am Delegiere klüger – nicht mehr
Du hast das Gefühl, dass trotz Delegation zu viel an Dir hängen bleibt? Im Report „13 Zeitfresser und wie Du sie auflöst“ erkennst Du schnell, welche Aufgaben Dich blockieren – inklusive konkreter Praxisbeispiele und einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Entlastung. So gewinnst Du wieder Zeit für Strategie und Führung.
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Über den Autor
Felix Lehmann
Effektives Delegieren ist eine essenzielle Fähigkeit für jede Führungskraft, die sowohl den individuellen als auch den gemeinschaftlichen Erfolg vorantreibt. Dieser Artikel beleuchtet die Grundlagen des Delegierens, seine zahlreichen Vorteile und bietet praktische Tipps für die Umsetzung im Arbeitsalltag.
Delegieren – Bedeutung und Vorteile im Überblick
Was ist Delegieren?
Delegieren bedeutet, Aufgaben und Verantwortung an Mitarbeitende abzugeben, um Freiräume für strategische Aufgaben zu schaffen und die Eigenständigkeit im Team zu fördern.
Effizienz und Entlastung – Vorteile des Delegierens im Überblick
Für Führungskräfte bedeutet Delegieren eine Entlastung von Routineaufgaben und ermöglicht den Fokus auf strategische Aufgaben wie die Entwicklung von Unternehmensstrategien. Laut einer Studie von Gallup steigert effektives Delegieren die Produktivität von Führungskräften um bis zu 75%.
Für Mitarbeitende fördert die Delegation Motivation, selbstständiges Arbeiten und die Entwicklung neuer Fähigkeiten. Unternehmen, die auf Delegation setzen, verzeichnen bis zu 20% höhere Mitarbeitermotivation.
Lässt sich Verantwortung delegieren?
Häufig wird diskutiert, ob sich Verantwortung delegieren lässt. Wenn man Verantwortung nach verschiedenen Typen aufschlüsselt, löst sich diese Frage.
Verantwortungstypen:
- Gesamtverantwortung: Die Führungskraft trägt die letzte Verantwortung.
- Entscheidungsverantwortung: Kann teilweise delegiert werden, je nach Kompetenzen der Mitarbeitenden.
- Ausführungsverantwortung: Liegt immer bei den Mitarbeitenden, die für die Durchführung zuständig sind.
Die Gesamtverantwortung verbleibt also immer bei der Führungskraft. Die Mitarbeiter fühlen sich optimalerweise auch in Bezug auf Gesamtverantwortung verantwortlich. Letztendlich muss die Führungskraft die volle Konsequenzen tragen, falls die Aufgabe nicht erfüllt wird.
Verantwortung ist dabei eine Haltung. Was ist die positive Konsequenz, wenn die Aufgabe erfüllt, was sind mögliche negative Konsequenzen, wenn die Aufgabe nicht erfüllt wird? Der Bezugspunkt dabei ist immer das übergeordnete Gesamtsystem – das Unternehmen. Eine gute Führungskraft stellt immer sicher, dass den Mitarbeitern diese Konsequenzen bewusst sind.
Du delegierst schon, aber trotzdem stapeln sich die Aufgaben auf Deinem Tisch? Im Report „13 Zeitfresser und wie Du sie auflöst“ identifizierst Du Deine größten Zeitfresser und erfährst, wie Du Aufgaben so abgibst, dass Du spürbar entlastet wirst und wieder mehr Kopf frei hast für Strategie.
Kriterien für effektives Delegieren
Auswahl geeigneter Aufgaben
Routineaufgaben sind ideal für die Delegation, während strategisch wichtige Aufgaben nur an Mitarbeitende delegiert werden sollten, die über alle nötigen Informationen verfügen. Die Aufgaben sollten den Fähigkeiten der Mitarbeitenden entsprechen, um Überforderung zu vermeiden.
Delegation von Entscheidungsverantwortung
Die Entscheidungsbefugnisse sollten sorgfältig abgewogen werden, um eine Über- oder Unterforderung zu vermeiden. Frage dich, ob der Mitarbeitende genug Erfahrung und Risikobereitschaft besitzt, um Entscheidungen in komplexen Situationen zu treffen.
Kommunikation und Unterstützung
Klarheit ist entscheidend: Alle notwendigen Informationen, Tools und Ziele sollten klar kommuniziert werden. Regelmäßige Feedbackgespräche und Updates fördern die Zusammenarbeit und sichern die Qualität der Arbeit. Definiere Berichtszeitpunkte, um den Fortschritt im Auge zu behalten, ohne die Eigenständigkeit zu untergraben. Hierbei sollte der Focus auf das gewünschte Ergebnis gelegt werden, die Art und Weise, wie das Ergebnis erreicht wird, sollte weitestgehend dem Mitarbeiter überlassen werden.
Erfolgreiche Umsetzung und Nachbereitung
Vertrauen aufbauen und regelmäßig die Ergebnisse überprüfen sind entscheidende Faktoren. Würdige die Leistungen der Mitarbeitenden nach Abschluss einer Aufgabe, um die Motivation zu stärken. Studien zeigen, dass Teams, deren Leistung regelmäßig gewürdigt wird, eine um 14% höhere Produktivität aufweisen.
