Sachbezugskarte: Steuerfreier Benefit oder teurer Umweg ohne Wirkung?
Mitarbeiterzufriedenheit ist eine der wichtigsten Eigenschaften des eigenen Unternehmens. Sind Mitarbeiter nicht zufrieden, so sinkt auch die Produktivität.
Was wirklich bei Deinen Mitarbeitenden ankommt
Eine Sachbezugskarte ermöglicht es Dir, Mitarbeitenden monatlich bis zu 50 Euro steuer- und sozialabgabenfrei zukommen zu lassen, zusätzlich zum Gehalt und ohne Lohnsteuer. Klingt einfach. Ist es in der Theorie auch.
Aus über 5.000 Beratungen mit Mittelstandsunternehmen wissen wir aber: In der Praxis scheitert die Sachbezugskarte häufig nicht an der Steuer, sondern an der Reichweite. Sie erreicht nicht alle Mitarbeitenden gleichermaßen, verpufft im Alltag zur Gewohnheit und lässt sich durch keine staatliche Förderung hebeln. Du erfährst hier, wie die Sachbezugskarte rechtlich funktioniert, wo die typischen Stolperfallen liegen, was die Nettorechnung wirklich ergibt und warum ein ganzheitliches Gesundheits-Benefit-System für Mittelstandsunternehmen die wirksamere Alternative ist.
Was ist eine Sachbezugskarte?
Eine Sachbezugskarte ist eine aufladbare Karte, mit der Du Deinen Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt einen steuerfreien Sachbezug zur Verfügung stellst. Sie funktioniert ähnlich wie eine Prepaid-Mastercard oder Prepaid-VISA-Karte, ist aber an feste steuerliche und rechtliche Bedingungen gebunden. Bevor Du sie einführst, solltest Du genau verstehen, wie sie funktioniert und wo ihre Grenzen liegen.
Wie funktioniert sie für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Zunächst einmal, wie funktioniert die Sachbezugskarte eigentlich für Dich als Arbeitgeber und Deine Arbeitnehmer? Ein Sachbezug beschreibt für Deine Mitarbeiter eine zusätzliche Einnahme, die ihnen keinen geldwerten Vorteil verschafft. Das heißt, es handelt sich um keine direkte Lohnerhöhung, sondern um ein Benefit des Arbeitgebers. Sachbezüge sind zu einem gewissen Grad steuer- und abgabenfrei. Geregelt wird das in Deutschland durch §8 vom Einkommensteuergesetz (EStG). Wird dieser Betrag überschritten, so wird der Sachbezug auch zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Bereits ein Tankgutschein gilt als Sachbezug. In der Regel sind das 50 Euro für einen persönlichen Anlass. Auf das ganze Jahr gerechnet können bis zu 600 Euro aus steuerfreien Sachbezügen ausgegeben werden.
Wofür Mitarbeiter die Karte einsetzen können
Deine Mitarbeiter dürfen aus dem Angebot selbst wählen, wofür sie die Geldmenge der Sachbezugskarte ausgeben möchten. Und Du kannst vorgeben, wo sie mit ihrer Karte Sachbezüge erwerben können. Sachbezüge für die Karte können zum Beispiel so aussehen:
Eine Sachbezugskarte ist eine aufladbare Karte, mit der Du Deinen Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt einen steuerfreien Sachbezug zur Verfügung stellst. Sie funktioniert ähnlich wie eine Prepaid-Mastercard oder Prepaid-VISA-Karte, ist aber an feste steuerliche und rechtliche Bedingungen gebunden. Bevor Du sie einführst, solltest Du genau verstehen, wie sie funktioniert und wo ihre Grenzen liegen.
- Waren / Dienstleistungen
- Mahlzeiten
- Parkgebühren
- Geschenke
- Fahrtkostenzuschüsse (Treibstoff / ÖPNV)
- Internetkosten für das Homeoffice
Zwar funktioniert die Sachbezugskarte ähnlich wie eine Prepaid Kreditkarte, doch ist sie bereits bei sehr geringen Beträgen gedeckelt. Somit wird verhindert, dass Deine Mitarbeiter ihre monatlich-steuerfreien Bezüge überschreiten. In der Praxis nutzen Unternehmen die Karte je nach Anbieter als Regionalkarte mit Bindung an Postleitzahlen oder als Wunschhändler-Karte mit bundesweiter Einlösbarkeit bei bestimmten Geschäften. Beide Varianten haben gemeinsam, dass der monatliche Betrag streng begrenzt bleibt.
