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-Guide

Wichtig für Dein Personalwesen

Warum ein HR-Tool für den Erfolg moderner Unternehmen unverzichtbar ist:

In Zeiten, in denen die Digitalisierung sämtliche Bereiche unseres Arbeitslebens durchdringt, sind Unternehmen mehr denn je darauf angewiesen, effizient und agil auf den ständig wachsenden Wettbewerbsdruck zu reagieren. Die Anforderungen an eine zukunftsorientierte HR-Abteilung sind hoch: Prozesse sollen nicht nur schneller und effektiver gestaltet werden, sondern auch eine nachhaltige Mitarbeiterzufriedenheit sicherstellen. Doch wie können diese Herausforderungen gemeistert werden? Die Antwort liegt oft in spezialisierten HR-Tools, die das gesamte Spektrum des Personalmanagements in die digitale Welt bringen.

Ein gutes HR-Tool ist mehr als nur eine Softwarelösung. Es unterstützt Unternehmen dabei, Routineaufgaben zu automatisieren, Prozesse zu optimieren und strategische Entscheidungen fundierter zu treffen. Denn wer administrative Aufgaben wie das Onboarding, die Zeiterfassung und das Performance-Management effizient gestaltet, schafft Raum für die wirklich entscheidenden Themen: die persönliche Weiterentwicklung der Mitarbeitenden und eine Unternehmenskultur, die Talente langfristig bindet.

Ein entscheidender Vorteil eines modernen HR-Tools ist die zentrale Datenbasis, die es ermöglicht, alle personalrelevanten Informationen übersichtlich und sicher zu verwalten. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Systemen hin- und herzuwechseln, was nicht nur Zeit, sondern auch Kosten spart. Mitarbeiterdaten, Abwesenheitsmanagement und Gehaltsabrechnungen lassen sich zentral verwalten – und das mit nur wenigen Klicks.

Aber das ist längst nicht alles. Im digitalen Zeitalter spielt das Employee Experience Management eine immer wichtigere Rolle. Mitarbeitende erwarten eine moderne, reibungslose Interaktion mit dem HR-System – von der Bewerbung bis zum letzten Arbeitstag. Tools wie Personio, das speziell für die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen entwickelt wurde, bieten hier umfassende Lösungen. Von der einfachen Zeiterfassung bis hin zur automatisierten Gehaltsabrechnung unterstützt Personio Unternehmen dabei, die administrativen Lasten zu minimieren und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: ihre Mitarbeitenden.

Fazit:

Die Einführung eines HR-Tools ist kein „Nice-to-have“ mehr, sondern längst ein „Must-have“ für alle, die im digitalen Zeitalter mithalten wollen. Wer es schafft, seine HR-Prozesse zu digitalisieren und den Fokus auf eine starke Employee Experience zu legen, sichert sich einen wertvollen Vorsprung in einem umkämpften Markt – und gewinnt gleichzeitig motivierte, engagierte Mitarbeitende.

Mehr Zeit für das Kerngeschäft

Die Herausforderungen

Das sind die größten Mindsetfehler bei Softwarelösungen:

„Zu teuer …“

„Zu schwer zu bedienen – nicht verständlich für Mitarbeiter …“

„Probleme mit der Digitalisierung – Schwierig, die Leute mitzunehmen …“

„Zu viel Zeitaufwand in der Einrichtung …“

„Zu viele Standorte – nicht zentral nutzbar für alle Mitarbeiter …“

Die Lösung? Eine perfekte Personalverwaltung, mit der man alle Herausforderungen des Personalwesens meistert!

Effiziente Ressourcennutzung
  • Eine effektive Personalverwaltung ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen, einschließlich Arbeitszeit und -kosten, effizient zu nutzen.
    Beispiel:
  • Investitionen in eine gute Personalverwaltungssoftware können langfristig erhebliche Kosten einsparen, da sie die Arbeitsprozesse optimieren und den Verwaltungsaufwand reduzieren.

Ein effizientes HR-System steuert und automatisiert alle notwendigen Personalprozesse, sodass man sich auf die Mitarbeiter konzentrieren kann. Es bringt Leichtigkeit in die Verwaltung, Entwicklung und Bezahlung der Mitarbeiter. Durch die Verbindung mit anderen Lösungen kann man das produktive Potenzial des Unternehmens voll ausschöpfen.