Viele Führungskräfte unterschätzen, wie wichtig das Feedback für Mitarbeiter ist. Auch Verbesserungsvorschläge sorgen für Anerkennung und Zugehörigkeit, da so der Mitarbeiter lernen und wachsen kann.
Delegationsprobleme und der Führungskreislauf
Delegationsprobleme wie fehlendes Vertrauen und Kontrollverlust können das Wachstum eines Unternehmens bremsen. Der Führungskreislauf kombiniert Delegation und Kontrolle, um die Produktivität zu maximieren und die Verantwortung klar zu verteilen.
Delegieren bedeutet dabei, Aufgaben den Fähigkeiten entsprechend zu verteilen. Kontrollieren heißt hingegen, Fortschritte regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben korrekt ausgeführt werden.
Was tun, wenn die Führungskraft nicht gut delegieren kann?
Dahinter stecken eigene ungelöste Themen häufig mit der Folge, perfekt sein zu müssen. Wer perfekt sein muss, fällt es schwer zu delegieren. Neben innerbetrieblichen Problemen kann sich der Perfektionismus auch körperlich auswirken und zu Stress, Krankheit und Burnout führen. In solchen Fällen ist systemisches Coaching mit dem Ziel, Perfekt sein zu können, aber nicht mehr zu müssen, sehr hilfreich.
Praktische Tipps für effektives Delegieren
Wie funktioniert effektives Delegieren in der Praxis? Wir haben einige praktische Tipps zusammengetragen, die Dir helfen, in Zukunft erfolgreicher Kompetenzen und Aufgaben zu delegieren.
- Klare Ziele setzen: SMART-Ziele geben die Richtung vor.
- Richtige Person wählen: Aufgaben an Mitarbeitende delegieren, die die nötigen Fähigkeiten haben.
- Vertrauen entwickeln: Gib Deinen Mitarbeitenden Freiraum und Kontrolle über die Aufgaben. Ermutige Mitarbeiter, Entscheidungen basierend auf deinen Core Values zu treffen, ohne ständig um Erlaubnis bitten zu müssen.
Denke daran, dass die Aufgabe für dich vielleicht einfach ist, aber für die Person, an die du sie delegierst, völlig neu sein kann. Nimm dir die Zeit, die Aufgabe ausführlich zu erklären und beantworte alle Fragen, bevor es losgeht. So stellst du sicher, dass dein Teammitglied alles hat, was es braucht, um erfolgreich zu sein. Bleib auch während der Durchführung der Aufgabe als Ansprechpartner für Rückfragen erreichbar.
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Fazit
Effektives Delegieren schafft Freiräume, steigert die Produktivität und fördert die Entwicklung der Mitarbeitenden. Mit dem Führungskreislauf als Leitfaden können Führungskräfte die Balance zwischen Vertrauen und Kontrolle finden und so die Effizienz und Motivation im Team nachhaltig erhöhen.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Delegieren
Wie delegiert man richtig?
Richtiges Delegieren beginnt mit der Auswahl der passenden Aufgabe für die passende Person, unter Berücksichtigung ihrer Fähigkeiten und Entwicklungspotenziale. Es ist wichtig, klare Erwartungen zu kommunizieren, einschließlich spezifischer Ziele, Fristen und der benötigten Ressourcen, um sicherzustellen, dass die delegierte Aufgabe erfolgreich ausgeführt wird.
Wie funktioniert Delegieren?
Delegieren funktioniert, indem Verantwortung und die erforderlichen Befugnisse von einer Führungskraft an ihre Mitarbeiter übertragen werden, um bestimmte Aufgaben oder Projekte zu erledigen. Dies fördert die Selbstständigkeit der Mitarbeitenden und ermöglicht es der Führungskraft, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
Wie viel Verantwortung sollte ich an neue Mitarbeitende delegieren?
Beim Delegieren an neue Mitarbeitende ist es ratsam, mit weniger komplexen, gut definierten Aufgaben zu beginnen, die klar abgegrenzte Verantwortlichkeiten beinhalten. Dies ermöglicht es den neuen Teammitgliedern, Vertrauen zu gewinnen und ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen, ohne überwältigt zu werden. Nach und nach kannst Du die Komplexität und den Umfang der Verantwortlichkeiten erhöhen.
Was mache ich, wenn delegierte Aufgaben nicht wie erwartet erledigt werden?
Wenn Aufgaben, die Du delegiert hast, nicht den Erwartungen entsprechen, ist es wichtig, dies schnell anzusprechen. Ein konstruktives Feedback-Gespräch sollte so gestaltet sein, dass es nicht nur die Bereiche identifiziert, in denen die Leistung hinter den Erwartungen zurückblieb, sondern auch gemeinsam mit dem Mitarbeitenden die Ursachen dafür analysiert.
Wie erkenne ich, welche Aufgaben ich selbst erledigen sollte?
Entscheidungen darüber, welche Aufgaben Du selbst übernehmen solltest, basieren auf der strategischen Bedeutung und der Komplexität der Aufgaben. Behalte Aufgaben, die hochsensibel sind, kritische Unternehmensentscheidungen betreffen oder spezielles Wissen erfordern, selbst in der Hand. Solche Aufgaben können signifikante Auswirkungen auf das Unternehmen haben und erfordern Deine persönliche Aufmerksamkeit und Expertise.