Eine Karte ist nur ein Baustein
Steuerliche Rahmenbedingungen: Freigrenze, ZAG und Zuflussprinzip
Damit eine Sachbezugskarte tatsächlich steuerfrei bleibt, müssen mehrere gesetzliche Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein. Wer hier Fehler macht, riskiert die komplette Steuer- und Sozialversicherungspflicht des Betrags inklusive aller Lohnnebenkosten auf Arbeitgeberseite, nicht nur des überschreitenden Teils.
50-Euro-Freigrenze: kein Freibetrag, sondern eine harte Grenze
Seit dem 1. Januar 2022 liegt die monatliche Freigrenze für Sachbezüge bei 50 Euro pro Mitarbeitendem, geregelt in § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG. Davor lag sie bei 44 Euro. Entscheidend ist der Unterschied zwischen Freigrenze und Freibetrag: Bei einem Freibetrag bliebe zumindest der Betrag bis zur Grenze steuerfrei, auch wenn die Gesamtsumme höher liegt. Bei einer Freigrenze ist das nicht so. Überschreitet die Zuwendung in einem Monat die 50 Euro auch nur um einen Cent, wird der komplette Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig, nicht nur der übersteigende Teil. Eine Übertragung nicht genutzter Beträge in den Folgemonat ist ebenfalls ausgeschlossen, weil das Zuflussprinzip eine monatliche Gewährung vorschreibt.
ZAG-Kriterien: begrenztes Netz, begrenzte Produktpalette, begrenzter Zweck
Damit eine Karte überhaupt als Sachbezug und nicht als Geldleistung gilt, muss sie die Anforderungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen. § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG unterscheidet drei mögliche Ausgestaltungen: ein limitiertes Akzeptanznetz nach Buchstabe a, etwa eine regionale City-Card oder eine Karte für einen bestimmten Händlerkreis, eine limitierte Produktpalette nach Buchstabe b, etwa ein Tankgutschein oder eine Karte für ein bestimmtes Warensortiment, sowie Instrumente für steuerliche oder soziale Zwecke nach Buchstabe c, wie es bei Essensmarken der Fall ist. Eine Karte, die uneingeschränkt wie eine normale Kreditkarte funktioniert, erfüllt diese Kriterien nicht und gilt steuerlich als Barlohn.
Abgrenzung zur Geldleistung nach § 8 Abs. 1 Satz 2 EStG
Seit 2020 hat der Gesetzgeber die Abgrenzung zwischen Geld- und Sachleistung in § 8 Abs. 1 Satz 2 EStG konkretisiert. Zu den Einnahmen in Geld zählen demnach auch zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten. Für Dich bedeutet das: Eine Karte ohne klare Einschränkung beim Akzeptanznetz oder Warensortiment erkennt das Finanzamt nicht als steuerfreien Sachbezug an.
60-Euro-Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen
Unabhängig von der monatlichen 50-Euro-Freigrenze kannst Du Mitarbeitenden zu persönlichen Anlässen wie Geburtstag, Hochzeit oder der Geburt eines Kindes zusätzlich Aufmerksamkeiten gewähren. Nach R 19.6 LStR sind das bis zu 60 Euro pro Anlass, steuerfrei und unabhängig von der monatlichen Freigrenze. Auf das Jahr gerechnet ergibt sich dadurch ein steuerfreies Potenzial von mindestens 600 Euro durch die monatliche Freigrenze, häufig kombiniert mit weiteren anlassbezogenen Beträgen.
Typische Fehler und Stolperfallen bei der Sachbezugskarte
Die steuerliche Logik der Sachbezugskarte klingt überschaubar, in der Praxis passieren dennoch immer wieder dieselben Fehler. Der häufigste: Die Freigrenze wird um wenige Cent überschritten, weil ein Mitarbeitender einen Restbetrag vom Vormonat hatte und der Arbeitgeber trotzdem den vollen Betrag aufgeladen hat. Das Ergebnis ist, dass die gesamte Zuwendung dieses Monats steuer- und sozialversicherungspflichtig wird. Aus über 5.000 Beratungen kenne ich fünf Fehler, die sich konsequent wiederholen:
Gehaltsumwandlung statt Zusätzlichkeit
Karte mit zu breitem Akzeptanznetz
Fehlende Dokumentation
Freigrenze falsch verstanden
Kombination mit anderen Sachbezügen nicht geprüft
Förderungen, die über 95 % verfallen lassen
Sachbezugskarte vs. Gehaltserhöhung: die Nettorechnung
Viele Geschäftsführende fragen sich, ob eine klassische Gehaltserhöhung nicht einfacher wäre als die Einführung einer Sachbezugskarte. Die Antwort liegt in der Nettorechnung, denn bei einer Gehaltserhöhung greifen Lohnsteuer, Sozialabgaben und Lohnnebenkosten auf Arbeitgeberseite, beim steuerfreien Sachbezug innerhalb der Freigrenze nicht. Der geldwerte Vorteil bleibt in diesem Fall vollständig beim Mitarbeitenden, ohne dass Abzüge anfallen.
