Die Anforderungen an eine präzise und zeitnahe Finanzberichterstattung sind für Unternehmen heutzutage wichtiger denn je. Der Monatsabschluss dient nicht nur als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen, sondern auch zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur Transparenz gegenüber Investoren. 

Der zeitlichen Aktualität kommt hier eine besondere Bedeutung zu. Erfahre in diesem Blogartikel, wie Du einen Monatsabschluss besonders schnell und korrekt erstellen kannst.

Frühzeitige Datenerfassung und Organisation der Buchungen

Die Grundlage eines zügig erstellten Monatsabschlusses ist die systematische Erfassung aller relevanten Daten. Unternehmen, die ihre Buchungen kontinuierlich und gut organisiert durchführen, vermeiden unnötigen zeitlichen Zusatzaufwand und reduzieren letztlich auch potentielle Fehlerquellen. Hierfür gibt es folgende Tipps:

• Rechnungen und Belege regelmäßig erfassen
  
• Zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungseingang einrichten
• Zeitnahe Abstimmung von Konten, offenen Posten und Interimskonten
  
• Automatisierungsmöglichkeiten nutzen
  
• Firmenkreditkarten für Mitarbeitertransaktionen

Rechnungen und Belege regelmäßig erfassen

Ein häufig unterschätzter Faktor ist die tägliche Buchung von Rechnungen (Debitoren / Kreditoren), Kassen- und Bankbewegungen. Durch eine zeitnahe Erfassung lassen sich nicht nur Fehlerquellen minimieren, sondern auch spätere Nacharbeiten vermeiden (s.o.). Dies schafft die Basis für die beschleunigte Erstellung eines Monatsabschlusses.

Zentraler Rechnungseingang

Die Einrichtung einer zentralen E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang sorgt dafür, dass Belege nicht verloren gehen oder verzögert eintreffen. Ein standardisierter Prozess hilft an dieser Stelle, die Buchhaltung effizienter zu gestalten.

Zeitnahe Abstimmung von Konten, offenen Posten und Interimskonten

Es ist ein Prozess innerhalb der Buchhaltung zu implementieren, der zu einer regelmäßigen untermonatlichen Abstimmung der o.g. Konten führt. Ziel muss sein, dass die Abstimmung des laufenden Monats bis zum Ultimo abgeschlossen ist. Somit kumulieren keine ungeklärten Differenzen und es wird wertvolle Zeit für den laufenden Monatsabschluss gewonnen.

Automatisierungsmöglichkeiten nutzen

Automatisierte Systeme für die Datenerfassung sparen Zeit und erhöhen die Genauigkeit. Studien zeigen, dass Unternehmen durch Automatisierung eine deutliche Reduzierung des zeitlichen Buchhaltungsaufwands erzielen können – eine Investition, die sich langfristig lohnt.

Firmenkreditkarten für Mitarbeitertransaktionen

Firmenkreditkarten, die den Ausgaben einzelner Mitarbeiter zugeordnet werden, schaffen Transparenz und verhindern Fehler durch fehlende Belege. Dies erleichtert die Abstimmung und sorgt für lückenlose Dokumentation beim Monatsabschluss.

Effiziente Abgrenzungen und Rückstellungen

Die periodengerechte Zuordnung von Aufwendungen und Erträgen ist ein zentraler Aspekt eines ordnungsgemäßen Monatsabschlusses. Hierbei helfen strukturierte Prozesse und feste Terminfristen.

Periodengerechte Abgrenzung

Wiederkehrende Aufwendungen, wie Miete oder Versicherungen, sollten bereits im Voraus periodengerecht abgegrenzt werden. Diese Transparenz verbessert die Aussagekraft der Finanzdaten und gibt Entscheidern ein klares Bild über die aktuelle Geschäftslage. Durch die Abgrenzung und periodengerechte Zuordnung werden Verzerrungen zwischen einzelnen Monaten vermieden.

Rückstellungen frühzeitig bilden

Für erwartete Aufwände wie z.B. anstehende Reparaturen oder Personalboni sollten Rückstellungen regelmäßig überprüft und angepasst werden. Durch eine frühzeitige Bildung lassen sich zeitliche Engpässe im Monatsabschluss vermeiden. Außerdem werden auf diese Weise plötzlich auftretende Ergebnissprünge durch eine zu späte Erfassung vermieden.