Mitarbeiterzufriedenheit
  • Eine gut organisierte Personalverwaltung trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei, indem sie sicherstellt, dass Gehaltsabrechnungen korrekt sind, Urlaubsanfragen angemessen behandelt werden und andere personalbezogene Angelegenheiten reibungslos ablaufen.
  • Moderne Personalverwaltungssoftware wird oft benutzerfreundlich gestaltet und bietet Schulungen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter sie problemlos nutzen können.
Compliance und Rechtssicherheit
  • Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im Personalwesen ist von entscheidender Bedeutung, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Eine Personalverwaltungssoftware trägt dazu bei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
  • Moderne Softwarelösungen bieten Schulungen und Unterstützung, um sicherzustellen, dass die Digitalisierung erfolgreich implementiert wird und Mitarbeiter mitgenommen werden.
Zeitersparnis
  • Eine effiziente Personalverwaltung reduziert den Zeitaufwand, der für manuelle Prozesse wie Gehaltsabrechnung und Urlaubsverwaltung erforderlich ist. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
  • Die Einrichtung kann anfänglich etwas Zeit in Anspruch nehmen, aber die langfristigen Vorteile in Form von Zeitersparnis und Effizienz sind die Investition wert.
Zentrale Verwaltung
  • Eine zentrale Personalverwaltung ermöglicht es Unternehmen, personalbezogene Daten und Prozesse von verschiedenen Standorten aus zu verwalten, was die Effizienz steigert und konsistente Richtlinien ermöglicht.
  • Moderne Softwarelösungen bieten die Möglichkeit zur zentralen Verwaltung, unabhängig von der Anzahl der Standorte.

Objective Job Result Card

All-in-One Lösung für Personalprozesse

Unsere Rolle in der Personalverwaltung ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf der HR-Prozesse und trägt direkt zur Zufriedenheit und Produktivität unserer Mitarbeitenden bei. Mit der Objective Job Result Card (OJR-Card) haben wir eine klare Struktur geschaffen, um diese Rolle zielgerichtet zu steuern. Sie legt die spezifischen Aufgaben und Ziele der Personalverwaltung fest, definiert klare Leistungserwartungen und ermöglicht eine messbare Erfolgskontrolle.

Kernbereiche der OJR-Card für die Personalverwaltung
  1. Objective: Effiziente Bearbeitung aller administrativen HR-Aufgaben. Dies beinhaltet die Einhaltung arbeits- und sozialrechtlicher Vorschriften, die Verwaltung von Arbeitsverträgen, Gehaltszahlungen, Personalstatistiken und die Dokumentation im Lebenszyklus der Mitarbeitenden – von der Einstellung bis zum Austritt.
  2. Job Results und Metriken: Die OJR-Card spezifiziert klare Job Results, die regelmäßig überwacht werden:
    • HR Verwaltungs-Software aufsetzen und pflegen: Die Software muss jederzeit auf dem neuesten Stand sein, um fehlerfreie Prozesse zu gewährleisten.
    • Personalcontrolling: Wichtige Kennzahlen, wie FTE (Full-Time Equivalent), Headcounts und Fluktuationsraten, sind wöchentlich und monatlich aktuell zu halten.
    • Personaladministration: Effiziente Bearbeitung aller HR-Formalitäten wie Verträge, Urlaubsanträge und Krankmeldungen.
    • On- und Offboarding: Sorgfältige Vorbereitung und Umsetzung von Mitarbeiter-Onboardings und Offboardings.
    • Pflege und Aktualisierung von Betriebsvereinbarungen: Regelmäßige Kontrolle und Ergänzung aller HR-relevanten Dokumente und Erlasse.
    • Lohnbuchhaltung: Die pünktliche Bereitstellung der Lohnmail an die Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des Monatsprozesses.
    • Mitarbeiterzufriedenheit messen: Regelmäßige Umfragen zur Erfassung der Mitarbeiterzufriedenheit und psychischen Gefährdungsbeurteilungen.
  3. Zentrale KPI: Die wichtigste Kennzahl für die Personalverwaltung ist die Mitarbeiterzufriedenheit, da sie ein Indikator für die Effizienz und Qualität der Verwaltungsprozesse ist.
Wie Personio uns unterstützt

Mit der Einführung von Personio als HR-Verwaltungssoftware decken wir die Anforderungen der OJR-Card umfassend ab. Personio zentralisiert alle administrativen HR-Prozesse und bietet eine Plattform zur kontinuierlichen Messung und Verbesserung der Performance in der Personalverwaltung. Über die Software lassen sich Aufgaben wie die Aktualisierung von Personaldaten, die Nachverfolgung von Urlaubsanträgen, das Onboarding und Offboarding sowie die Gehaltsabrechnungen effizient und transparent abwickeln. Das Dashboard und die Report-Funktionen von Personio ermöglichen es, den Status der definierten Job Results jederzeit im Blick zu behalten und zielgerichtet auf Abweichungen zu reagieren.

