Mitarbeiterschulung – Kompetenzen verbessern und Bindung erhöhen

Mitarbeiterschulung: Eine Definition

Was ist eine Mitarbeiterschulung?

Mitarbeiterschulungen sind systematische und organisierte Maßnahmen zur Fort- und Weiterbildung von Mitarbeitern, die darauf abzielen, deren Wissen, Fähigkeiten und Kompetenzen zu aktualisieren, zu erweitern und zu vertiefen. Diese Schulungen können sowohl theoretische als auch praktische Inhalte umfassen und werden in verschiedenen Formaten angeboten.

Mitarbeiterschulungen aktualisieren das firmeninterne Wissen und frischen es auf. Durch regelmäßige Schulungen sorgst Du dafür, dass Deine Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand der Kenntnisse und Fähigkeiten sind, die für ihre Arbeit erforderlich sind. Auf diese Weise reduzierst Du das Risiko von Fehlern und steigerst die Effizienz in den teaminternen Abläufen. 

Zudem unterstützt Du die berufliche Entwicklung Deiner Mitarbeitenden und eröffnest ihnen attraktive Karrierechancen – ganz egal, ob durch die Vermittlung neuer technologischer Workflows oder wertvoller Softskills. Gerade letztere sind unverzichtbar, um Deine Mitarbeiter beispielsweise für Führungsaufgaben zu qualifizieren.

Diese Vorteile haben die meisten modernen Unternehmen bereits erkannt: Eine Studie zeigt, dass 68% der Unternehmen regelmäßig Schulungen für ihre Mitarbeiter anbieten (Quelle: Training Magazine, 2023). Somit ist die Mitarbeiterschulung eines der wichtigsten Instrumente für das Employee Engagement.

Vom Einzelcoaching bis zum E-Learning – Formate der Mitarbeiterschulung

Ob klassische Seminare für Mitarbeiter oder digitale Kurse – Mitarbeiterschulungen können auf den unterschiedlichsten Wegen stattfinden. Die beliebtesten Formate der Mitarbeiterschulung sind:

• Digitale Lernlösungen: Flexibel und ortsunabhängig, ideal für eigenständiges Lernen.
• Präsenzveranstaltungen: Direkter Austausch und persönliche Interaktion, geeignet für praxisnahe Inhalte.
• Gruppenseminare: Förderung von Teamarbeit und kollektiven Lernprozessen.
• Einzelcoaching: Individuelle Betreuung und maßgeschneiderte Lerninhalte.

Warum sind Mitarbeiterschulungen wichtig?

Mitarbeiterschulungen sind für Unternehmen nicht nur wichtig, sondern geradezu unverzichtbar. Zum Einen decken sie rechtliche Anforderungen ab, zum Anderen dienen sie der Weiterentwicklung der Mitarbeitenden und tragen somit zum individuellen Erfolg, aber auch zum Unternehmenserfolg bei.

Rechtliche Anforderungen, die durch Mitarbeiterschulungen erfüllt werden müssen:

• Datenschutz: DSGVO-Schulungen sind erforderlich, um hohe Geldstrafen (bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes) zu vermeiden.
• Arbeitssicherheit: Gemäß § 12 des Arbeitsschutzgesetzes müssen Schulungen mindestens einmal jährlich durchgeführt werden.
• ISO 27001/TISAX: Notwendige Schulungen für Zertifizierungen, die den Schutz sensibler Daten gewährleisten.

Eindeutige Studienlage: Positive Auswirkungen von Schulungen auf Mitarbeitende

Mitarbeiterschulungen dienen neben den rechtlichen Anforderungen, natürlich auch der Personalentwicklung. Dabei können sich Mitarbeitende sowohl fachlich als auch persönlich weiterentwickeln. Darüber hinaus unterstützen Schulungen für Mitarbeitende, sowohl die Motivation als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

• Fachliche Qualifizierung: Mitarbeitende haben die Möglichkeiten, sich durch Schulungen Weiterbildungsmaßnahmen fachlich weiterzuentwickeln und zu qualifizieren. 
• Motivation: 58% der Mitarbeitenden fühlen sich motivierter, wenn sie regelmäßig geschult werden (Quelle: Gallup, 2023).
• Zufriedenheit: Interne Schulungen für Mitarbeiter steigern die Mitarbeiterzufriedenheit um bis zu 30% (Quelle: LinkedIn Learning, 2023).

• Produktivitätssteigerung: Schulungen und Seminare helfen dabei, Fehler zu vermeiden. Durch Fehlervermeidung erhöhen sich in der Regel die Effizienz sowie die Produktivität der Mitarbeitenden in ihren Arbeitsabläufen und Arbeitsprozessen. Schulungen reduzieren daher nachweislich die Fehlerquote um bis zu 25% (Quelle: Training Industry, 2023).

Darüber hinaus können Mitarbeiterschulungen das Arbeitsklima verbessern und somit das Wohlbefinden der Mitarbeitenden fördern. Dieses hat unmittelbaren Einfluss auf die Erreichung der Unternehmensziele.

