Personalkennzahlen – wichtige Kennzahlen, Daten und Fakten

Personalkennzahlen, auch bekannt als HR-Kennzahlen, sind unerlässlich in moderner und zukunftsorientierter Personalressourcenarbeit. Sie bieten eine solide Grundlage für strategische Entscheidungen. 

In diesem Glossarbeitrag erläutern wir, wie Personalkennzahlen eingesetzt werden können, um eine strategische HR-Arbeit zu etablieren. Außerdem erklären wir, welche HR-Metriken Sie unbedingt kennen sollten und warum dabei ganzheitliche HR-Tools unerlässlich sind.

Was sind HR-Kennzahlen?

HR-Kennzahlen bilden die Datenbasis für die Planung, Steuerung und Kontrolle aller erfolgsrelevanten Unternehmensprozesse im Personalbereich. Diese quantitativen Kennzahlen liefern in verdichteter Form aufschlussreiche Informationen zu erfassbaren Sachverhalten und Bezugsgrößen. Dazu gehören Personalstruktur, Produktivität der Belegschaft, Personalaufwände und Personalverhalten.

HR-Kennzahlen, auch HR-Metriken genannt, sind Messwerte, die wichtige Infos über Geschäftsprozesse liefern. HR-Metriken bilden die Grundlage für HR-KPIs (Key Performance Indicators), die sich auf strategische Unternehmensziele beziehen. Nicht jede HR-Metrik ist ein HR-KPI, aber jede HR-KPI ist eine HR-Metrik.

Eine der Hauptaufgaben des Personalcontrollings besteht in der Arbeit mit den in den Personalkennzahlen erfassten Daten. Aus diesen „rohen“ Zahlen lassen sich wertvolle Informationen ableiten. Um HR-Kennzahlen sinnvoll nutzen zu können, müssen Daten erfasst und richtig interpretiert werden. Nur so können passende Maßnahmen abgeleitet werden.

Quantitative und qualitative Personalkennzahlen

Es gibt zwei Arten von Personalkennzahlen: qualitative und quantitative. Quantitative Personalkennzahlen wie Mitarbeiteranzahl, Frauenquote oder Produktivität können einfach erfasst werden. Qualitative Personalkennzahlen wie Engagement, Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter sind dagegen schwerer zu messen. Bei der Arbeit mit Personalkennzahlen ist es wichtig, sowohl quantitative als auch qualitative Merkmale zu berücksichtigen.

Personalkennzahlen und strategische HR-Arbeit

Personalkennzahlen helfen bei der Verbesserung von Personalprozessen und sind noch relativ neu, aber sehr vielversprechend für HR-Strategien. Eine moderne und strategische Personalarbeit ist ohne HR-Kennzahlen kaum denkbar.

Die fortschreitende digitale Transformation bietet HR eine wichtige Unterstützung. Ganzheitliche Personallösungen erfassen alle relevanten Zahlen und stellen Zusammenhänge zwischen den fachlichen Sektoren der Personalabteilung her. Vom Recruiting über das Personalmanagement bis zur Gehaltsabrechnung.

Früher wurden Entscheidungen vorwiegend auf der Grundlage von Intuition getroffen. Heute sorgen HR-Kennzahlen für einen echten Mehrwert. Sie belegen das Bauchgefühl mit harten Fakten. So können strategische Entscheidungen auf einer soliden und vernünftigen Grundlage getroffen werden.

Personalkennzahlen bieten mehrere Vorteile. Sie sind:

  • Objektiv: Ihre datenbasierte Entscheidungsfindung beruht auf Statistiken und quantitativen Daten
  • Auswertbar: Die Umsetzung von datenbasierten Entscheidungen beeinflusst die Metriken direkt und die daraus resultierenden Veränderungen können nachverfolgt werden
  • Kontrollierbar: Objektive Daten ermöglichen eine genaue und konkrete Messung von Ergebnissen
  • Agil: Mit datenbasierten Entscheidungen können Probleme schneller erkannt und flexibler auf Marktveränderungen reagiert werden
  • Transparent: Entscheidungen basieren auf objektiven und quantitativ messbaren Daten, die nachvollziehbar sind

Beispielszenario: Kosteneffizientes Recruiting

Angenommen, Sie möchten neue Mitarbeiter einstellen und dies möglichst kostengünstig tun. Zunächst müssen Sie entscheiden, ob Sie das Recruiting über die eigene HR oder über eine externe Agentur durchführen. Im Fall einer internen Rekrutierung müssen Sie eine möglichst kostengünstige Recruiting-Methode identifizieren und selbst Bewerbungsgespräche führen.

