Richtig Feedback geben: Kritik- und Feedbackgespräche

Definition und Bedeutung von Feedback

Was ist Feedback?
Feedback ist eine gezielte Rückmeldung zum Verhalten oder zur Leistung einer Person. Im beruflichen Kontext ist Feedback entscheidend, um die Leistung zu steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und Konflikte zu vermeiden.

So trägt eine gute Feedbackkultur zum Unternehmenserfolg bei

Das Hauptziel von Feedback ist es, das Verhalten und die Leistung der Mitarbeiter gezielt positiv zu beeinflussen, Lernprozesse anzustoßen und Beziehungen innerhalb des Unternehmens zu stärken. 

Ein effektives Feedback fördert nicht nur die gewünschte Verhaltensänderung im Einklang mit den Unternehmenszielen, sondern klärt auch Erwartungen und zeigt klare Konsequenzen auf. So trägt Feedback entscheidend zur Weiterentwicklung des Einzelnen und zur Sicherstellung der Unternehmensstandards bei.

Feedback geben – Vorbereitung ist das A und O

Ein erfolgreiches Feedbackgespräch erfordert gründliche Vorbereitung. Dazu gehört das Sammeln konkreter Beispiele und die Analyse der Situation, um fundiertes und zielgerichtetes Feedback geben zu können. Optimalerweise erfolgt Feedback unmittelbar nach dem beobachteten Verhalten und nicht erst nach mehreren Vorfällen.

Zielsetzung und Agenda

Setze dir klare Ziele für das Feedbackgespräch, wie etwa die Verbesserung einer bestimmten Fähigkeit oder die Klärung eines Missverständnisses. Strukturiere das Gespräch in eine Einleitung, den Hauptteil und einen Abschluss mit einem konkreten Wunsch oder einer klaren Forderung.

Tipps und Regeln für konstruktives Feedback

Die Voraussetzungen für ein konstruktives Feedback sind eine wertschätzende Haltung und eine zielorientierte Herangehensweise. Beachte folgende Regeln, wenn Du Deinen Mitarbeitern gutes Feedback geben willst:

Systemfehler vs. Mitarbeiterfehler

Als Führungskraft ist es entscheidend, zunächst festzustellen, ob das beobachtete Problem auf einen Systemfehler oder auf individuelles Fehlverhalten zurückzuführen ist. 

Ein Systemfehler tritt auf, wenn die Prozesse, Strukturen oder Rahmenbedingungen innerhalb des Unternehmens so gestaltet sind, dass sie das gewünschte Verhalten der Mitarbeiter erschweren oder sogar verhindern. Beispielsweise könnte ein unklarer Prozess oder fehlende Ressourcen dazu führen, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht effektiv erfüllen können. 

Diese Unterscheidung ist der Schlüssel, um das Feedback gezielt und wirksam zu gestalten: Handelt es sich um einen Systemfehler, muss die Struktur angepasst werden, bei individuellem Fehlverhalten ist gezieltes Feedback an den Mitarbeiter erforderlich.

Die richtige Haltung ist entscheidend

Bevor Du Feedback geben kannst, solltest Du eine wertschätzende Haltung einnehmen. Diese Haltung ist entscheidend dafür, dass das Feedback konstruktiv angenommen werden kann. Liegt diese nicht vor, sollten zunächst bestehende Themen oder Konflikte gelöst werden, um Verletzungen und Missverständnisse zu vermeiden. 

Die richtige Haltung beinhaltet auch, dass Du das Feedback als Geschenk an den Feedbacknehmer verstehst, das seine Weiterentwicklung fördern soll. Wenn gefühlt sofort Feedback gegeben werden muss, dann sollte ich besser innehalten und warten und erst einmal tief Luft holen.

Wahrnehmung und Wirkung

Beschreibe objektiv das beobachtete Verhalten, ohne es zu interpretieren oder zu bewerten. Beispiel: Ich habe wahrgenommen, dass Du heute 20 Minuten später zum Meeting gekommen bist.