Durch den Einsatz von Personio wird die Personalverwaltung entlastet und kann sich stärker auf strategische HR-Themen konzentrieren. So verbessert die Software nicht nur die Qualität der HR-Prozesse, sondern fördert auch die Mitarbeiterzufriedenheit, was wiederum die Unternehmensleistung stärkt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Optimale Unterstützung für wachsende Unternehmen

Für Unternehmen, die sich im Wachstum befinden, ist es entscheidend, ihre HR-Prozesse effizient und skalierbar zu gestalten. Personio bietet dir genau dafür die perfekte Lösung: eine Plattform, die Routineaufgaben automatisiert und dir Raum für strategische Themen gibt.

Hier zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du Personio optimal nutzen kannst, um Wachstum zu unterstützen und gleichzeitig die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden zu steigern:

1. HR-Basisstruktur einrichten: Rollen, Daten und Berechtigungen
  • Klare Verantwortlichkeiten schaffen: Definiere in Personio spezifische Rollen und Berechtigungen für deine Mitarbeitenden. So stellst du sicher, dass sensible Daten geschützt sind und nur die richtigen Personen Zugriff haben.
  • Alle Mitarbeiterdaten zentral erfassen: Lade wichtige Informationen wie persönliche Daten, Arbeitszeiten und Verträge ins System. Dadurch hast du alles an einem Ort und bist bestens organisiert.
  • Dokumente digitalisieren: Lagere Arbeitsverträge, Zertifikate oder Gehaltsvereinbarungen in Personio. Das spart Zeit und schafft Ordnung – besonders in wachsenden Teams ein riesiger Vorteil.
2. Effizientes Recruiting und Onboarding gestalten
  • Recruiting-Prozesse vereinfachen: Mit Personio kannst du Stellenanzeigen erstellen, Bewerbungen nachverfolgen und den gesamten Bewerbungsprozess transparent abbilden. Perfekt, um den Überblick zu behalten, wenn dein Unternehmen wächst.
  • Onboarding automatisieren: Erstelle individuelle Onboarding-Pläne, die neue Mitarbeitende Schritt für Schritt durch die Einarbeitung führen. So fühlen sich Neuzugänge von Anfang an gut aufgehoben, und du sparst wertvolle Ressourcen.
3. Arbeitszeiten und Abwesenheiten transparent managen
  • Zeiterfassung integrieren: Nutze die Zeiterfassungsfunktion, um Arbeitszeiten zu dokumentieren und Überstunden automatisch zu berechnen. Das reduziert Fehler und erleichtert dir die Lohnabrechnung.
  • Abwesenheiten einfach verwalten: Lass deine Mitarbeitenden Urlaubsanträge oder Krankmeldungen direkt in Personio eintragen. Führungskräfte können diese mit einem Klick genehmigen – unkomplizierter geht’s nicht.
4. Gehaltsabrechnung vereinfachen
  • Effiziente Abrechnungen: Sammle alle relevanten Daten automatisch und bereite die Gehaltsabrechnung mit wenigen Klicks vor. So sparst du Zeit und vermeidest Fehler.
  • Finanzanalysen nutzen: Behalte mit den integrierten Reporting-Tools den Überblick über Gehaltskosten, Boni und andere finanzielle Kennzahlen. Das ist besonders wichtig, wenn dein Unternehmen wächst und du Budgetentscheidungen treffen musst.
5. HR-Controlling und Personalstatistiken aufbauen
  • Datenbasierte Entscheidungen treffen: Definiere Kennzahlen wie Fluktuationsrate oder Krankheitstage und überwache sie regelmäßig. Personio hilft dir, Muster zu erkennen und proaktiv zu handeln.
  • Individuelle Dashboards einrichten: Mit den Dashboards hast du die wichtigsten KPIs immer im Blick – egal, ob du dich auf Personalentwicklung oder Effizienzsteigerung konzentrieren möchtest.
6. Mitarbeiterzufriedenheit steigern
  • Feedback und Umfragen: Starte regelmäßige Umfragen, um die Stimmung im Team zu erfassen. Nutze die Ergebnisse, um die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden aktiv zu fördern.
  • Transparente Kommunikation: Gib deinen Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich in Feedback-Gesprächen einzubringen. Das zeigt Wertschätzung und stärkt die Bindung ans Unternehmen.
7. Prozesse skalieren und flexibel anpassen
  • Kontinuierliche Optimierung: Überprüfe regelmäßig deine HR-Prozesse und passe sie an die Bedürfnisse deines Unternehmens an. Personio wächst mit dir mit und bleibt flexibel.
  • Schulungen für neue Mitarbeitende: Sorge dafür, dass alle Mitarbeitenden die Software verstehen. Eine gute Einführung und regelmäßige Schulungen sichern die effektive Nutzung.

