Richtig kommunizieren: Feedback als Führungsinstrument

Einführung in das Thema Feedback

Was ist Feedback?
Feedback bedeutet, eine Rückmeldung zu Verhalten, Leistungen oder der Wirkung einer Person zu geben.

Es gibt unterschiedliche Arten von Rückmeldungen, die je nach Ziel und Situation eingesetzt werden können:

• Positiv: Anerkennung oder Lob, um gewünschtes Verhalten zu verstärken.
• Negativ: Konstruktive Kritik, um unerwünschtes Verhalten zu verändern.
• Konstruktiv: Eine Kombination aus beidem, die Verbesserung und Wertschätzung vereint.

Warum ist regelmäßiges Feedback wichtig?

Im Berufsalltag fördert eine gute Kommunikation nicht nur die persönliche Entwicklung, sondern verbessert auch die Teamdynamik und die Qualität der Arbeit. Rückmeldungen zum Verhalten oder der Leistung der Mitarbeitenden helfen, Missverständnisse zu klären, Ziele zu setzen und eine Kultur des Wachstums und der Offenheit zu schaffen.

Motivation und Leistung – Ziele und Funktionen im Überblick

Feedback ermöglicht es, blinde Flecken in der Selbstwahrnehmung zu erkennen und an Schwächen zu arbeiten. Gleichzeitig unterstützt es die Entwicklung von Stärken.

Darüber hinaus legen Führungskräfte dadurch den Grundstein, um Motivation und Leistung zu steigern. Studien zeigen, dass regelmäßiges Feedback die Zufriedenheit und Identifikation mit dem Unternehmen deutlich erhöht. Laut Gallup-Studie sind Mitarbeitende, die monatlich Rückmeldungen erhalten, bis zu 20 % engagierter.

Zudem hilft Feedback dabei, Missverständnisse frühzeitig zu erkennen und Erwartungen zu formulieren. Es stärkt das Vertrauen im Team und verbessert die Zusammenarbeit. So können Konflikte geklärt und Ziele gesetzt werden.

Die häufigsten Fehler – und wie Du sie vermeidest

Das „Sandwich“-Feedback

Positiv – negativ – positiv: Dieses Muster führt häufig dazu, dass Mitarbeitende das Lob nicht ernst nehmen und sich nur auf die Kritik fokussieren. Konzentriere Dich auf konstruktive und zukunftsorientierte Rückmeldungen, die den Kern der Kritik direkt adressieren.

Feedback unter Druck geben

Feedback aus emotionalem Druck oder weil „es jetzt sein muss“, führt oft zu Eskalationen oder Missverständnissen. Führe Feedbackgespräche nur dann, wenn Du in einer wertschätzenden Haltung bist und die Situation reflektiert hast. Frage den Empfänger, ob er bereit ist, eine ehrliche Rückmeldung von Dir anzunehmen.

Fehlende wertschätzende Haltung

Ohne Wertschätzung wird Feedback oft als Vorwurf wahrgenommen. Nutze Feedback als eine Chance, um Wachstum zu fördern. Prüfe, ob ungelöste Konflikte oder Systemgesetzverletzungen vorliegen, und löse diese gegebenenfalls vorher auf.

Identitätsaussagen statt Verhaltensbeschreibungen

Kritik an der Identität („Du bist…“) wird häufig als persönlicher Angriff empfunden. Fokussiere Dich daher möglichst neutral auf beobachtbares Verhalten. Eine solche Verhaltensbeschreibung ist beispielsweise: „Ich habe wahrgenommen, dass …“. Interpretierende Aussagen solltest Du hingegen vermeiden, da sie schnell persönlich genommen werden können.

Feedback ohne konkrete Beispiele

Unspezifisches Feedback, wie „Das war nicht gut“, bietet keine Orientierung. Beschreibe stattdessen präzise, was Du beobachtet hast, und vermeide pauschale Aussagen. 

Wünsche an die Vergangenheit

„Ich hätte mir gewünscht, dass…“ ist frustrierend, da die Vergangenheit nicht geändert werden kann. Formuliere stattdessen Wünsche immer zukunftsorientiert und konkret.

Unklare Trennung zwischen Wunsch und Forderung

Wenn Forderungen als Wünsche formuliert werden, entstehen Unsicherheit und Verwirrung. Sei deshalb in Deiner Kommunikation immer klar: Wünsche lassen Wahlmöglichkeiten, Forderungen sind verbindlich und ziehen Konsequenzen nach sich.

