Personalwesen – alles, was Sie wissen müssen

Das Personalwesen ist ein zentraler Unternehmensbereich, der sich verantwortungsvoll mit den Belangen des Personals auseinandersetzt. Es wird auch als Personalmanagement, Human Resource Management (HR), Personalwirtschaft oder Personalarbeit bezeichnet. 

Die Rolle des Personalwesens hat sich in den letzten Jahren durch die fortschreitende Digitalisierung grundlegend gewandelt. Statt sich nur auf die Verwaltung zu konzentrieren, agiert es heutzutage zunehmend strategisch. In diesem Glossarbeitrag erfahren Sie, welche Ziele und Aufgaben das Personalwesen hat und wie die Digitalisierung es bereichert.

Was ist unter dem Begriff Personalwesen zu verstehen?

Das Personalwesen bezeichnet den Unternehmensbereich, der sich mit allen Belangen rund um das Personal beschäftigt. Es sorgt für den gezielten Einsatz von qualifizierten Mitarbeitern. Dadurch ist das Personalwesen für den Erfolg des Unternehmens mit verantwortlich.

Die einzelnen Mitarbeiter sind hierbei nicht nur als Human Resource, sondern vor allem als soziale Wesen zu betrachten. Daher arbeitet das Personalwesen nicht ausschließlich mit betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Sie werden durch relevante Ansätze aus dem Sozial- und Arbeitsrecht sowie arbeitswissenschaftliche Problemstellungen ergänzt.

Eng verknüpft ist das Personalwesen mit der Personalabteilung eines Unternehmens. Allerdings ist die organisatorische Zuordnung unterschiedlich. Kleinere Unternehmen (KMU) übertragen häufig die Aufgaben direkt auf die Geschäftsführung. Großkonzerne weisen diese Aufgaben meist der Personalabteilung zu.

Ziele des Personalwesens

Die Ziele des Personalwesens sind vielfältig und lassen sich grundsätzlich in soziale und ökonomische Aspekte unterteilen.

Die sozialen Ziele umfassen:

  • Die Steigerung der Mitarbeiterbindung
  • Die Reduzierung der Fluktuationsrate
  • Die Erzielung einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit
  • Die Gestaltung attraktiver Arbeitsbedingungen, wie z. B. Flexibilität und Remote Work

Zu den ökonomischen Zielen zählen:

  • Das Recruiting von Mitarbeitern in verschiedensten Fachbereichen
  • Die Findung und Bindung von Talenten im Rahmen von Ausbildung und Weiterbildung
  • Die Weiterentwicklung der Potenziale von Mitarbeitern
  • Die Reduzierung von Fehlzeiten

Wenn eine Balance zwischen den Interessen des Unternehmens und der Mitarbeiter besteht, kann dies maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen.

Das Aufgabenspektrum

Die Aufgaben sind sehr vielfältig und breit gefächert. Hier ein Überblick über die verschiedenen Aufgabenbereiche:

Interne Personalbeschaffung und kollektive Personalplanung

Hier geht es darum, die personellen Anforderungen optimal abzudecken, um die Unternehmensziele zu erreichen. Dabei werden sowohl personelle Ist- als auch Soll-Zustände ermittelt. Daraus werden Maßnahmen abgeleitet, um jederzeit das richtige Personal mit der passenden Qualifikation bereitstellen zu können.

Recruiting

In diesem Bereich geht es um die Personalbeschaffung mit internen und externen Maßnahmen. Von der Stellenbeschreibung über Interviews bis zur Vertragsunterzeichnung und dem Onboarding.

Personalentwicklung

Die Personalentwicklung beschäftigt sich mit der Förderung, Qualifizierung und Weiterbildung der Mitarbeiter und Führungskräfte. Dabei geht es darum, Strategien aufzusetzen, Instrumente zu identifizieren und Maßnahmen umzusetzen, um langfristigen Unternehmenserfolg zu gewährleisten.

Personalkommunikation

Die Personalkommunikation wendet sich mittels interner Kommunikation an die Mitarbeiter, wie zum Beispiel über ein schwarzes Brett. Über die externe Kommunikation wird sich an Personalagenturen, Berater und ähnliche Institutionen gewendet.

Personalcontrolling

Im Personalcontrolling werden alle Verfahren oder Prozesse des Personalwesens anhand relevanter Kennzahlen kontrolliert und gesteuert. Das Personalcontrolling kann operativ, strategisch oder quantitativ ausgerichtet sein.

Personalbeurteilung

Durch Leistungserfassungen gewinnt das Personalwesen einen Überblick über das tatsächliche Qualitätsniveau der Mitarbeiter. Dies bildet die Grundlage für die Identifizierung von relevanten Weiter- und Fortbildungen. Und sorgt für eine gerechte Entgeltgestaltung im Unternehmen.

Entgeltabrechnung

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, jedem Mitarbeiter eine Entgeltabrechnung auszustellen, auf der das vereinbarte Entgelt notiert ist. Hierbei handelt es sich um steuerlich relevante Dokumente, die korrekt sein müssen.

Personalverwaltung

In der Personalverwaltung laufen alle routinemäßigen Administrationsaufgaben im Personalwesen zusammen. Hier werden alle Formalitäten erledigt. Von der Einstellung eines Mitarbeiters bis zu seinem Ausstieg aus dem Unternehmen.

