potenziale zu entdecken und Stärken gezielt auszubauen. Zusätzlich bietet die Führungskraft Ideen und Impulse, wie der Mitarbeiter sich sowohl auf Core Value- als auch auf Performance-Ebene weiterentwickeln kann.
5. Verbindliche Zielvereinbarung:
   Am Ende des Coachings werden klare Maßnahmen und Ziele vereinbart, die bis zum nächsten Termin umgesetzt werden sollen. 
6. Nachbereitung und Follow-up:
   Direkt nach dem Gespräch wird der nächste Termin vereinbart, um Kontinuität zu schaffen. Die vereinbarten Maßnahmen und Feedbacks werden vom Mitarbeiter bis zum nächsten Termin umgesetzt. Dies schafft eine hohe Verbindlichkeit und ermöglicht eine kontinuierliche Weiterentwicklung. Dabei ist das 1:1 Talent-Coaching kein Kontrollinstrument, sondern ein vertrauensvoller Raum, in dem die Führungskraft den Mitarbeiter begleitet und unterstützt.

Besonderheiten des 1:1 Talent-Coachings:

Das Coaching ist ein vertraulicher, intimer Austausch, in dem sich beide Parteien offen und auf Augenhöhe begegnen. Das Ziel ist es, nicht nur Leistung zu reflektieren, sondern auch das gegenseitige Verständnis zu fördern und Entwicklungspfade aufzuzeigen.

Um eine nachhaltige Entwicklung zu gewährleisten, finden die Gespräche monatlich statt und dauern in der Regel 60 Minuten. Diese Frequenz stellt sicher, dass Fortschritte regelmäßig überprüft und neue Impulse gesetzt werden können.

„Ein gutes 1:1 Talent-Coaching geht über das reine Reflektieren hinaus – es ist eine Bühne, auf der Führungskraft und Mitarbeiter gemeinsam die nächsten Entwicklungsschritte planen und das volle Potenzial entfalten.“

Mit dieser Methodik fördern wir eine konstruktive Feedback-Kultur und schaffen eine lernorientierte Umgebung, in der der Mitarbeiter ermutigt wird, aktiv an seiner persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung zu arbeiten.

Fazit

Mitarbeitergespräche sind eine Kunstform. Sie kombinieren Führung und Coaching zu einem dialogischen Prozess, der Mitarbeitende und Führungskräfte auf eine tiefere Ebene bringt. Richtig durchgeführt, schaffen sie nicht nur Klarheit über Leistung und Ziele, sondern auch Raum für menschliche Verbindung und gemeinsames Wachstum. In einer vom Wandel geprägten Arbeitswelt ist das die Basis für nachhaltigen Erfolg.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema Mitarbeitergespräch