Sonderfall: Rückstellung für ausstehende Rechnungen

Insbesondere durch die Bildung einer Rückstellung für noch ausstehende Rechnungen kann die Erstellung des Monatsabschlusses verkürzt werden, da auf diese Weise nicht auf den Eingang bereits bekannter/wahrscheinlicher Rechnungen gewartet werden muss. Gehen die Rechnungen im Folgemonat ein, wird entsprechend die gebildete Rückstellung aufgelöst.

Monatsabschluss beschleunigen: Feste Terminfristen einführen

Klare Deadlines für die Buchung von Rückstellungen, beispielsweise vor dem dritten Werktag des Folgemonats, sorgen für einen reibungslosen Ablauf und beschleunigen den Abschlussprozess. Neben den Rückstellungen sind auch für die anderen Abschlusserstellungsprozesse (Debitoren, Kreditoren, Bank, Anlagevermögen,…) entsprechende Termine festzulegen, bis zu denen der jeweilige Prozess abzuschließen ist. 

Durch diese klaren zeitlichen Vorgaben und eine zeitliche Staffelung der Prozesse wird eine große Transparenz und Klarheit geschaffen. Auch hierdurch wird der Abschlussprozess verkürzt, indem fortlaufend einzelne Prozessschritte optimiert und zeitlich reduziert werden können.

Expertentipp:
Zielsetzung ist hier, den Monatsabschluss spätestens am 5. Arbeitstag des Folgemonats erstellt zu haben. Sollte dies aktuell noch nicht der Fall sein, hat sich eine stufenweise Verkürzung der Abschlusszeitleiste als sehr erfolgversprechend erwiesen.

Sicherstellung der Datenqualität und Prozessoptimierung

Die Datenqualität ist entscheidend für die Geschwindigkeit und Genauigkeit des Monatsabschlusses. Moderne Tools und strukturierte Prozesse helfen, diese Qualität sicherzustellen. Folgende Schritte kannst Du dabei unternehmen, um einen Fact Close Monatsabschluss zu realisieren:

• Optimierung der Datenschnittstellen: Automatisierte Schnittstellen zwischen ERP-Systemen, Fakturierungstools und Anlagenbuchhaltung eliminieren die Notwendigkeit manueller Eingriffe und verhindern Fehler.
• Strukturierter Kontenplan: Ein schlanker Kontenplan mit einer reduzierten Anzahl von Sachkonten erleichtert die Abstimmung und senkt die Zeit, die für den Monatsabschluss benötigt wird.
• Digitale Dokumentenverwaltung: Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) spart wertvolle Zeit bei der Suche nach Belegen und verbessert die Nachvollziehbarkeit von Buchungen. Unternehmen berichten von einer deutlichen Zeitersparnis durch den Einsatz eines DMS.

Klare Verantwortlichkeiten und Eskalationsmechanismen

Ein effektiver Monatsabschluss erfordert eine klare Definition von Zuständigkeiten und die Festlegung von Eskalationsmechanismen, um mögliche Probleme rechtzeitig zu adressieren.

Definierte Verantwortungsbereiche und Vertreterregelungen erzeugen Klarheit und verbessern die Zusammenarbeit innerhalb der Buchhaltungsabteilung und der darüber hinaus involvierten Abteilungen. Durch feste Fristen und Eskalationspläne wird sichergestellt, dass Probleme frühzeitig identifiziert und gelöst werden können.

Regelmäßige Updates während der Abschlussphase fördern die Transparenz und minimieren die Fehlerquote. Tägliche Kurzmeetings (Huddles) und wöchentliche Check-ins zwischen Abteilungsleitern und Teams haben sich hier bewährt.

Fazit

Ein schneller und präziser Monatsabschluss, auch Fast Close Monatsabschluss genannt, stärkt die finanzielle Transparenz und fördert fundierte unternehmerische Entscheidungen. Frühzeitige Datenerfassung, Automatisierung und strukturierte Prozesse reduzieren Fehlerquellen und verkürzen die Abschlusszeit. 

Klare Terminfristen, ein optimierter Kontenplan und digitale Tools sichern die Datenqualität und vereinfachen die Zusammenarbeit. Periodengerechte Abgrenzungen und Rückstellungen beschleunigen die Buchhaltung und gewährleisten eine realistische Finanzlage. 

Ein zentraler Rechnungseingang und definierte Verantwortlichkeiten schaffen zusätzliche Effizienz. Unternehmen, die auf klare Eskalationsmechanismen und kontinuierliche Prozessverbesserungen setzen, erzielen Abschlüsse, die sowohl gesetzliche Anforderungen erfüllen als auch strategische Vorteile bieten. Ein idealer Zielwert ist ein Abschluss bis zum 5. Werktag.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Fast Close Monatsabschluss