Eigenes Rechenbeispiel: 50 Euro im Vergleich
Nimm ein Bruttogehalt von 3.500 Euro in Steuerklasse I als Ausgangspunkt. Möchtest Du Deinem Mitarbeitenden 50 Euro brutto mehr zahlen, kommen bei typischen Abzügen aus Lohnsteuer, Sozialversicherung und Solidaritätszuschlag netto häufig nur 25 bis 30 Euro an. Gleichzeitig zahlst Du als Arbeitgeber neben den 50 Euro brutto auch noch Deinen Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung sowie weitere Lohnnebenkosten, sodass Deine tatsächlichen Kosten über 60 Euro liegen können. Bei der Sachbezugskarte innerhalb der 50-Euro-Freigrenze kommen dagegen die vollen 50 Euro netto beim Mitarbeitenden an.
Was 600 Euro Sachbezug im Jahresvergleich bedeuten
Auf das Jahr gerechnet ergibt die monatliche Freigrenze von 50 Euro ein steuerfreies Gesamtvolumen von 600 Euro pro Mitarbeitendem. Zum Vergleich: Wolltest Du diesen Betrag als klassische Gehaltserhöhung weitergeben, müsstest Du als Arbeitgeber bei einem typischen mittleren Gehalt mit Gesamtkosten von über 720 bis 750 Euro pro Jahr rechnen, weil Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und Lohnnebenkosten dazukommen. Beim Mitarbeitenden kämen von diesen 600 Euro brutto netto häufig nur 300 bis 360 Euro an.
Das bedeutet: Mit der Sachbezugskarte erreichst Du als Arbeitgeber, dass die gleiche investierte Summe beim Mitarbeitenden doppelt so viel Nettowert erzeugt wie bei einer Gehaltserhöhung. Das ist der eigentliche Hebel der Sachbezugskarte, und er ist real. Die Frage ist nur, ob dieser Hebel ausreicht, um langfristig echte Wertschätzung zu erzeugen, oder ob das Geld bei einem Tank- oder Einkaufsgutschein nicht einfach unbemerkt im Alltag verschwindet.
Für Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden bedeutet das Jahresvolumen von 600 Euro pro Kopf einen Gesamtaufwand von 30.000 Euro. Dieser Betrag ist fix, unabhängig davon, wie viele Mitarbeitende die Karte wirklich nutzen oder wie hoch die tatsächliche Wirkung auf Zufriedenheit und Bindung ist. Bei einem Gesundheits-Benefit-System lässt sich derselbe Betrag über staatliche Förderungen hebeln, sodass der Mehrwert für jeden Mitarbeitenden weit über den eingesetzten Betrag hinausgeht.
Mehr Nettoeffekt als nur 50 Euro
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Der Haken an der Sachbezugskarte: Ein „teurer Spaß“ ohne nachhaltige Wirkung
Im Vergleich zum Tankgutschein ist die Sachbezugskarte zwar vielseitig einsetzbar, doch wird auch sie zur Normalität werden. Es ist nicht viel Geld darauf, da die monatlich zur Verfügung stehenden Mittel steuerlich gedeckelt sind. Es ist kein Überschreiten möglich, da es aus steuerlicher Sicht wie eine Gehaltserhöhung behandelt wird. Das nächste Problem der Sachbezugskarte besteht ebenfalls in dem geringen Betrag, den Deine Mitarbeiter monatlich nutzen können. Für eine Tankfüllung reicht dies nicht, sodass unter Umständen der gesamte Betrag direkt beim Tanken aufgebraucht wird.
Dann hättest Du genauso gut Deinen Mitarbeitern einen Tankgutschein ausstellen können. Wie der Tankgutschein wird auch die Sachbezugskarte zur Normalität. Sie bietet dann auf lange Sicht keinen Mehrwert. Doch auch, wenn die Sachbezugskarte auf viele kleinere Boni verteilt wird, wird vielleicht der volle Betrag nicht genutzt. Für Dich ist das dann hinausgeworfenes Geld.