Fazit:

Mit Personio kannst du dein Unternehmen fit für die Herausforderungen des Wachstums machen. Automatisiere administrative Aufgaben, optimiere HR-Prozesse und schaffe eine skalierbare Struktur, die dir und deinem Team den Rücken freihält. So kannst du dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: den Erfolg deines Unternehmens.

Zeiterfassung in Personio

Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement

Im Rahmen der Zeiterfassung in Personio sind alle Mitarbeiter verpflichtet, ihre Arbeitszeiten vollständig und korrekt zu dokumentieren. Diese Maßnahme dient dem Arbeitsschutz, der Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften und der Verbesserung der Transparenz. Hier wird zwischen Anwesenheit und Abwesenheit unterschieden, und das genaue Vorgehen zur Zeiterfassung wird nachfolgend beschrieben.

1. Anwesenheit – Präsenzzeiten dokumentieren
Die Anwesenheit beschreibt die physische Anwesenheit eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin am Arbeitsplatz, einschließlich regulärer Arbeitsstunden und etwaiger Überstunden. Diese Zeiten müssen im Personio-Zeiterfassungssystem festgehalten werden:

  • Erfassen der Anwesenheit in Personio: Mitarbeiterkönnen ihre Anwesenheitszeiten direkt im Mitarbeiterprofil im Reiter „Anwesenheit“ dokumentieren. Hier gibt es auch die Möglichkeit, Arbeitszeiten, Pausen und Projektzeiten einzutragen oder ergänzende Kommentare hinzuzufügen.
  • Schneller Zugang: Über das Dashboard-Widget „Heutige Zeiterfassung hinzufügen“ können Mitarbeitende ihre täglichen Arbeitszeiten rasch und unkompliziert eintragen.
  • Monatsübersicht: Im Anwesenheitskalender des Reiters „Anwesenheit“ haben Mitarbeitende den Überblick über alle offenen und bestätigten Arbeitszeiten, Überstunden und Pausen.

👉 Für eine praktische Einführung in die Anwesenheitserfassung steht ein kurzes Video zur Verfügung: Video zur Zeiterfassung

2. Abwesenheit – Fehlzeiten vermerken

Die Abwesenheit umfasst alle Zeiträume, in denen ein Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz ist, sei es durch Krankheit, bezahlten Urlaub oder unbezahlten Urlaub. Diese Zeiten sind ebenfalls in Personio festzuhalten, um eine vollständige Übersicht zu erhalten.

  • Pflege der Abwesenheiten: Über den Abwesenheitskalender in Personio können Abwesenheiten schnell und einfach dokumentiert werden. So bleiben alle relevanten Informationen aktuell, und es entsteht eine klare Aufteilung zwischen Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten.
3. Wichtige Punkte zur Zeiterfassung
  • Vollständigkeit und Korrektheit: Alle Arbeitszeiten – inklusive regulärer Stunden, Überstunden und Pausen – müssen exakt dokumentiert sein.
  • Transparenz und Genauigkeit: Nur korrekt erfasste Zeiten ermöglichen eine präzise Abrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
  • Schulungen und Fragen: Alle Mitarbeitenden sollten mit der Zeiterfassungsfunktion in Personio vertraut sein. Bei Unsicherheiten steht die Personalabteilung jederzeit zur Verfügung.
  • Strenge Vorschriften gegen Manipulation: Jegliche Manipulation der Zeiterfassung oder falsche Angaben sind streng verboten und können arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
4. Praktische Anleitung zur Erfassung der Anwesenheit

Im Reiter „Anwesenheit“ des Mitarbeiterprofils können:

  • Arbeitszeiten für jeden Tag festgelegt oder bei Bedarf für bestimmte Zeiträume kopiert werden.
  • Pausen und Projektzeiten erfasst werden, was die Zeiterfassung noch präziser gestaltet.

Personio bietet mit diesen Funktionen eine einfache und transparente Lösung für die Zeiterfassung und -verwaltung, die speziell auf die Bedürfnisse wachsender Unternehmen ausgelegt ist.