Vier Feedback Regeln für bessere Mitarbeitergespräche

Doch wie sieht gutes Feedback aus? Nachdem wir analysiert haben, wie Feedbackgespräche nicht ablaufen sollten, schauen wir uns nun die wichtigsten Regeln für wirkungs- und respektvolle Rückmeldungen an:

1. Wünsche statt Forderungen
2. Wahl des richtigen Orts und Zeitpunkts
3. Schaffen von adäquaten Rahmenbedingungen
4. Verknüpfung von Feedback und Konsequenzenmanagement

Der Unterschied zwischen Wunsch und Forderung

Im Feedbackgespräch ist es entscheidend, klar zwischen Wünschen und Forderungen zu unterscheiden. Ein Wunsch ist eine freundliche Bitte, bei der der Feedbacknehmer die Wahl hat, ob er sie erfüllt. Eine Forderung hingegen ist verbindlich und zieht Konsequenzen nach sich, wenn sie nicht umgesetzt wird.
Wenn Führungskräfte Forderungen als Wünsche formulieren, entsteht Verwirrung und Unsicherheit darüber, wie ernst die Aussage zu nehmen ist und welche Folgen eine Nichterfüllung hat.

Expertentipp:
Vermeide es, Forderungen wie Wünsche zu formulieren. Statt „Ich würde mir wünschen, dass du pünktlich kommst“ (Wunsch), sage direkt, „Ich erwarte, dass du zukünftig pünktlich bist. Ansonsten müssen wir Maßnahmen ergreifen. Das will ich nicht.“ Diese Klarheit sorgt für Verbindlichkeit und macht deutlich, welche Konsequenzen bei Nichterfüllung folgen können, ohne dass der Eindruck einer Wahlfreiheit entsteht.

Zeit und Ort für Feedback

Beim Geben von Rückmeldungen ist das Timing entscheidend. Zeitnahes Feedback ist besonders wirkungsvoll, um Verhalten direkt in Verbindung mit einem Ereignis zu setzen. Regelmäßigkeit schafft dabei Vertrauen. Nutze Feedbackgespräche daher im Berufsalltag, nicht nur zu festen Terminen wie beispielsweise dem Jahresgespräch.

Die richtigen Rahmenbedingungen

Kritisches Feedback erfordert sensible Rahmenbedingungen, um effektiv und respektvoll vermittelt zu werden. Es sollte stets in einem vertraulichen Vier-Augen-Gespräch stattfinden, damit sich der Mitarbeitende sicher fühlt und ohne Druck auf die Rückmeldung reagieren kann.

Bevor Feedback gegeben wird, ist es wichtig, die Bereitschaft des Gegenübers abzufragen. Eine einfache Frage wie „Bist Du offen für Feedback?“ schafft Klarheit und zeigt Respekt. Diese Vorbereitung fördert Offenheit und erleichtert die konstruktive Verarbeitung des Feedbacks.

Verknüpfung von Feedback und Konsequenzenmanagement

Rückmeldungen bilden die Grundlage für Veränderungen, doch erst durch ein klar definiertes Konsequenzenmanagement erhalten Mitarbeitende Orientierung. Positive Konsequenzen, wie gezieltes Lob oder Belohnungen, fördern eine nachhaltige „Hin-zu-Motivation“ und stärken die Bindung sowie die langfristige Leistung.

Negative Konsequenzen, wie dokumentiertes Feedback oder Abmahnungen, dienen als kurzfristiges Korrektiv und können bei Fehlverhalten helfen, klare Grenzen zu setzen. Diese Kombination aus Motivation und klarer Zielsetzung schafft Transparenz, fördert persönliches Wachstum und sichert die Produktivität im Arbeitsalltag.

Richtig Rückmeldungen geben: Die 4-W-Methode

Ein bewährtes Werkzeug ist die 4-W-Methode:

• Wertschätzende Haltung: Feedback beginnt mit einer respektvollen Einstellung. Ohne Wertschätzung kann es nicht angenommen werden.
• Wahrnehmung: Beschreibe konkrete Verhaltensweisen, ohne zu bewerten.
• Wirkung: Erkläre, welche Auswirkungen das Verhalten hatte. Beschreibe dein körperliches Gefühl oder zeige es.
• Wunsch oder Forderung: Gib Deinem Gesprächspartner klare, zukunftsgerichtete Handlungsanweisungen.

Wertschätzende Haltung

Gehe mit einer positiven und respektvollen Einstellung ins Gespräch. Feedbackgespräche sollten als Chance zum Lernen und Wachsen verstanden werden. Echte Wertschätzung habe ich nur dann, wenn es keine ungelösten Konflikte zwischen mir und dem Feedbackempfänger gibt.

