Personalverwaltung – effizienter dank der Digitalisierung

Personalverwaltung – klingt beim ersten Hören etwas trocken. Doch durch die Digitalisierung der Welt werden die Regeln der Verwaltungsroutine neu geschrieben. In diesem Glossarbeitrag erfahren Sie, welche Aufgaben die Personalverwaltung umfasst und welche digitalen Möglichkeiten sie bietet. 

Was bedeutet Personalverwaltung?

Laut des Gabler-Wirtschaftslexikons wird die Personalverwaltung als „Summe aller administrativen/transaktionalen personalbezogenen Maßnahmen und Personalprozesse in einer Organisation“ definiert. Sie wird daher oft auch als Personaladministration oder transaktionale Personalarbeit bezeichnet.

Die Personalverwaltung bearbeitet demnach alle routinemäßigen Administrationsaufgaben der HR und führt diese aus. Immer geleitet durch Bestimmungen aus diversen Kategorien. Dazu gehören gesetzliche Regelungen aus dem Arbeits- oder Sozialrecht, tarifvertragliche Regelungen, Betriebsvereinbarungen und die individuellen Arbeitsverträge einzelner Mitarbeiter.

Darüber hinaus ist das Ziel der Personalverwaltung die Regelung aller Formalitäten. Von der Einstellung bis zur Entlassung eines Mitarbeiters. Dazu gehören:

  • die Erstellung und Gestaltung von Arbeitsverträgen
  • die Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
  • die Bearbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • die Führung einer Personalstatistik
  • die Führung der digitalen Personalakten mit personenbezogenen Daten der Mitarbeiter 

Trotz ihrer enormen Bedeutung sind die Tätigkeiten der Personalverwaltung nicht unbedingt die beliebtesten in der HR. Dennoch sind sie für den reibungslosen Ablauf der Prozesse innerhalb einer Organisation unerlässlich. Und damit auch für ihre erfolgreiche Positionierung im Wettbewerb.

Probleme in der Personalverwaltung haben direkte Auswirkungen an anderen Stellen des Unternehmens. Ausfälle oder Unregelmäßigkeiten bei der Gehaltsabwicklung können Unruhe und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern verursachen. Und die können sich negativ auf Motivation und Arbeitsmoral auswirken. In extremen Fällen kann dies sogar zu einer erhöhten Fluktuation führen.

Was sind die wichtigsten Aufgaben der Personalverwaltung?

Zu den wichtigsten Aufgaben zählen:

  • Erfassung von Neueinstellungen, Personaländerungen und Kündigungen
  • Bearbeitung laufender Mitarbeiteranträge – z.B. für Urlaube oder Fortbildungen
  • Ausfüllen und Abgabe von Meldebescheinigungen an Behörden oder Sozialversicherungsträger
  • Führung von Personalakten mit persönlichen Daten wie Name, Anschrift, etc.
  • Führung von Personalstatistiken
  • Lohn- und Gehaltszahlungen
  • Zeiterfassung

Die Mitarbeiter in der Personalverwaltung müssen stets die aktuellen rechtlichen Vorgaben im Auge behalten und entsprechend handeln. Sie müssen zum Beispiel der behördlichen Meldepflicht nachkommen. Insbesondere seit der Einführung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU DSGVO) gelten beim Datenschutz strengere Richtlinien bei gespeicherten Daten. Bei Verstößen drohen hohe Geldbußen.

Digitalisierung in der Personalverwaltung

Die fortschreitende Digitalisierung bietet die Möglichkeit, die Personalverwaltung über eine digitale Plattform durchzuführen. Eine solche HR-Plattform kann alle Bereiche und Prozesse abdecken: Recruiting, Verwaltung und Abrechnung. Eine digitale Plattform kann dafür sorgen, dass Routineaufgaben fehlerfrei und automatisiert abgearbeitet werden. Eine Kopie sämtlicher Daten in Papierform ist nicht mehr nötig.

Durch die Digitalisierung können die Mitarbeiter in der Personalverwaltung mehr Zeit gewinnen. Eine Studie des Digital Platform-Anbieters ServiceNow zeigt, dass Mitarbeiter zufriedener sind, wenn digitale Technologien ihnen Routineaufgaben abnehmen. Und es steigert auch deutlich ihre Produktivität.