Automatisierung von Routineaufgaben

So sparst du Zeit und fokussierst dich aufs Wesentliche

In der täglichen Unternehmenspraxis sind Routineaufgaben oft wahre Zeitfresser. Vom Genehmigen von Urlaubsanträgen bis hin zur Pflege von Mitarbeiterdaten: Solche Prozesse sind wichtig, doch sie halten dich von strategischen Themen ab. Mit Personio kannst du diese Aufgaben automatisieren und dadurch wertvolle Zeit gewinnen. Wie das funktioniert und warum es gerade für wachsende Unternehmen essenziell ist, zeigt dir unser Best-Practice-Beispiel.

Warum Automatisierung in der HR so wichtig ist

  • Routineaufgaben sind repetitiv und bieten wenig Raum für Kreativität oder strategisches Denken. Dennoch sind sie für die Organisation unverzichtbar. Hier setzt die Automatisierung an:

    • Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse sind weniger anfällig für menschliche Fehler, beispielsweise bei der Berechnung von Urlaubstagen oder Überstunden.
    • Zeitersparnis: Prozesse wie Genehmigungen oder Dokumentenverwaltung laufen automatisiert im Hintergrund, ohne dass du manuell eingreifen musst.
    • Skalierbarkeit: Besonders in wachsenden Unternehmen mit steigenden Mitarbeiterzahlen bleibt die Effizienz erhalten, da Prozesse nicht manuell angepasst werden müssen.
Wie Personio Routineaufgaben automatisiert

  • Personio bietet dir eine Vielzahl an Funktionen, mit denen du Routineaufgaben automatisieren kannst:

    1. Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement: Mitarbeitende stellen Urlaubsanträge direkt im System. Personio prüft automatisch Verfügbarkeiten, und du oder die zuständige Führungskraft können die Anfrage mit einem Klick genehmigen. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für Transparenz im Team.
    2. Zeiterfassung und Überstundenberechnung: Arbeitszeiten werden automatisch erfasst und Überstunden korrekt berechnet. So hast du stets einen genauen Überblick und kannst die Lohnabrechnung problemlos vorbereiten.
    3. Onboarding- und Offboarding-Prozesse: Automatisiere Aufgabenlisten für neue Mitarbeitende. Personio sorgt dafür, dass jeder Onboarding-Schritt rechtzeitig abgeschlossen wird – von der Vertragsunterzeichnung bis zur Einrichtung eines Arbeitsplatzes.
    4. Gehaltsabrechnung: Alle relevanten Daten wie Arbeitszeiten, Abwesenheiten oder Boni fließen automatisch in die Gehaltsabrechnung ein. Mit wenigen Klicks kannst du die Daten prüfen und exportieren.
Best Practice: Automatisiertes Onboarding bei einem wachsenden Tech-Startup

  • Ein erfolgreiches Beispiel für die Automatisierung mit Personio kommt von einem schnell wachsenden Tech-Startup. Innerhalb eines Jahres wuchs das Team von 30 auf 100 Mitarbeitende – eine echte Herausforderung für die HR-Abteilung. Vor allem das Onboarding neuer Mitarbeitender wurde schnell zum Engpass.
    Die Lösung: Das Startup implementierte automatisierte Onboarding-Workflows in Personio. Nach der Vertragsunterzeichnung erhielten neue Mitarbeitende automatisch:

    • Eine personalisierte Checkliste: Diese listete alle wichtigen Schritte auf, z. B. das Ausfüllen persönlicher Daten oder das Hochladen von Dokumenten.
    • Eine Willkommens-E-Mail: Automatisch mit wichtigen Informationen wie dem ersten Arbeitstag, Ansprechpartnern und Login-Daten.
    • Zugeteilte Aufgaben für Führungskräfte: Auch die Führungskräfte erhielten automatische Erinnerungen, etwa für die Organisation des Arbeitsplatzes oder das Anlegen von Zugängen.

    Das Ergebnis: Neue Mitarbeitende starteten motiviert und gut vorbereitet, während die HR-Abteilung bis zu 50 % weniger Zeit für das Onboarding benötigte. Die Effizienz steigerte sich, und trotz des schnellen Wachstums blieb der Prozess reibungslos.

Effizientes Bewerbermanagement mit Personio: So findest du die besten Talente

In einer Zeit, in der der „War for Talent“ in vielen Branchen intensiv geführt wird, ist ein effizientes Bewerbermanagement entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens. Mit Personio kannst du deinen gesamten Recruiting-Prozess von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung digitalisieren, vereinfachen und beschleunigen. Erfahre hier, wie du Personio optimal für dein Bewerbermanagement nutzen kannst.