Erkläre zudem, welche Wirkung dieses Verhalten bei dir ausgelöst hat, und beschreibe das körperliche Empfinden möglichst konkret. Beispiel: Das löst bei mir Unruhe aus; ich spüre ein Grummeln im Bauch.

Expertentipp:

Ist die persönliche Wirkung sehr stark, ist Feedback geben nicht das richtige Format! Dann liegt eine Verletzung des Fundaments vor, eine sogenannte Systemgesetzesverletzung. Diese muss anders gelöst werden.

Wunsch und Forderung: Der perfekte Abschluss des Feedback-Gesprächs

Am Ende des Feedbacks steht entweder ein klar formulierter Wunsch oder eine konkrete Handlungsaufforderung, die spezifisch und zukunftsorientiert ist. Ein Wunsch könnte beispielsweise lauten: Ich wünsche mir, dass Du beim nächsten Meeting pünktlich bist. 

Kommt der Mitarbeiter nun das nächste Mal zu spät, darf dies keine Konsequenzen haben. Wenn jedoch sichergestellt werden muss, dass das Verhalten tatsächlich geändert wird, sollte der Wunsch in eine Forderung umgewandelt und die möglichen Konsequenzen klar benannt werden.

Die Forderung – abgestufte Konsequenzen

Im Führungskontext ist Feedback geben oft mit einer konkreten Forderung verbunden. Hierbei handelt es sich um eine klare Anweisung oder Erwartung, die erfüllt werden muss. Bei der Formulierung einer Forderung ist es wichtig, die Konsequenzen für die Nichteinhaltung schrittweise und transparent darzustellen. Diese könnten folgendermaßen gestaffelt sein:

1. Mündliches Feedback
2. Schriftliches Feedback
3. Eintrag in die Personalakte
4. Abmahnung

Im Rahmen des Feedbacks sollten die natürlichen oder logischen Konsequenzen des beobachteten Verhaltens klar benannt werden. Diese müssen nachvollziehbar sein, damit der Mitarbeiter versteht, warum eine Verhaltensänderung notwendig ist.

Unterscheidung zwischen Wunsch und Forderung

Es ist entscheidend, zu klären, ob das Feedback als Wunsch oder als Forderung formuliert wird. Ein Wunsch drückt eine allgemeine Bitte um Verhaltensanpassung aus, während eine Forderung eine spezifische Anweisung enthält, die verbindlich ist. 

Expertentipp:
Wenn es erforderlich ist, dass ein bestimmtes Verhalten sicher gezeigt wird, sollte der Wunsch in eine Forderung überführt werden, begleitet von klar definierten Konsequenzen.

Welche Rolle hat der Feedbacknehmer?

Zu einer positiven Feedbackkultur zählt nicht nur das Geben von Feedback, sondern auch eine professionelle Haltung des Feedbacknehmers.

Zuhören und Ausreden lassen

Der Feedbacknehmer sollte dem Feedbackgeber aufmerksam zuhören, ohne ihn zu unterbrechen. Es ist wichtig, dem Feedbackgeber die Möglichkeit zu geben, seine Gedanken vollständig auszudrücken, bevor der Feedbacknehmer reagiert. Dies zeigt Respekt und stellt sicher, dass das Feedback in seiner Gesamtheit verstanden wird.

Reflektieren und Lernen

Nachdem das Feedback gegeben wurde, sollte der Feedbacknehmer es in Ruhe bewerten und reflektieren. Das Ziel ist, aus dem Feedback zu lernen und gegebenenfalls das eigene Verhalten anzupassen. Dieser Schritt erfordert eine offene und lernbereite Haltung.

Keine Rechtfertigungen oder Erklärungen

Während des Feedbackgesprächs sollte der Feedbacknehmer auf Rechtfertigungen oder Erklärungen für das eigene Verhalten verzichten. Das Feedback sollte zunächst aufgenommen und verstanden werden, ohne es direkt zu verteidigen. Dies ermöglicht eine objektive und unvoreingenommene Verarbeitung des Feedbacks.

Nachfragen stellen 

Wenn etwas im Feedback unklar ist oder weitere Informationen benötigt werden, sollte der Feedbacknehmer gezielt nachfragen. Diese Nachfragen dienen dazu, das Feedback besser zu verstehen und sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte klar sind.

