Gelten Mitarbeiterrabatte
als steuerfreies Benefit?
Rabatte auf eigene Waren oder Dienstleistungen – Welcher Arbeitnehmer würde sich nicht darüber freuen? Aus Arbeitgebersicht stellt das auf den ersten Blick sicherlich eine gute Idee für ein Mitarbeiter-Benefit dar. Doch sind Mitarbeiterrabatte das wirklich?
Als Arbeitgeber müssen hier einige Dinge beachtet werden. Wer mit Mitarbeiterrabatten falsch umgeht, für den kann es richtig teuer werden. Und auch die Frage, was man seinen Mitarbeitern als Rabatt anbieten darf, ist damit auch noch nicht geklärt. Sind Mitarbeiterrabatte wirklich frei von Abgaben für Lohnsteuer und Sozialversicherung?
Damit Dir keine Fehler passieren, möchte FAIRFAMILY dem ganzen einmal genauer auf den Grund gehen. Mit unseren Tipps kannst Du Deinem Personal die richtigen Benefits anbieten und wirst auch bei Rabatten nichts falsch machen.
Der geldwerte Vorteil
Was Mitarbeiter-Benefits angeht, spielt der geldwerte Vorteil eine zentrale Rolle. Das gilt auch für Mitarbeiter- bzw. Personalrabatte.
Bei dem geldwerten Vorteil handelt es sich um Sachbezüge, die Du Deinen Arbeitnehmern zusätzlich zum Lohn anbietest. Er bestimmt laut §8 des Einkommensteuergesetzes (EStG), wie hoch diese Sachleistung sein darf. Wird eine Grenze überschritten, so wird alles darüber steuer- und sozialversicherungspflichtig. Alles oberhalb dieses Freibetragswird vor dem Gesetz als geldwerter Vorteil gesehen.
Zum geldwerten Vorteil zählen häufig eingesetzte Mitarbeiter-Benefits wie die Sachbezugskarte, der Tankgutschein oder die Beiträge für das Fitnessstudio. Ob solche Sachbezüge im Lohnkonto als Benefits Sinn machen, ist eher fragwürdig. Sie sprechen nicht jeden Mitarbeiter gleichermaßen an. Dennoch werden sie genutzt.
Die abgabenfreie Grenze bei solchen Sachbezügen liegt bei 50 Euro im Monat pro Mitarbeiter. Alles, was diesen Betrag übersteigt, wird als geldwerter Vorteil angesehen und daher ähnlich wie eine Lohnerhöhung behandelt.
Zuwendungen und Geschenke
sind geldwerte Vorteile
Noch komplizierter wird es bei Benefits wie einem Firmenwagen. Für die Berechnung des Sachbezugs gibt es zwei Möglichkeiten. Die Listenpreis-Methode(“Ein-Prozent-Regelung”) und das Fahrtenbuch.
Mit dem Fahrtenbuch lassen sich Kilometer genauer abrechnen. Die Aufzeichnung und Abrechnung der Fahren bedeutet aber häufig einen hohen Mehraufwand.
Die Listenpreis-Methode setzt für Privatfahrten einen geldwerten Vorteil von einem Prozent des inländischen Listenpreises für den Wagen an. Für Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte werden pro Kilometer noch einmal 0,03 Prozent des Listenpreises berechnet. (Jedoch nur eine Fahrtrichtung, entweder zur Arbeit oder von dort nach Hause.)
Alles, was den Freibetrag überschreitet, muss vollständig versteuert werden. Da es sich bei Autos um kostenintensive Benefits handelt, solltest Du als Arbeitgeber stets im Hinterkopf haben, dass dies die Kosten für Mitarbeiter in die Höhe treiben kann.
Selbst bei IT-Hardware, die Mitarbeiter privat nutzen dürfen, kann ein geldwerter Vorteil entstehen. Solange die Hardware aus wirtschaftlicher Sicht im Besitz des Unternehmens bleibt, ist alles in Ordnung. Wenn Du Dich aber entscheidest, zum Beispiel Computer oder Smartphones an Deine Mitarbeiter zu verschenken, entsteht auch hier ein geldwerter Vorteil.
Das gilt im Übrigen auch für alte Hardware! Hast Du Computer zum Beispiel für zwei Jahre geleast und möchtest Du sie nun durch neue ersetzen, darfst Du die alten Rechner nicht an Deine Mitarbeiter verschenken! Du darfst ihnen die Geräte nur zu einem Teil des ursprünglichen Nettopreises verkaufen und musst auf diesen Betrag auch Umsatzsteuer entrichten. Dies gilt im Übrigen für alles, was aus dem Betriebsvermögen den Besitzer wechselt (auch beim Firmenwagen).
Wann der Mitarbeiterrabatt
zum geldwerten Vorteil wird
Doch was ist jetzt ein Mitarbeiterrabatt? Im Prinzip verkaufst Du wie beim Beispiel der Computer-Hardware ja Deinen Mitarbeitern eine Ware. Bietest Du Deiner Belegschaft das Produkt günstiger an und zahlst darauf die Umsatzsteuer?
Ganz so einfach ist es hier auch nicht. Sämtliche Rabatte können als geldwerter Vorteil angesehen werden. Der Freibetrag für Mitarbeiterrabatte liegt bei 1.080 Euro pro Jahr.