Bei der Entscheidung für einen der Wege können Sie vorhandene Daten aus Ihrem Personaltool nutzen: 

  • Wie lief das Recruiting in der Abteilung im vergangenen Geschäftsjahr? 
  • Welche Kosten waren mit der dabei verwendeten Methode verbunden? 
  • Wie lange dauerte die Besetzung? 
  • Wie hoch war der personelle Aufwand in HR und der betroffenen Fachabteilung? 
  • Wie sieht das Personalbudget für die neue Position aus?

Indem Sie diese Daten aus Ihrem Personaltool ziehen, machen Sie Ihre Entscheidungsprozesse systematischer, rationaler und objektiver. Daten zeigen unbestechlich, was tatsächlich geschieht, unabhängig davon, ob sie den Erwartungen Ihres Unternehmens entsprechen oder nicht.

HR-Kennzahlen im Unternehmensmix

Die beste Grundlage für effiziente Arbeit mit Personalkennzahlen ist die Etablierung einer datengetriebenen Kultur im gesamten Unternehmen. Auf diese Weise können Sie im Wettbewerb um Top-Talente und bei der Mitarbeiterbindung die Nase vorn haben. 

HR-Metriken sind nicht isoliert von den Kennzahlen anderer Abteilungen oder des gesamten Unternehmens zu betrachten. Sie sind immer an konkrete Ziele gekoppelt. Und sie tragen dazu bei, die zentralen Herausforderungen zu bewältigen, vor denen HR steht:

  • Anziehung und Gewinnung von Top-Talenten
  • Mitarbeiterbindung
  • Mitarbeiterentwicklung

Personalkennzahlen im Dashboard

Mit einem Dashboard lassen sich HR-Kennzahlen für Entscheidungsträger sinnvoll aufbereiten. Die aggregierten Zahlen werden in einer themenorientierten Zusammenstellung angezeigt. Ein Dashboard für Kennzahlen kann man sich wie ein Armaturenbrett im Auto vorstellen. Es zeigt nur die wichtigsten und vor allem kritischen Informationen an, die man nicht übersehen kann.

Die eigentlichen Kennzahlen werden beispielsweise über Farbcodes, Symbole oder Grafiken übersichtlich und einprägsam dargestellt. Ganzheitliche HR-Tools sind in der Lage, die Darstellung der Ergebnisse je nach Entscheidungsebene feiner oder grober anzugeben.

Welche Personalkennzahlen gibt es?

Insgesamt gibt es mehr als 100 HR-Kennzahlen. Ob sie allerdings alle auch für Ihre strategische HR-Arbeit nützlich sind, ist eine andere Frage. Es gilt daher, zunächst jene HR-Kennzahlen zu identifizieren, die Ihnen wirklich weiterhelfen. Dabei unterstützt das Personalcontrolling.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Bereiche zu Personalkennzahlen vor. Und zeigen auf, was Sie aus ihnen herauslesen können.

1) Personalstruktur

Detaillierte Personalkennzahlen sind im Personalcontrolling unerlässlich. Sie beschreiben den Zustand der Belegschaftsstruktur sowie die Art und Weise der Nutzung der Arbeitskraft im Unternehmen. Diese Kennzahlen helfen zu beurteilen, ob die Belegschaft für die festgelegten Unternehmensziele entsprechend besetzt ist. Zahlreiche Kennzahlen in diesem Bereich können sinnvoll miteinander kombiniert werden.