Strategisches Personalmanagement

Als Königsdisziplin zeichnet sich das strategische Personalmanagement durch die Nutzung von Kennzahlen aus dem Performance Management aus. Dort werden auf Basis von Daten passende Strategien entwickelt. Auf diese Weise kann das Personalwesen die Unternehmensziele nicht nur unterstützen, sondern strategisch fördern.

Erweiterung des Aufgabenspektrums 

In den letzten Jahren hat sich das Aufgabenspektrum des Personalwesens erheblich erweitert. Früher deckte es vorrangig administrative Aufgaben ab. Heute beinhaltet es auch die Entwicklung von Personalstrategien, die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen und vieles mehr. Einer der Schlüsselaspekte des erweiterten Aufgabenspektrums des Personalwesens ist das Talentmanagement.

Das Talentmanagement bezeichnet den Prozess, bei dem Unternehmen die richtigen Mitarbeiter für die richtigen Positionen finden und diese effektiv managen. Dies beginnt mit dem Recruiting, dem Prozess, bei dem potenzielle Kandidaten identifiziert und eingestellt werden. 

Einmal eingestellt, müssen die Mitarbeiter kontinuierlich weiterentwickelt werden, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Dies kann durch Trainingsprogramme, Weiterbildungsmöglichkeiten und Entwicklungspläne erreicht werden.

Darüber hinaus umfasst das Talentmanagement auch die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen. Dies kann durch verschiedene Maßnahmen erreicht werden. Darunter finanzielle Anreize, Work-Life-Balance-Initiativen und -Programme.

Zudem beinhaltet das Talentmanagement auch das Nachfolgemanagement. Das gewährleistet, dass qualifizierte Mitarbeiter Schlüsselpositionen im Unternehmen übernehmen können, wenn dies erforderlich ist.

Die Rolle des Personalwesens in der Unternehmensstruktur

Das Personalwesen ist ein integraler Bestandteil des Unternehmens und spielt eine entscheidende Rolle bei dessen Erfolg. In der Vergangenheit war das Personalwesen primär in einer administrativen Rolle tätig. In der heutigen Geschäftswelt hat es eine strategische Bedeutung erlangt. 

Dazu gehören:

  • Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter
  • Entwicklung und Implementierung von Schulungsprogrammen
  • Gestaltung der Vergütungsstrukturen
  • Durchführung von Leistungsbewertungen

Darüber hinaus ist das Personalwesen für die Aufrechterhaltung eines positiven und gesunden Arbeitsumfeldes verantwortlich. Dies beinhaltet die Lösung von Konflikten, die Pflege der Unternehmenskultur und die Überwachung der Arbeitsbedingungen. In allen Aspekten sorgt das Personalwesen dafür, dass die Mitarbeiter motiviert, produktiv und zufrieden sind.

Rolle des Personalwesens in der Mitarbeiterbindung

Die Mitarbeiterbindung ist ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg. Es ist deutlich aufwendiger, einen neuen Mitarbeiter einzustellen und einzuarbeiten, als einen bestehenden Mitarbeiter zu halten. Hier kommt das Personalwesen ins Spiel. Es entwickelt und implementiert Strategien zur Förderung der Mitarbeiterbindung, einschließlich Leistungsanreize, Entwicklungsmöglichkeiten und eine positive Unternehmenskultur.

Personalwesen und Technologie

Die rasante Entwicklung der Technologie hat einen erheblichen Einfluss auf das Personalwesen. Die Verwendung von HR-Technologien ermöglicht es den Personalabteilungen, ihre Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. 

Dazu gehören:

  • Bewerber-Tracking-Systeme (ATS) für das Recruiting
  • HR-Informationssysteme (HRIS) für die Personalverwaltung
  • Lerntechnologien für die Personalentwicklung

Auf der strategischen Seite ermöglicht der Einsatz von HR-Analytik den Personalabteilungen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Durch die Auswertung von Personal- und Leistungsdaten können Muster identifiziert, Vorhersagen getroffen und Strategien entwickelt werden.

Karriere im Personalwesen

Es gibt viele Wege, um eine Karriere im Personalwesen zu starten. Sei es direkt nach der Ausbildung oder dem Studium oder über einen Quereinstieg. Es gibt vielfältige Möglichkeiten zur Fachspezialisierung. 

Soft Skills wie Empathie, Kommunikationsfähigkeit und diplomatisches Geschick sind in diesem Bereich besonders gefragt. Weiterhin sind im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung Kenntnisse im Umgang mit digitalen Tools von großer Bedeutung. Kontinuierliche Weiterbildung und Fortbildung sind ebenso wichtige Bestandteile der beruflichen Entwicklung im Personalwesen.

Zukunft des Personalwesens

Die Zukunft des Personalwesens sieht vielversprechend aus. Mit dem zunehmenden Fokus auf Mitarbeitererfahrung, Vielfalt und Inklusion sowie die anhaltende Digitalisierung der HR-Prozesse wird das Personalwesen weiterhin eine Schlüsselrolle beim Aufbau erfolgreicher Organisationen spielen.

Insbesondere die fortschreitende Digitalisierung bietet neue Möglichkeiten. Zukünftige Trends könnten die verstärkte Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) in HR-Prozessen, die Verwendung von Virtual Reality für Training und Onboarding und die zunehmende Bedeutung von Mitarbeiterdaten und Analytik beinhalten.