Liquidität optimieren mit effektivem Forderungsmanagement

Forderungsmanagement: Definition und Zielsetzung

Was ist Forderungsmanagement?
Das Forderungsmanagement ist einer der zentralen buchhalterischen Prozesse, handelt es sich doch um die Umwandlung von erstellten Ausgangsrechnungen, den sogenannten Forderungen, in Liquidität aus dem betriebswirtschaftlichen Wertschöpfungsprozess.

Wird dem Forderungsmanagement nicht die notwendige Aufmerksamkeit entgegengebracht, so kann hier schnell viel Liquidität gebunden sein und teilweise auch verloren gehen. Ein Indiz dafür: Die Umsätze sehen gut aus, die Liquidität jedoch nicht, da hohe Forderungsbestände bestehen, in welcher die Liquidität gebunden ist.

Mittels Forderungsmanagement sollen die Einzahlungen auch für die Liquiditätsplanung besser plan- und steuerbar werden. Neben der Abbildung der Zahlungsziele, den fälligen Forderungen, ist überfälligen Forderungen mit einem abgestuften Eskalationsmechanismus von der Erinnerung bis zur Weitergabe ans Inkasso und der gerichtliche Beitreibung der Forderung Rechnung zu tragen.

Forderungsmanagement: Aufgaben und Einbindung im Überblick

Die Aufgaben und Einbindung des Forderungsmanagements lassen sich lassen sich gut anhand des folgenden prozessualen Ablaufs darstellen:

• Erbringung der Leistung (Produktion/Dienstleistung)
• Fakturierung der Leistung ggü. dem Kunden unter Berücksichtigung des vereinbarten Zahlungszieles
• Abgleich der Einzahlungen mit den Ausgangsrechnungen (Ausziffern)
• Erstellung/Aktualisierung einer Liste der überfälligen Forderungen
• Ergreifen von Aktivitäten automatisiert bis zur 2. Mahnung, dann manuelle Einzelfallentscheidung je nach Grad der Überfälligkeit (Eskalationsmechanismus)

Ein beispielhafter Eskalationsmechanismus ist:

• Zahlungserinnerung
• 1. Mahnung
• 2. Mahnung
• Letzte Mahnung mit Androhung der Weitergabe an einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen / ggf. kombiniert mit einer telefonischen Kontaktaufnahme
• Weitergabe an den Rechtsanwalt/Inkassounternehmen
• Verfolgung bis zur gerichtlichen Beitreibung der Forderung

Expertentipp:
Als wirksam haben sich hier postalische Briefe per Einschreiben erwiesen, da so dem Empfänger die Dringlichkeit besonders vor Augen geführt wird.

Präventive Maßnahmen zur Reduzierung von Forderungsausfällen

Unterstützend zum oben beschriebenen Forderungsmanagement können flankierend Präventivmaßnahmen hinzugezogen werden: 

Durch den Aufbau einer eigenen Verfolgung von Kundenzahlungen kann hier ein Datenbestand generiert werden, der Hinweise auf potentielle Forderungsausfälle gibt. Diese interne Bonitätsprüfung kann Daten wie die Analyse nach Branche, Unternehmensgröße und Alter des Unternehmens beinhalten. 

Anhand dieser Kriterien können individuelle Risikokategorien gebildet werden, die intern unterschiedlich gehandhabt werden, z.B. die Lieferung nur gegen Vorkasse oder die Forderung von Anzahlungen.

Bei spezialisierten Auskunfteien kann z.B. bei Großaufträgen eine externe Bonitätsprüfung in Auftrag gegeben werden, um den Vertragsabschluss vorzubereiten. Hier werden z.B. Einschätzungen zur Zahlungsmoral sowie auch Limitangaben gegeben, bis zu deren Höhe ein geschäftliches Engagement empfohlen wird. 

Das allgemeine Kreditausfallrisiko kann auch durch den Abschluss einer Kreditversicherung zur Absicherung bei Zahlungsausfällen erfolgen. Hier wird i.d.R. der gesamte Forderungsbestand nach Abzug eines Selbstbehaltes gegen Forderungsausfall versichert.

Auch die Veräußerung des Forderungsbestandes an einen Faktor, der auch das Delkredererisiko (Forderungsausfallrisiko) übernimmt, ist denkbar. Dies ist letztlich eine Kalkulationsfrage, da der Factor einen Abschlag auf den Forderungswert (u.a. zur Abdeckung des Ausfallrisikos sowie die eigene Gewinnmarge) vornimmt.