2) Produktivität

Die Rolle der Produktivität für den Unternehmenserfolg hat vor allem durch hybride Arbeitsmodelle an Bedeutung gewonnen.

3) Personalaufwände

HR-Kennzahlen zum Personalaufwand liefern ein klares Bild von der kostenmäßigen Bedeutung des Personaleinsatzes.

4) Personalverhalten

Mit HR-Kennzahlen in diesem Bereich können Problemzonen analysiert werden, die sich direkt auf Produktivität und Personalaufwände auswirken.

5) Personalentwicklung

Für viele Kandidaten ist die Möglichkeit zur Fort- und Weiterbildung ein wesentliches Kriterium für oder gegen ein Unternehmen.

Wie werden Personalkennzahlen berechnet?

Die HR-Kennzahlen können mit einfachen Formeln berechnet werden. Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige wichtige Beispiele.

  • Frauenquote: Anzahl der Mitarbeiterinnen/Zahl aller Mitarbeitenden x 100
  • Teilzeitquote: Anzahl Teilzeitmitarbeitender/Zahl aller Mitarbeitenden x 100
  • Führungskräftequote: Anzahl der Führungskräfte/Anzahl aller Mitarbeitenden x 100
  • Altersstruktur: Altersstruktur 40 bis 47 = Anzahl der Mitarbeitenden zwischen 40 und 47/Anzahl aller Mitarbeitenden x 100
  • Personalintensität: Umsatz / Summe der FTE im Unternehmen
  • Fluktuationsrate: Alle Personalabgänge in JJJJ / Summe der FTE im Unternehmen x 100
  • HR-Kosten pro Mitarbeitendem: Gesamtkosten der HR / Summe der FTE im Unternehmen

Personalkennzahlen werden nur dann ihren Wert zeigen, wenn sie auch aktiv genutzt und aus den Unternehmenszielen abgeleitet werden. Mit einer datengesteuerten Kultur und den richtigen Tools können Personalkennzahlen ein mächtiges Instrument zur Verbesserung Ihrer HR-Arbeit darstellen.

 

FAQ

Was sind Personalkennzahlen?

Personalkennzahlen, auch HR-Kennzahlen genannt, bieten eine datenbasierte Grundlage für die Planung, Steuerung und Kontrolle von Unternehmensprozessen im Personalbereich. Sie liefern essenzielle Aussagen zu quantitativ erfassbaren Sachverhalten und Bezugsgrößen wie Personalstruktur, Produktivität und Personalaufwänden.

Warum sind Personalkennzahlen wichtig?

Personalkennzahlen liefern objektive, auswertbare und kontrollierbare Daten, die für strategische Entscheidungen nützlich sind. Sie ermöglichen es Unternehmen, Probleme schneller zu erkennen, flexibler auf Marktveränderungen zu reagieren und Entscheidungen transparent zu machen.

Wie werden Personalkennzahlen berechnet?

Personalkennzahlen können mit einfachen Formeln berechnet werden. Beispiele sind die Frauenquote oder die Fluktuationsrate.

Was sind quantitative und qualitative Personalkennzahlen?

Quantitative Personalkennzahlen sind leicht messbare Zahlen wie die Mitarbeiteranzahl oder die Produktivität. Qualitative Personalkennzahlen sind schwerer zu messen und beziehen sich auf Aspekte wie Mitarbeiterzufriedenheit oder Engagement.

Wie können Personalkennzahlen in der strategischen HR-Arbeit genutzt werden?

Mit Personalkennzahlen können HR-Teams Problembereiche identifizieren, Leistung messen und datenbasierte Entscheidungen treffen. Sie können dabei helfen, Recruiting-Strategien zu optimieren, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und die Personalentwicklung zu fördern.

Gibt es Tools zur Unterstützung bei der Arbeit mit Personalkennzahlen?

Es gibt ganzheitliche HR-Tools, die alle relevanten Zahlen erfassen und Zusammenhänge zwischen verschiedenen HR-Bereichen herstellen können. Diese Tools können bei der Interpretation von Personalkennzahlen und der Ableitung von Maßnahmen sehr hilfreich sein.