Warum digitales Bewerbermanagement unverzichtbar ist

Das klassische Bewerbermanagement mit Tabellen, unübersichtlichen E-Mails und verstreuten Notizen kostet nicht nur Zeit, sondern birgt auch die Gefahr, potenzielle Talente zu übersehen. Mit einem digitalen Tool wie Personio kannst du diese Probleme lösen:

  • Übersicht und Struktur: Alle Bewerbungen und Informationen sind zentral an einem Ort verfügbar.
  • Zeitersparnis: Prozesse wie die Kommunikation mit Kandidaten oder die Terminplanung für Interviews laufen automatisiert.
  • Kandidatenerlebnis: Eine schnelle und professionelle Kommunikation hinterlässt bei Bewerber*innen einen positiven Eindruck – ein wichtiger Faktor im Employer Branding.
Wie Personio dein Bewerbermanagement revolutioniert
  1. Stellenausschreibungen zentral verwalten: Mit Personio kannst du Stellenanzeigen auf mehreren Plattformen gleichzeitig veröffentlichen, z. B. auf Jobportalen oder deiner Karriereseite. Änderungen an der Anzeige werden direkt synchronisiert – das spart Zeit und vermeidet Inkonsistenzen.
  2. Bewerbungen einfach tracken: Alle eingehenden Bewerbungen werden in einer übersichtlichen Pipeline dargestellt. Du siehst auf einen Blick, in welchem Status sich ein Kandidat befindet, z. B. „Interview geplant“ oder „Angebot ausstehend“. So behältst du auch bei vielen Bewerbungen den Überblick.
  3. Automatisierte Kommunikation: Personio hilft dir, den gesamten Kommunikationsprozess zu automatisieren. Standard-E-Mails wie Eingangsbestätigungen, Absagen oder Intervieweinladungen kannst du einmal erstellen und dann mit wenigen Klicks verschicken – personalisiert und professionell.
  4. Kollaboration im Team: Lade alle Beteiligten – z. B. Hiring Manager oder Teamleiter – in den Prozess ein. Sie können direkt im System Feedback zu Kandidaten geben, und du vermeidest endlose E-Mail-Ketten.
  5. Datenschutz und DSGVO-Konformität: Personio sorgt dafür, dass alle Bewerberdaten sicher gespeichert und datenschutzkonform verarbeitet werden. Mit automatischen Löschfristen bleibst du rechtlich auf der sicheren Seite.

Fazit: Automatisierung schafft Freiräume für strategische Arbeit

Indem du Routineaufgaben automatisierst, entlastest du dich und dein Team. Mit Personio als zentraler Plattform sparst du nicht nur Zeit, sondern schaffst auch eine professionelle Basis für deine HR-Arbeit. Egal ob es um Abwesenheiten, Zeiterfassung oder Onboarding geht – die Automatisierung ist der Schlüssel zu Effizienz und Skalierbarkeit, gerade in wachsenden Unternehmen. Nutze die Möglichkeiten, um dich auf das Wesentliche zu konzentrieren: deine Mitarbeitenden und das Wachstum deines Unternehmens.

Erfolgreiche Integration neuer Mitarbeitender

Onboarding-Prozess

Ein effektives Onboarding von Mitarbeitenden hat den Zweck, neue Mitarbeitende erfolgreich in das Unternehmen zu integrieren und ihre Produktivität sowie Zufriedenheit zu fördern. Es dient dazu, die Einarbeitungszeit zu verkürzen, die Anpassung an die Unternehmenskultur zu erleichtern und sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeitenden die notwendigen Fähigkeiten und Informationen erhalten, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen. Gutes Onboarding trägt dazu bei, dass sich Mitarbeitende von Anfang an engagiert fühlen, die Unternehmenswerte verstehen, effektiv mit Kollegen kommunizieren können und somit einen positiven Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Es ist ein strategischer Prozess, der die langfristige Bindung und Entwicklung von Talenten fördert.

1. Angebot und Vertragsunterzeichnung

Nachdem der Arbeitsvertrag angenommen wurde, erfolgt die offizielle Einstellung. Hierfür legen wir den neuen Mitarbeitenden in Personio an und weisen ihm eine Onboarding-Vorlage zu.

2. Zuweisen der Onboarding-Vorlage
Den Mitarbeitenden über den Reiter “Mitarbeiter” oder die Suchleiste auswählen > Reiter Onboarding öffnen > Vorlage jetzt zuweisen, um den Onboarding Prozess zu starten

Der Onboarding-Prozess ist ein wichtiger Schritt, um neue Mitarbeitende erfolgreich in unser Unternehmen zu integrieren und sie auf ihre Aufgaben und die Unternehmenskultur vorzubereiten.
Das Onboarding wird in Personio abgebildet. Unter dem Reiter Onboarding sind die einzelnen Schritte aufgeführt und können nach jedem Schritt abgehackt werden. Zudem schickt Personio Erinnerungen heraus, wenn Onboardingschritte überfällig oder noch zu erledigen sind.