Tipps zur digitalen Personalverwaltung:

  1. Zentrale Erfassung aller Personaldokumente: Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Abmahnungen, Kündigungsschreiben, Arbeitszeugnisse, Einstellung, Versetzung, Beförderung, Veränderungen, Austritte sollten zentral erfasst werden.
  2. Nutzung der digitalen Wege auch bei der Lohnabrechnung: Automatisierte Datenübertragung an Finanzamt und Sozialversicherungsträger kann Doppelarbeiten vermeiden.
  3. Zeitfenster digital erfassen: Fehlzeiten, Fluktuation, Überstunden, Krankheit, Elternzeit, Mutterschutz, Urlaubstage, Gleitzeit und Weiterbildungen können digital verwaltet werden.
  4. Employee Self Service (ESS): Digitale Tools ermöglichen Mitarbeitern den Zugang zu speziellen Bereichen. Dort können sie Urlaubsanträge, Weiterbildungsanträge und Zeiterfassung selbst verwalten. Durch ESS kann die Bindung der Mitarbeiter gestärkt werden.

Die Digitalisierung hat der Personalverwaltung viel von seinem „Verwaltungsschrecken“ genommen. Mit digitalen HR-Plattformen wird es vielmehr zum Selbstläufer. Es gibt den Mitarbeitern mehr Zeit, sich auf die Zukunftsaufgaben der HR zu konzentrieren.

Herausforderungen bei der Digitalisierung

Obwohl die Digitalisierung erhebliche Vorteile für die Personalverwaltung bietet, bringt sie auch einige Herausforderungen mit sich. Eines der größten Hindernisse für viele Unternehmen ist die Sicherheit der Daten.

Da die Personalverwaltung sensible Mitarbeiterdaten enthält, ist es wichtig, dass diese sicher behandelt werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügen. Nur so können die Daten ihrer Mitarbeiter geschützt und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen gewährleistet werden.

Ein weiteres Hindernis kann die Akzeptanz von Mitarbeitern sein. Die Einführung neuer Technologien kann auf Widerstand stoßen. Besonders wenn Mitarbeiter besorgt sind, dass ihre Jobs durch Automatisierung bedroht sein könnten. 

Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter in die Prozesse der Digitalisierung einbeziehen. Sie sollten über die Vorteile der neuen Systeme aufgeklärt werden. Und sie sollten unbedingt erfahren, welche Daten von ihnen digital verwaltet werden.

Wirtschaftliche Bedeutung der Personalverwaltung

Die Personalverwaltung ist nicht nur ein wesentlicher Bestandteil der internen Organisation eines Unternehmens. Sie ist auch aus wirtschaftlicher Sicht von zentraler Bedeutung. Eine effiziente Personalverwaltung kann dazu beitragen, Kosten zu senken, Prozesse zu optimieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Das sind alles Faktoren, die sich positiv auf den Unternehmenserfolg auswirken können.

Ineffiziente Verwaltungsprozesse können eine erhebliche Belastung für die Unternehmensressourcen darstellen. Die Zeit und die Ressourcen, die in die manuelle Abwicklung von Personalverwaltungsaufgaben investiert werden, könnten anderweitig genutzt werden. Um die Produktivität zu steigern oder sich auf strategisch wichtigere Bereiche zu konzentrieren. 

Darüber hinaus können Fehler bei der Personalverwaltung, wie zum Beispiel bei der Gehaltsabrechnung, zu direkten finanziellen Verlusten führen. Und im schlimmsten Fall das Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen untergraben.

Zufriedenheit der Belegschaft

Die Personalverwaltung spielt auch eine wichtige Rolle bei der Frage, wie zufrieden die Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsplatz sind. Wichtige Aspekte für Mitarbeiterzufriedenheit sind pünktliche Gehaltsabrechnung, schnelle Bearbeitung von Urlaubsanträgen und korrekte Personalaktenverwaltung.

Ein gut funktionierendes Personalverwaltungssystem kann dazu beitragen, dass Mitarbeiter sich geschätzt und gut behandelt fühlen. Es kann auch dazu beitragen, das Vertrauen der Mitarbeiter in die Organisation zu stärken. Und dadurch auch ihre Bindung an das Unternehmen erhöhen.

Bedeutung von effizienter Personalverwaltung

Die Personalverwaltung ist ein entscheidender Aspekt jedes Unternehmens. Sie sorgt für die effiziente Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträgen und vielen anderen Aspekten. Sie alle sind zur reibungslosen Führung eines Unternehmens notwendig. 

Durch die Digitalisierung können Unternehmen ihre Prozesse automatisieren und effizienter gestalten. Dadurch können sie die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter erhöhen. Dabei müssen jedoch auch die Herausforderungen in Bezug auf Datensicherheit und Mitarbeiterakzeptanz berücksichtigt werden.