Mit Blick auf die Finanzierung macht die Sachbezugskarte auch keinen Sinn. Du musst als Arbeitgeber sämtliche Beiträge selbst aufbringen und erhältst keine staatlichen Förderungen. Die Sachbezugskarte entpuppt sich nach näherem Hinsehen also als „teurer Spaß“, der nicht wirklich nachhaltig wirkt. Kurzfristig wird sich mit der Einführung vielleicht die Mitarbeiterzufriedenheit etwas anheben. Das war es aber auch schon. Doch wie sieht eine bessere Lösung aus?
Die bessere Alternative: ein ganzheitliches Gesundheits-Benefit-System
Ein individuell zugeschnittenes Benefit-System ist die erfolgreiche Alternative zur Sachbezugskarte. Besonders geeignet ist hier ein Gesundheits-Benefit-System. Dieses wird sich nicht nur nachhaltig und positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken. Es wird auch die Gesundheit Deiner Mitarbeiter fördern. Und wahrscheinlich auch den Krankenstand deutlich verringern.
Die Nutzung von einem Gesundheitsbudget kann ein gutes Benefit-System bieten. Deine Mitarbeiter können das Budget ganz nach ihrem Ermessen frei einsetzen. Das umfassende Angebot bietet für jeden Arbeitgeber und Arbeitnehmer etwas. In Deiner Belegschaft wird sich niemand benachteiligt und ganz sicher nicht übergangen fühlen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist das ein Unterschied, der im Recruiting spürbar wird: Ein Unternehmen, das in die Gesundheit seiner Mitarbeitenden investiert, hebt sich im Employer Branding von Wettbewerbern ab, die nur auf eine Sachbezugskarte setzen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass die Angehörigen Deiner Mitarbeiter ebenfalls von einem individuellen Gesundheits-Benefit-System profitieren. Auch sie dürfen Leistungen daraus nutzen. Leistungen können sein:
- Massagen
- Zahnprophylaxe und -behandlung
- Gesundheitscoaching
- Krankengymnastik
- Finanzierung von Sehhilfen
- und vieles mehr
Im Rahmen des FAIRFAMILY-Angebots können auch die Angehörigen innerhalb von fünf Tagen einen Termin beim Facharzt erhalten. Gesetzlich Versicherte müssen oft mehrere Wochen darauf warten. Doch mit einem umfangreichen Gesundheits-Benefit-System werden sie behandelt wie Privatpatienten.
Aus finanzieller Sicht bringt das Gesundheitssystem für Dich ebenfalls Vorteile. Bereits ab 30 Euro pro Monat und Mitarbeiter können für jeden Mehrwerte von über 1.000 Euro erzielt werden. Die staatliche Förderung macht es möglich. Eine Sachbezugskarte ist da deutlich teurer und erhält keine Fördermaßnahmen.
| ab 30 € | 1.000 €+ |
| pro Monat und Mitarbeitendem | Mehrwert durch Förderung |
Warum ein Gesundheitsbudget die Sachbezugskarte in jeder Hinsicht übertrifft
Der entscheidende Unterschied liegt in der Reichweite über das Jahr. Während die Sachbezugskarte an einen monatlichen Maximalbetrag gebunden ist und ungenutzte Beträge verfallen, kann ein Gesundheitsbudget über das gesamte Jahr flexibel abgerufen werden. Ein Mitarbeitender ohne aktuellen Bedarf im Januar verliert dadurch nichts, das Budget steht im November genauso zur Verfügung. Zusätzlich profitieren bei einem Gesundheits-Benefit-System alle Mitarbeitergruppen gleichermaßen, unabhängig von Alter, Berufsgruppe oder Standort, während ein Tankgutschein-Modell etwa Mitarbeitende ohne eigenes Auto von vornherein ausschließt.
Verwaltungsarme Umsetzung statt zusätzlicher Belastung für die Personalabteilung
Ein häufiger Einwand gegen ein umfassendes Benefit-System lautet, der Verwaltungsaufwand sei zu hoch. In der Praxis zeigt sich das Gegenteil, wenn das System von Anfang an verwaltungsarm aufgebaut ist. Anstatt jeden Monat einzelne Beträge freizugeben und die Einhaltung der 50-Euro-Freigrenze manuell zu kontrollieren, läuft ein Gesundheitsbudget über ein zentrales Onlineportal, das Nutzung, Buchungen und Abrechnung automatisch dokumentiert. Mitarbeitende greifen per App auf ihre Gesundheitsleistungen zu, ohne dass die Personalabteilung jeden Einzelvorgang prüfen muss. Für Deine Personalabteilung bedeutet das weniger manuelle Prüfung pro Monat, nicht mehr.