Vorbereitung und Tipps für die perfekte Mitarbeiterschulung

Bei der Planung der perfekten Mitarbeiterschulung sollten Sie sowohl die organisatorischen als auch die inhaltlichen Aspekte sorgfältig abwägen. Für Präsenztrainings ist es ratsam, die Gruppengröße auf 10-15 Personen zu beschränken, um effektives Lernen zu ermöglichen und gleichzeitig die Schulungen wirtschaftlich zu gestalten. 

Dies erfordert auch eine Mindestteilnehmerzahl, die als Fillrate bezeichnet wird. Um den individuellen Bedürfnissen der Teilnehmer gerecht zu werden, empfiehlt es sich, den Kenntnisstand vorab durch Befragungen oder Tests zu ermitteln.

Für die allgemeine Gestaltung der Trainings ist es vorteilhaft, regelmäßige Schulungen zu planen, idealerweise mindestens einmal jährlich, um das Wissen der Mitarbeitenden aktuell zu halten und weiter auszubauen. Passen Sie die Schulungsinhalte an die spezifischen Ziele des Unternehmens und den Bedarf der Mitarbeitenden an, und entscheiden Sie zwischen theoretischen und praktischen Modulen. 

Wählen Sie schließlich einen geeigneten Ort für die Schulung, wobei Sie sowohl Online-Optionen als auch traditionelle Präsenzformate in Betracht ziehen sollten, und stellen Sie sicher, dass die notwendige technische Ausstattung vorhanden ist. Eine Förderung der Interaktivität durch Gruppenarbeiten, Diskussionen und praxisnahe Übungen kann das Engagement und den Lernerfolg deutlich steigern.

Welche Formen der Mitarbeiterschulung gibt es?

Mitarbeiterschulungen können in unterschiedlichen Formaten angeboten werden.  Nachfolgend finden sich einige Beispiele dazu. 

1. Onboarding:
• Dauer: Im Schnitt 1-2 Wochen bei neuen Mitarbeitenden.
• Inhalte: Unternehmenswerte, Prozesse, IT-Systeme.
2. Fortbildungen:
• Beispiele: Fachspezifische Workshops, Zertifikatskurse.
• Ziel: Erhalt oder Erweiterung der beruflichen Kenntnisse.
3. Umschulungen:
• Ziel: Erlernen neuer Fähigkeiten für einen anderen Beruf.
• Dauer: Oft mehrere Monate, abhängig vom Bereich.
4. 1:1 Coaching:
• Vorteil: Individuelle Anpassung an die Bedürfnisse des Coachees.
• Kosten: Oft höher als Gruppen-Schulungen, aber intensiver.
5. Digitale Trainings:
• Flexibilität: 24/7 Zugriff auf Lernmaterialien.
• Kosteneffizienz: Keine Reisekosten, reduzierte Verpflegungskosten.
• Beispiel: Online-Kurse von Plattformen wie Coursera oder LinkedIn Learning.
6. Zusatzqualifikationen:
• Beispiele: Sprachkurse, Verhandlungstechniken, interkulturelle Kommunikation.
7. Berufsbegleitende Weiterbildung:
• Formate: Abendkurse, Teilzeit-Studium, Fernlehrgänge.
• Kosten: Variieren je nach Anbieter und Kursinhalt.
8. Führungskräfteentwicklung:
• Beispiele: Je nach Führungslevel und Verantwortungsbereich können Trainings modular, zum Bsp. über einen längeren Zeitraum angeboten werden.
• Formate: Präsenz, Gruppenarbeiten, Digital
9. Mentoring:
• Ziel: Persönliche und berufliche Entwicklung durch erfahrene Mentoren.
• Dauer: Langfristige Begleitung, oft über Monate oder Jahre.

Digitale Trainings vs. Präsenzschulung – Welche Mitarbeiterschulung ist die beste?

Je nach Thema gibt es sowohl Vor- als auch Nachteile bezüglich digitalen Trainings und Präsenzveranstaltungen. Der Vorteil digitaler Lernlösungen liegt überwiegend darin, dass diese Trainings jederzeit und ortsunabhängig durchgeführt werden können. Darüber hinaus sind digitale Lernlösungen oftmals kostensparender, da weder Trainer und Schulungsleiter noch Räumlichkeiten benötigt werden. 

Vorteile von Präsenzveranstaltungen sind die direkte Nähe zwischen Mitarbeitenden und Trainer. Darüber hinaus können sie auch zum Teambuilding beitragen. Präsenztrainings sind in der Regel sehr kostenintensiv, da sowohl Schulungsleiter als auch Räumlichkeiten benötigt werden. Des Weiteren sind Präsenzveranstaltungen an feste Termine gebunden,  welches deutlich die Flexibilität der Mitarbeitenden einschränkt. 

Vor- und Nachteile auf einen Blick:

Digitale Trainings: 

• Vorteile: Flexibilität (77% der Mitarbeitenden bevorzugen flexible Lernmöglichkeiten, Quelle: eLearning Industry, 2023).
• Kosten: Oft günstiger (Reduzierung der Gesamtkosten um bis zu 40%, Quelle: Brandon Hall Group, 2023).
• Analyse: Verfügbarkeit von Statistiken zur Lernfortschrittsermittlung.