Hier der Onboarding-Prozess und die einzelnen Schritte und Fälligkeiten:

  1. Vorbereitung: Planung: HR und das Management planen den Onboarding-Prozess im Voraus. Dies umfasst die Festlegung von Zielen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
  2. Willkommenskommunikation: Angebot und Vertragsunterzeichnung: Nachdem der Arbeitsvertrag angenommen wurde, erfolgt die offizielle Einstellung. Willkommensnachricht: Der neue Mitarbeiter erhält eine Willkommensnachricht, die die Vorfreude auf seine Ankunft im Unternehmen ausdrückt und grundlegende Informationen bereitstellt. Diese ist bei Personio im Onboarding Prozess eingebunden. Diese Nachricht muss nun nur noch abgeschickt werden

Zentrale Dokumentenverwaltung

Effiziente Zentrale Dokumentenverwaltung mit Personio

In der HR-Welt spielen Dokumente eine entscheidende Rolle: Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen und vieles mehr müssen organisiert, sicher aufbewahrt und leicht zugänglich sein. Doch oft kämpfen Unternehmen mit verstreuten Dateien, unübersichtlichen Ordnerstrukturen oder zeitaufwändigen Suchvorgängen. Genau hier kommt die zentrale Dokumentenverwaltung von Personio ins Spiel – ein Tool, das den gesamten Prozess effizienter, sicherer und benutzerfreundlicher gestaltet.

Warum ist eine zentrale Dokumentenverwaltung wichtig?

Eine unstrukturierte Dokumentenverwaltung birgt zahlreiche Risiken und Herausforderungen:

  • Zeitverlust: Wichtige Dokumente gehen in chaotischen Dateisystemen verloren, und die Suche danach kostet wertvolle Arbeitszeit.
  • Rechtsrisiken: Fehlende oder falsch archivierte Dokumente können zu Problemen bei Audits oder rechtlichen Auseinandersetzungen führen.
  • Sicherheitslücken: Sensible Daten wie Gehaltsinformationen oder persönliche Unterlagen müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Mit einer zentralen Lösung wie Personio werden diese Herausforderungen minimiert, indem alle relevanten Unterlagen an einem sicheren und zugänglichen Ort gespeichert werden.

Die Vorteile der Dokumentenverwaltung in Personio
  1. Alles an einem Ort, jederzeit zugänglich: Personio ermöglicht es dir, alle Dokumente zentral zu speichern und zu verwalten. Mitarbeitende und HR-Teams können relevante Unterlagen – je nach Berechtigung – jederzeit und von überall aus abrufen. Das spart Zeit und schafft Transparenz.
  2. Automatische Zuordnung zu Mitarbeitenden: Mit Personio kannst du Dokumente direkt den entsprechenden Mitarbeitenden zuordnen. Ob Arbeitsverträge, Zertifikate oder Abwesenheitsbescheinigungen – alle Unterlagen werden übersichtlich im jeweiligen Mitarbeiterprofil gespeichert.
  3. Erhöhte Datensicherheit: Datenschutz hat bei Personio oberste Priorität. Die Plattform erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und gewährleistet, dass sensible Daten sicher gespeichert werden. Mit detaillierten Zugriffsberechtigungen kannst du genau steuern, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf.
  4. Reduzierter Verwaltungsaufwand: Dank automatisierter Workflows und Vorlagen entfällt das mühsame manuelle Hin- und Herschicken von Dokumenten. Zum Beispiel können Gehaltsabrechnungen automatisch hochgeladen und für Mitarbeitende freigegeben werden.
  5. Einfache Integration in HR-Prozesse: Die Dokumentenverwaltung ist nahtlos in die anderen Funktionen von Personio integriert, wie Onboarding, Offboarding und Abwesenheitsmanagement. So kannst du sicherstellen, dass alle Prozesse gut organisiert und miteinander verknüpft sind.
Wie funktioniert die Dokumentenverwaltung in Personio?
  1. Hochladen und Zuordnen: Lade Dokumente einfach in Personio hoch und weise sie einzelnen Mitarbeitenden oder Kategorien zu.
  2. Zugriffsrechte festlegen: Entscheide, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf – Mitarbeitende, Führungskräfte oder externe Berater.
  3. Automatisierte Benachrichtigungen: Personio erinnert dich an wichtige Fristen oder fehlende Dokumente, wie z. B. auslaufende Verträge oder Zertifikate.
  4. Schnelles Wiederfinden: Mit der Suchfunktion kannst du Dokumente in Sekundenschnelle finden, egal ob nach Namen, Kategorien oder Stichwörtern.
Best Practices für die Dokumentenverwaltung
  • Kategorien definieren: Lege klare Kategorien für Dokumente an, z. B. Verträge, Abwesenheiten oder Schulungszertifikate. So bleibt die Struktur übersichtlich.
  • Regelmäßige Updates: Überprüfe und aktualisiere gespeicherte Dokumente regelmäßig, um sicherzustellen, dass alle Unterlagen auf dem neuesten Stand sind.
  • Zugriffsrechte prüfen: Stelle sicher, dass sensible Daten nur von den Personen eingesehen werden können, die dazu berechtigt sind.