Vorsicht vor dem klassischen Sandwich-Feedback

Das klassische Sandwich-Feedback, bei dem positives und negatives Feedback vermischt werden, hat sich als weniger effektiv erwiesen. Die Kritik dominiert oft das positive Feedback und führt dazu, dass der Feedbacknehmer frustriert und demotiviert zurückbleibt. Es gibt typische Fehler, die beim Feedback geben häufig gemacht werden:

• Unklare Formulierungen: Feedback sollte spezifisch und konkret sein, um handlungsleitend zu wirken.
• Feedback in der Öffentlichkeit: Feedback sollte immer vertraulich und unter vier Augen gegeben werden. Nur in absoluten Ausnahmefällen darf dies vor anderen geschehen. Auch kann öffentliches Feedback eine weitere Stufe in der oben beschrieben Konsequenzenleiter sein. 
• Zu spät gegebenes Feedback:Feedback sollte zeitnah erfolgen, um relevant zu bleiben und Konflikte zu vermeiden. 
• Fehlende Voraussetzung: Starke Emotionen können ein Hinweis auf tieferliegende Konflikte sein, die erst gelöst werden sollten, bevor Feedback gegeben wird.

Schaffe stattdessen eine Atmosphäre des Vertrauens und der Offenheit. Optimalerweise erfolgt Feedback persönlich, um Missverständnisse zu vermeiden. Achte darauf, dass das Gespräch in einem ruhigen Umfeld stattfindet, frei von Ablenkungen, um den Fokus auf das Feedback zu legen.

Als Führungskraft ist allerdings nicht immer die Zeit gegeben, persönlich das Feedback zu geben. Achte hier umso mehr darauf, dass Du keine Vorwürfe und Interpretationen formulierst. 

Hast Du bereits zu einem Verhalten Feedback gegeben und es wurde nicht umgesetzt, kann es sogar sinnvoll sein, Feedback schriftlich zwecks Dokumentation zu geben. Der nächste Schritt der Konsequenzenleiter ist dann ein Eintrag in der Personalakte, dann die Abmahnung. 

Vermeidung von starken Emotionen und persönlichen Angriffen

Feedback sollte immer sachlich und ruhig formuliert werden. Emotionale Ausbrüche oder persönliche Angriffe untergraben den Wert des Feedbacks und können das Vertrauen zerstören. Sollte das schwer fallen, liegen in der Regel Brüche im zwischenmenschlichen Fundament vor. Dann muss zuerst das Fundament hergestellt werden, zum Beispiel mit einer systemischen Mediation. 

Nachbereitung und Dokumentation – Zusammenfassung von Ergebnissen und Zielen

Am Ende des Feedbackgesprächs sollten die wichtigsten Punkte und vereinbarten Ziele zusammengefasst werden. Diese Zusammenfassung hilft, Missverständnisse zu vermeiden und stellt sicher, dass beide Seiten die gleichen Erwartungen haben. 

Zudem sollte die Kommunikation nicht abbrechen, nachdem Du Deinem Mitarbeiter Feedback gegeben hast. Bleibe weiterhin in engem Austausch und suche das falls erforderlich das Gespräch. Das schafft Vertrauen und ein positives Verhältnis.

Fazit

Konstruktives Feedback ist ein unverzichtbares Werkzeug für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung. Um es wirkungsvoll einzusetzen, bedarf es einer gründlichen Vorbereitung und der richtigen Haltung. Dabei sollte Feedback klar, konstruktiv und zielgerichtet formuliert werden, um Verhaltensänderungen positiv zu beeinflussen und Erwartungen eindeutig zu kommunizieren. 

Zudem ist es wichtig, Wünschen und Forderungen als Ergebnis des Feedback-Gesprächs zu formulierung und die Konsequenzen für Nichteinhaltung transparent darzustellen. Ebenso spielt die professionelle Haltung des Feedbacknehmers eine zentrale Rolle, um Feedback produktiv zu nutzen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zu Führungstechniken