Löse ich die Konflikte nicht, kann das Feedback – egal ob positiv oder negativ – nicht ankommen. Wie man Konflikte richtig löst, kannst Du hier nachlesen. Nur wenn ein sauberes Fundament vorliegt, darf ich Rückmeldungen geben. Sonst kann ich keine Wertschätzende Haltung einnehmen. Hier wollen wir “Geschenke” verteilen. Wie man Konflikte richtig löst, kannst Du hier nachlesen.

Wahrnehmung

Beschreibe ein konkretes Verhalten oder eine beobachtete Handlung, ohne es zu interpretieren. Je präziser die Wahrnehmung beschrieben wird, desto einfacher kann der Empfänger das Feedback nachvollziehen.

Wirkung

Teile mit, welche Wirkung das Verhalten bei dir ausgelöst hat. Beschreibe dein körperliches Gefühl. Achtung: Macht das Verhalten eine eher starke Wirkung, die zum Beispiel auch Ärger oder Wut auslöst, ist Feedback nicht das richtige Format! Dann muss eine Systemgesetzverletzung mit dem Power Code aufgelöst werden.

Wunsch oder Forderung

Formuliere eine klare, zukunftsorientierte Handlungsanweisung oder Lernaufgabe, die das gewünschte Verhalten beschreibt. Ein konkreter Wunsch zeigt dem Feedbacknehmer, wie er das nächste Mal anders agieren kann.

Feedback richtig annehmen – Tipps für den Feedbacknehmer

Ebenso wichtig wie Feedback zu geben, ist die Art und Weise, wie es aufgenommen wird. Als Feedbacknehmer kannst du durch folgende Schritte das Maximum aus dem Gespräch herausholen:

• Innere Offenheit: Sei bereit, aus Fehlern zu lernen, und betrachte es als Gelegenheit zur Weiterentwicklung.
• Positive Wahrnehmung: Versuche, den Lernkern in der Rückmeldung zu finden.
  Vermeide Abwehrmechanismen: Versuche, nicht in Verteidigung zu gehen, sondern nimm die Reflexion Deines Gegenübers erst einmal an.
• Nachfragen bei Unklarheiten: Wenn etwas unklar ist, frage nach, um besser zu verstehen, was gemeint ist.
• Bedanken: Zeige Wertschätzung für das Feedback und den Mut des Gebers, offen zu sein.

Feedback annehmen: Der Perspektivwechsel

Feedback anzunehmen erfordert einen bewussten Perspektivwechsel, um es als wertvolles Instrument für persönliches Wachstum zu betrachten. Innere Offenheit ist hierbei entscheidend. Betrachte Feedback als Geschenk und Lernchance, auch wenn es zunächst unangenehm erscheint.

Kläre bei Unklarheiten durch gezieltes Nachfragen und bitte um konkrete Beispiele, um das Besprochene besser zu verstehen. Zeige Wertschätzung gegenüber dem Feedbackgeber, der mit Offenheit und Mut zur Verbesserung beiträgt. Das SARA-Modell beschreibt dabei typische Reaktionen:

• Shock: Überraschung und emotionale Abwehr
• Anger: Wut und Verteidigungsimpuls
• Resistance: Ablehnung der Kritik
• Acceptance: Akzeptanz und Bereitschaft zur Veränderung

Diesen Prozess bewusst zu durchlaufen, erleichtert den Umgang mit kritischen Rückmeldungen.

Beim Feedbackgespräch ist es wichtig, ruhig zuzuhören und auf Verteidigungsreaktionen zu verzichten. Positives Feedback solltest Du dankend annehmen, während negative Rückmeldungen als wertvolle Chance zur Weiterentwicklung dienen.

Nutze Feedback immer zur Selbstreflexion. Studien zeigen, dass Mitarbeitende, die Rückmeldungen als Wachstumschance sehen, bis zu 18 % motivierter sind. Dieser Perspektivwechsel macht Feedback zu einem Werkzeug, das nicht nur die eigene Leistung verbessert, sondern auch Vertrauen und Zusammenarbeit stärkt.

Fazit

Feedback ist mehr als Lob und Kritik – es ist eine Kunst, die Klarheit, Empathie und Methodik erfordert. Indem Du die 4-W-Regel und klare Kommunikationsprinzipien anwendest, schaffst Du eine positive Feedbackkultur, die nicht nur das Team stärkt, sondern auch Deine Führungsqualitäten auf ein neues Niveau hebt.

FAQ – Häufig gestellte Fragen