Präsenzschulung:

• Vorteile: Direkter Kontakt, Teambuilding.
• Nachteile: Höhere Kosten (Reise- und Verpflegungskosten).
• Interaktivität: Oft interaktiver und motivierender.

Interne vs. externe Schulung – Wer sollte eine Mitarbeiterschulung durchführen?

In den meisten Unternehmen wird zwischen internen und externen Schulungen unterschieden. Interne Schulungen werden in der Regel auf fachlicher Basis angeboten und haben den Vorteil, zeitnah auf Veränderungen von Unternehmensbedürfnissen zu reagieren. Externe Schulungen dienen häufig der Aneignung von Spezialwissen oder aber auch zum Netzwerken innerhalb sowie außerhalb des Unternehmens.

Vor- und Nachteile auf einen Blick:

Interne Schulungen:

• Vorteile: Anpassung an Unternehmensbedürfnisse, niedrigere Kosten.
• Nachteile: Höherer Organisationsaufwand, eventuell begrenzte Expertise.

Externe Schulungen:

• Vorteile: Zugang zu Spezialwissen, Reduzierung des internen Aufwands.
• Nachteile: Höhere Kosten, weniger Einfluss auf die Schulungsinhalte.

Von Datenschutz bis Softskills – in diesen Bereichen solltest Du schulen

Mitarbeiterschulungen können in sämtlichen Bereichen des Unternehmens angeboten werden. Wie bereits erwähnt, können diese Schulungen sowohl als digitale Lernlösung als auch als Präsenzschulung angeboten werden. Nachfolgend einige Beispiele von Bereichen, in denen Mitarbeitenden geschult werden können und auch sollen. Denn es gibt bestimmte Trainings, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen müssen, wie zum Beispiel das Thema Datenschutz.

• Datenschutz: DSGVO-Vorgaben, Umgang mit personenbezogenen Daten.
• IT-Sicherheit: Erkennung und Vermeidung von Cyber-Angriffen.
• Arbeitsschutz: Prävention von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten.
• Software-Nutzung: Schulungen zu spezifischen Programmen.
• Soft Skills: Kommunikation, Konfliktlösung, Zeitmanagement.
• Führungskompetenzen: Führungstraining, Managementtechniken.
• Compliance: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Gleichberechtigung und Diversität: Anti-Mobbing-Training, Förderung von Diversität.

Kosten einer Mitarbeiterschulung

Aus Unternehmenssicht ist es ratsam, jährlich ein gewisses Kontingent (z.B. 20 – 40 Stunden pro Mitarbeitenden) in der Finanzplanung zu berücksichtigen. Des Weiteren ist es wichtig, die Kosten für die anfallenden oder geplanten Trainings je nach Bedarf in die Finanzplanung des jeweiligen Jahres aufzunehmen. 

Die Planung, sowohl der Stunden der Mitarbeitenden als auch der Schulungskosten, sind idealerweise ein Jahr im Voraus zu planen. Darüber hinaus gibt es weitere Möglichkeiten der Förderung.

Kosten einer Mitarbeiterschulung – alles auf einen Blick

• Kostenrahmen: Von kostenlos bis zu mehreren Tausend Euro.
• Steuerliche Vorteile: Betriebskosten, keine Lohnsteuer und Sozialabgaben.
• Fördermöglichkeiten: Bildungsprämien, WeGebAU für geringqualifizierte und ältere Mitarbeitende, Bildungsgutscheine für berufsbegleitende Fortbildung.

Fazit

Die kontinuierliche Mitarbeiterschulung spielt eine zentrale Rolle in der kontinuierlichen Entwicklung sowohl der einzelnen Mitarbeitenden als auch des gesamten Unternehmens.

Die richtige Auswahl und Anpassung der Schulungsmethoden an die spezifischen Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens ist dabei entscheidend. Durch den Einsatz von sowohl digitalen Lernlösungen als auch traditionellen Präsenzschulungen können unterschiedliche Lernstile adressiert und die Effektivität der Weiterbildungsmaßnahmen maximiert werden.

Die Vorteile von systematischen Mitarbeiterschulungen sind vielfältig. Sie steigern nicht nur die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens, indem sie die Mitarbeitenden befähigen, auf hohem Niveau zu performen und Innovationen voranzutreiben, sondern sie tragen auch dazu bei, Fehler zu minimieren und operative Abläufe zu optimieren. 

Darüber hinaus verbessern regelmäßige Weiterbildungsangebote die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung, indem sie den Mitarbeitenden Wertschätzung zeigen und ihnen Wege zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung bieten. Kurz gesagt, Investitionen in die Mitarbeiterschulung zahlen sich auf vielfache Weise aus, indem sie ein dynamisches, kompetentes und motiviertes Team fördern, das bereit ist, den Herausforderungen eines sich schnell verändernden Marktes zu begegnen.

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