Weitere Informationen

Für HR-Abteilungen

Personio nimmt HR-Teams die zeitaufwändigen administrativen Aufgaben ab und schafft Freiräume für das, was wirklich zählt: die Menschen im Unternehmen. Von der digitalen Personalakte bis zur automatisierten Urlaubsplanung – Personio vereinfacht viele HR-Prozesse und sorgt für reibungslose Abläufe.

Statt in unübersichtlichen Tabellen oder Papierstapeln zu versinken, können HR-Mitarbeiter alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort verwalten. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler. Darüber hinaus bieten Analyse-Tools wertvolle Einblicke in die Personalentwicklung, was die strategische Planung erheblich erleichtert. Kurz gesagt: HR kann sich endlich von der Rolle des „Verwaltungsteams“ hin zu einer strategischen Säule des Unternehmens entwickeln.

Mit Personio können HR-Abteilungen ihre Rolle neu definieren und sich auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren. Die Software ermöglicht es, Talente effektiver zu fördern, Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und die Unternehmenskultur aktiv zu gestalten. Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben gewinnen HR-Profis die nötige Zeit, um als echte Business Partner zu agieren und die Unternehmensziele maßgeblich zu unterstützen.
Personio ist weit mehr als nur eine Software – es ist ein Werkzeug, das die Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und Mitarbeitern fördert. Indem es Routineaufgaben automatisiert, wichtige Daten zentralisiert und allen Beteiligten Transparenz bietet, schafft Personio eine Grundlage für nachhaltiges Wachstum und zufriedene Teams. Egal ob strategische Planung, operative Prozesse oder der individuelle Arbeitsalltag – mit Personio profitiert jeder Unternehmensbereich.

Für Geschäftsleitung und Head ofs

Transparenz und fundierte Entscheidungen

Führungskräfte stehen häufig vor der Herausforderung, datenbasierte Entscheidungen treffen zu müssen – und genau hier kommt Personio ins Spiel. Die Software bietet übersichtliche Dashboards, mit denen KPIs wie Fluktuationsraten, Überstunden oder Recruiting-Zahlen auf einen Blick erkennbar sind. Diese Datenbasis ermöglicht es, gezielt Maßnahmen zu ergreifen, etwa bei der Optimierung von Recruiting-Prozessen oder der Mitarbeiterbindung.

Auch die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen wird erleichtert: Dank klarer Workflows und transparenter Prozesse wissen alle, was wann zu tun ist. Besonders in schnell wachsenden Unternehmen sorgt Personio dafür, dass Strukturen skalierbar bleiben und auch in hektischen Zeiten kein Chaos ausbricht.

Für die Mitarbeiter

Mehr Eigenverantwortung und Zufriedenheit

Eine intuitive Self-Service-Plattform wie Personio macht den Arbeitsalltag für Mitarbeiter deutlich angenehmer. Ob Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen oder die Verwaltung persönlicher Daten – alles ist mit wenigen Klicks verfügbar. Das schafft Transparenz und spart den Mitarbeitern den Weg zur HR-Abteilung für einfache Anliegen.

Doch der Nutzen geht über die praktische Anwendung hinaus: Personio signalisiert den Mitarbeitern, dass ihr Unternehmen in moderne, mitarbeiterfreundliche Technologien investiert. Das stärkt nicht nur das Vertrauen, sondern auch die Zufriedenheit – ein entscheidender Faktor in Zeiten, in denen Employer Branding immer wichtiger wird.

Zudem ermöglicht die Plattform den Mitarbeitern, ihre eigene Entwicklung aktiv zu gestalten. Sie können Fortbildungswünsche einfach kommunizieren, Zielvereinbarungen einsehen und ihre Leistungen dokumentieren. Diese Möglichkeit zur Selbststeuerung fördert die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter, was sich wiederum positiv auf die Unternehmenskultur und -leistung auswirkt.