Dies gilt für Waren und Dienstleistungen, die dann steuer- und beitragsfrei sind. Erst, was diese Grenze überschreitet, wird als geldwerter Vorteil angesehen und ist steuer- und beitragspflichtig.
Hier ein Beispiel: Ein Autohändler verkauft einem Mitarbeiter einen Mittelklassewagen für 30.000 Euro und gewährt ihm 10 Prozent Mitarbeiterrabatt. Der Vorteil gegenüber herkömmlichen Kunden beträgt also 3.000 Euro.
Da der Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro liegt, entsteht ein geldwerter Vorteil von 1.920 Euro. Dieser ist auf dem Lohnkonto aufzuzeichnen und muss vom Arbeitgeber umfassend versteuert werden.
Da nun aber der jährliche Rabattfreibetrag von 1.080 Euro aufgebraucht ist, müssen alle weiteren gewährten Rabatte zu 100 Prozent versteuert werden. Auch Dienstleistungen wie etwa ein Werkstattbesuch mit dem neuen Auto fallen darunter.
Gefährliche Grauzone:
Mitarbeiterrabatte durch Dritte
Wo Du besonders aufpassen musst, ist, wenn Dein Rabatt für Mitarbeiter über Fremdunternehmen bzw. Dritte kommt. Das gilt auch, wenn es sich um ein anderes Unternehmen innerhalb der eigenen Firmenstruktur handelt!
Die gesetzliche Lage ist hier ein wenig unübersichtlich und zugleich unklar geregelt. Noch wird hier im Einzelfall entschieden. Allgemein gültig ist jedoch, dass es für den Rabatt und Kontakt zwischen Deinen Mitarbeitern und den Dritten keine Gegenleistung für Dich als Arbeitgeber geben darf.
Bleiben wir beim Beispiel zwischen Autohändler und Werkstatt und nehmen an, dass die Werkstatt einem anderen Unternehmen angehört. Du darfst als Arbeitgeber an den Werkstattbesitzer die Bitte stellen, ob er Deinen Mitarbeitern freiwillig einen Rabatt gewähren würde. Wenn er das tut, hast Du lediglich zwischen den Parteien vermittelt und keine Gegenleistung für Dein Unternehmen erhalten.
Handelt es sich aber um eine Vertragswerkstatt, in der all Deine Autos gewartet und repariert werden, kann dies anders aussehen. Nutzen Deine Mitarbeiter nun im Rahmen dieses Dienstverhältnisses auch das Angebot, so handelt es sich um einen geldwerten Vorteil. Es zählt als Belegschafts- oder Personalrabatt und ist damit auch ein steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Natürlich können Deine Mitarbeiter auch im privaten Verhältnis diese Vertragswerkstatt besuchen. Ob der Inhaber ihnen einen Rabatt bietet, ist seine Sache. Du bietest dann Deinen jedenfalls keinen Mitarbeiterrabatt als Benefit an und darfst ihn ganz sicherlich auch nicht als solchen bewerben.
Wie Du siehst, bilden derartige Rabatte rechtlich eine gefährliche Grauzone! Wann für Dich im Dienstverhältnis ein Vorteil entsteht, wird im Einzelfall vor Gericht entschieden.
Emotionale Lohnbestandteile und Mitarbeiterrabatte kombinieren
Ob Mitarbeiterrabatte überhaupt Sinn machen, hängt natürlich stark von Deiner Firmenform ab. Als B2C-Unternehmen hast Du Produkte, die Deine Mitarbeiter interessieren könnten. Als B2B-Unternehmer sind Deine Produkte für den (End-)Verbraucher wahrscheinlich eher ungeeignet.
Du solltest also überlegen, ob Du nicht besser mit weiteren Mitarbeiter-Benefits arbeitest, zu denen sich ein Mitarbeiterrabatt möglicherweise ergänzen lässt.
Da Sachbezüge nicht alle Mitarbeiter ansprechen, hat FAIRFAMILY die bessere Lösung für Dich: Wie wäre es mit einem eigenen Gesundheits-Benefit-System als emotionalen Lohnbestandteil? Du sprichst nicht nur alle Mitarbeiter gleichermaßen an, sondern förderst auch ihre Gesundheit.
Jeder einzelne Deiner Belegschaft kann seine Leistungen frei wählen und über ein Gesundheitsbudget abrechnen. Zu den Leistungen zählen zum Beispiel:
- Gesundheitscoachings
- Zahnbehandlungen und Zahnersatz
- Ein- oder Zweibettzimmer im Krankenhaus
- Facharzttermin innerhalb weniger Tage
- Heilpraktiker-Behandlungen und Massagen
- Übernahme von Eigenbeiträgen für Arzneimittel u. Sehhilfen
Das System von FAIRFAMILY bietet Dir insgesamt über 300 verschiedene Gesundheitsleistungen. Aus diesen kannst Du Dein eigenes Gesundheits-Benefit-System zusammenstellen. Das System wird staatlich gefördert. So kannst Du für gerade einmal 30 Euro pro Mitarbeiter und Monat über 1.000 Euro an Netto-Mehrwerten für jeden generieren.
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