Um das mit langen Zahlungszielen verbundene Ausfallrisiko zu reduzieren, können Anreize gesetzt werden, damit eine vorzeitige Zahlung erfolgt. Hierzu gehören der Abzug von Skonto sowie fest definierte Frühzahler-Rabatte.

Steuerung des Forderungsmanagements

Erste Ansatzpunkte für die Steuerung des Forderungsbestandes ist das Aufsetzen einer Altersstrukturliste. Hier werden die Forderungen nach ihrer Fälligkeit gruppiert. In der Praxis hat sich hierbei eine Anlehnung an die Mahnstufen bewährt:

• nicht fällig
• fällig
• überfällig bis 7 Tage (z.B. Zahlungserinnerung)
• überfällig bis 14 Tage (z.B. 1. Mahnstufe) 

Insbesondere die stark überfälligen Forderungen sind hinsichtlich ihrer Ursachen besonders zu betrachten. Lassen sich hier z.B. Häufungen bestimmter Branchen beobachten oder sind hier besonders junge Unternehmen vertreten? Aus diesen Analysen lassen sich dann u.a. Impulse für die Ausrichtung der vertrieblichen Aktivitäten generieren.

Darüber hinaus ist zu betrachten, mit welcher Wahrscheinlichkeit eine Realisierung der Forderungen zu erwarten ist. Aus diesen Einschätzungen ergibt sich z.B. die Festlegung des Abschreibungsbedarfs (Einzel- oder Pauschalwertberichtigung), was wiederum das Betriebsergebnis negativ beeinflusst.

Eine ABC-Analyse der Forderungen hat sich als besonders hilfreich bei der Identifikation von Klumpenrisiken erwiesen. Hierbei geht es darum, starke Abhängigkeiten von einzelnen Kunden oder Branchen frühzeitig zu erkennen. Dabei geht es um Fragen der Diversifikation sowie die rechtzeitige Absicherung möglicher Ausfälle, damit der Zahlungsverzug oder Ausfall eines Kunden nicht gleich zu substantiellen Problemen bei der Liquidität führt.

Kontinuierliche Messungen als wichtiger Baustein des Forderungsmanagements

Wichtiger Baustein einer Steuerung des Forderungsmanagements sind auch Messungen entlang der Prozesskette von der Fakturierung bis hin zum Zahlungseingang. Hier stellen sich u.a. folgende Fragen:

• Wie lange dauert dieser Prozess? Kennzahl: DSO (Days Sales Outstanding)
• Befinden wir uns oberhalb oder unterhalb der vereinbarten Zahlungskonditionen? 
• Wie lange dauert der Prozess zur Realisierung der überfälligen Forderungen? 
• Wie können diese Zeiten verkürzt werden?
• Wie häufig wird der Forderungsbestand innerhalb einer definierten Periode realisiert? Kennzahl Accounts Receivable Turnover Ratio (ART Ratio)

Gerade Werte wie DSO können für einen Drittvergleich (Branchendurchschnitt, Best-Practice-Werte) herangezogen werden, um das eigene Forderungsmanagement besser einschätzen und Optimierungsmaßnahmen des O-t-C-Prozesses (Order-to-Cash) gezielt aufsetzen zu können. 

Hierzu gehören z.B. eine Anpassung der Zahlungsbedingungen (z.B. Vorkasse/Teilzahlungen) oder das Setzen von Anreizen zur schnelleren Zahlung (z.B. Skonto oder Nachlässe bei Sofortzahlung).

Fazit

Effektives Forderungsmanagement ist entscheidend, um die Liquidität Deines Unternehmens zu sichern und Zahlungsausfälle zu vermeiden. Durch einen strukturierten Prozess – von der Rechnungsstellung bis hin zum Eskalationsmechanismus bei überfälligen Zahlungen – ermöglicht Forderungsmanagement die gezielte Steuerung offener Posten. 

Präventive Maßnahmen wie Bonitätsprüfungen und Kreditversicherungen tragen zusätzlich zur Risikominimierung bei, während Analysen wie die ABC-Klassifizierung Klumpenrisiken frühzeitig identifizieren. 

Mit Kennzahlen wie dem Days Sales Outstanding (DSO) kann die Effizienz des Forderungsmanagements überwacht und durch Optimierungen wie Skonti oder Frühzahlerrabatte weiter verbessert werden, um die Zahlungsströme stetig zu sichern und zu beschleunigen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema Forderungsmanagement