Messbarkeit als Unterschied zur einmaligen Aktion
Eine Sachbezugskarte lässt sich kaum auswerten, außer über den reinen Auszahlungsbetrag. Bei einem Gesundheits-Benefit-System lassen sich dagegen Nutzungsquoten, in Anspruch genommene Leistungsarten und im Zeitverlauf auch Auswirkungen auf den Krankenstand erfassen. Diese Kennzahlen geben Dir als Geschäftsführung eine belastbare Grundlage, um den Erfolg des Benefits regelmäßig zu überprüfen, statt einmalig ein Budget einzuführen und nie wieder zu hinterfragen, ob es tatsächlich wirkt.
Welche Fördergelder Arbeitgeber konkret nutzen können
Der entscheidende wirtschaftliche Unterschied zwischen einer Sachbezugskarte und einem Gesundheits-Benefit-System liegt in der Förderbarkeit. Die Sachbezugskarte ist steuerlich begünstigt, aber nicht förderfähig. Jeder Euro, den Du aufladest, kommt aus Deinem Budget, ohne zusätzlichen Hebel. Ein Gesundheits-Benefit-System hingegen greift auf staatliche Förderstrukturen zurück, die in Deutschland über mehr als 20 Lebensbereiche verteilt sind.
Aus der Beratungspraxis weiß ich: Rund 95 Prozent der mittelständischen Unternehmen in Deutschland lassen diese Fördermöglichkeiten ungenutzt verfallen. Nicht weil die Förderungen nicht existieren, sondern weil kein System vorhanden ist, das sie systematisch erschließt. Das Ergebnis ist, dass Deine Mitarbeitenden und deren Angehörige Ansprüche auf Gesundheitsleistungen hätten, die nie abgerufen werden.
Der Hebel funktioniert so: Bereits ab 30 Euro pro Mitarbeitendem und Monat lassen sich über das FAIRFAMILY-Gesundheits-Benefit-System Mehrwerte von über 1.000 Euro pro Jahr erzielen. Das entspricht einem Hebelfaktor von mehr als dem Dreifachen des eingesetzten Betrags. Verglichen mit der Sachbezugskarte, die 50 Euro monatlich kostet und 50 Euro Mehrwert erzeugt, ist das eine völlig andere Wirtschaftlichkeitsrechnung. Für Dein Unternehmen bedeutet das: Du investierst weniger, und jeder Mitarbeitende erhält mehr. Das stärkt die Mitarbeiterzufriedenheit dauerhaft, verbessert das Employer Branding im Wettbewerb um Fachkräfte und macht das Unternehmen langfristig attraktiver als Arbeitgeber.
Ein System, das alle Mitarbeitergruppen erreicht
Praxisbeispiel: Wenn die Sachbezugskarte verpufft
Ein Handwerksbetrieb mit 80 Mitarbeitenden führte eine Sachbezugskarte mit monatlich 50 Euro ein, um die Belegschaft zu binden. Nach einem Jahr zeigte die interne Auswertung, dass ein Großteil des Guthabens monatlich beim Tanken vollständig aufgebraucht wurde, ohne dass sich Mitarbeitende wertgeschätzt fühlten. Besonders die jüngeren Auszubildenden ohne eigenes Fahrzeug nutzten das Budget kaum, weil die Regionalkarte nur einen begrenzten PLZ-Bereich abdeckte, in dem kein passender Akzeptanzpartner für ihre Bedürfnisse verfügbar war. Die Geschäftsführung stellte das Budget anschließend auf ein Gesundheitsbudget um, das auch von Auszubildenden und Mitarbeitenden ohne Fahrzeug gleichermaßen genutzt werden konnte, etwa für Zahnprophylaxe oder Physiotherapie. Bereits nach wenigen Monaten lag die Nutzungsquote deutlich höher als zuvor bei der Sachbezugskarte.
Förderungen nutzen und Mitarbeiter unterstützen
Du kannst mit einem Gesundheits-Benefit-System langfristig deutlich mehr erreichen als mit einer Sachbezugskarte. Das Gesundheitsbudget steht Deinen Mitarbeitenden und ihren Angehörigen das ganze Jahr zur Verfügung, nicht nur einmal monatlich. Lasse Dich noch heute von den Experten von FAIRFAMILY beraten. Wir unterstützen Dich, das passende Gesundheits-Benefit-System individuell in Dein Unternehmen zu integrieren. FAIRFAMILY bietet Dir über 300 Gesundheitsangebote und schult Deine Mitarbeitenden in der richtigen Nutzung ihres Budgets.