Personalinformationssystem – Vor- und Nachteile im Überblick

Was ist ein Personalinformationssystem?

Bei einem Personalinformationssystem (PIS), auch Personal-Management-System (PMS) genannt, handelt es sich um eine Software. Sie erfasst wichtige Mitarbeiterdaten wie beispielsweise Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer sowie Kontodaten.

Im Wesentlichen ist die Software eine Datenbank zur systematischen Speicherung, Pflege, Analyse, Bewertung und Disposition verschiedener Personaldaten. Sind die Daten erfasst, sind sie für den täglichen Betrieb einer Personalabteilung unerlässlich. Eine regelmäßige Datensicherung ist empfehlenswert

Heutzutage arbeiten nahezu alle Unternehmen im Human Resources Management (HRM) mit einem computergestützten Personalinformationssystem bzw. Human Resources Information System. Diese HR Softwares ermöglichen eine elektronische Verwaltung der Mitarbeiterdaten. Von der Bewerbung bis zum Austritt aus dem Unternehmen.

Daten im Personalinformationssystem

Die in Personalinformationssystemen erfassten und verarbeiteten Daten lassen sich in vier Hauptkategorien unterteilen:

  1. Personenbezogene Daten: Dazu gehören unter anderem Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer.
  2. Lohnbezogene Daten: In diese Kategorie fallen Informationen wie Lohn-, Gehalts- oder Tarifgruppen.
  3. Beschäftigungsbezogene Daten: Hierzu zählen Aspekte wie Krankheit und Urlaub.
  4. Organisatorische Daten: Wie zum Beispiel die Arbeitsplatzbeschreibung.

Eine Alternative zur Kategorisierung ist die Unterscheidung in Stamm-, Bewegungs- und Schlüsseldaten. Während Stamm- und Schlüsseldaten relativ konstant bleiben, sind Bewegungsdaten stets veränderlich und spiegeln die Dynamik der Personalsituation wider.

Funktionen eines Personalinformationssystems

Die Funktionen können je nach Produkt und Anbieter variieren. Einfache Systeme, die oft von Kleinunternehmen genutzt werden, können sich auf die reine Datenverwaltung beschränken. 

Ausgefeiltere Modelle bieten jedoch verschiedene Module für erweiterte Funktionen wie: 

  • Organisationsverwaltung
  • Arbeitsabläufe
  • Arbeitszeiterfassung
  • Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
  • Mitarbeiterbeurteilung
  • Rekrutierung und Bewerberauswahl
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Personalentwicklung 
  • Reporting

Vorteile von Personalinformationssystemen

Personalinformationssysteme bringen viele Vorteile mit sich, insbesondere für große Unternehmen mit großer Personalabteilung. Ein PIS ermöglicht einen zentralen Zugriff auf wichtige Mitarbeiterdaten und kann so die Arbeitsabläufe im Personalwesen erheblich verbessern. So können Informationen beispielsweise schneller gefunden werden als in Papierakten, was zu erheblichen Zeitersparnissen führt.

Nachteile von Personalinformationssystemen

Trotz ihrer zahlreichen Vorteile sind mit Personalinformationssystemen auch Herausforderungen verbunden. Die Einführung eines neuen Systems kann zu Anfang hohe Kosten verursachen und erfordert eine kontinuierliche Pflege der Datenbasis. Die starke Standardisierung von PIS kann dazu führen, dass der individuelle und kreative Spielraum von Mitarbeitern eingeschränkt wird.

Datenschutz bei Personalinformationssystemen

Angesichts der sensiblen persönlichen Daten, die in Personalinformationssystemen gespeichert werden, ist Datenschutz ein entscheidender Aspekt. Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen, über die Erhebung und Verarbeitung der Mitarbeiterdaten aufzuklären. Und Sie müssen sich die Zustimmung dafür holen. Zudem spielt der Betriebsrat eine wichtige Rolle bei der Gestaltung des Datenschutzes in Bezug auf PIS.

Geschichte und Entwicklung der Personalinformationssysteme

Die Geschichte der Personalinformationssysteme ist eng mit der Entwicklung der Informationstechnologie und dem Wachstum der Unternehmen verbunden. Ursprünglich wurden Mitarbeiterdaten in physischen Archiven und Karteikarten gespeichert. 

Mit der Einführung von Computern, Netzwerken und Datenbank-Technologien begannen Unternehmen, Personalinformationssysteme zu verwenden. So konnte die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten schrittweise automatisiert und optimiert werden.

Die ersten PIS waren Systeme für Großrechner, die nur für grundlegende Aufgaben wie Gehaltsabrechnung und Arbeitszeiterfassung genutzt wurden. Mit der Zeit wurden diese Systeme jedoch durch computergestützte Software ersetzt. Sie bieten eine breitere Palette von Funktionen und eine größere Benutzerfreundlichkeit. 

Heutzutage sind PIS hochentwickelte, integrierte Systeme, die in der Cloud gehostet werden und eine Vielzahl von Funktionen abdecken. Von der Rekrutierung und Einstellung bis hin zur Leistungsbeurteilung und beruflichen Entwicklung.

Die Rolle des Personalinformationssystems im Personalmanagement

Ein gut konzipiertes und implementiertes Personalinformationssystem kann das Rückgrat einer effizienten Personalabteilung bilden. Durch den einfachen Zugang zu aktuellen und genauen Mitarbeiterdaten können HR-Manager schnelle und fundierte Entscheidungen treffen.

Darüber hinaus können PIS dazu beitragen, die Effizienz von HR-Prozessen zu verbessern. Sie automatisieren Routineaufgaben, eliminieren redundante Dateneingaben und verbessern den Informationsfluss innerhalb der Organisation. Einige PIS bieten auch Analyse-Tools. Damit können HR-Manager Trends erkennen, Vorhersagen treffen und Strategien entwickeln.

Auswahl und Implementierung eines Personalinformationssystems

Die Auswahl des richtigen Personalinformationssystems für ein Unternehmen erfordert eine gründliche Recherche und eine sorgfältige Abwägung verschiedener Faktoren. Darunter die spezifischen Bedürfnisse der Organisation, das verfügbare Budget, die technische Infrastruktur und die Fähigkeiten der Mitarbeiter.

Die erfolgreiche Implementierung eines PIS erfordert ebenfalls eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Es ist wichtig, ein Projektteam zusammenzustellen, das Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und Ebenen des Unternehmens umfasst. Alle Beteiligten sollten eine klare Vorstellung von den Zielen und Erwartungen des Projekts haben. Und sie sollten bereit sein, eng zusammenzuarbeiten, um Probleme rechtzeitig zu identifizieren und zu lösen.

Die Mitarbeiter müssen auch entsprechend geschult werden, um das neue System effizient nutzen zu können. Darüber hinaus sollte die Implementierung eines PIS mit einer Überprüfung und möglichen Überarbeitung der bestehenden HR-Prozesse einhergehen. Nur so kann sichergestellt werden, dass das neue System optimal genutzt wird.

Die Bedeutung von Personalinformationssystemen

Personalinformationssysteme sind aus heutigen Personalabteilungen nicht mehr wegzudenken. Sie sind zentraler Speicherort aller relevanten Mitarbeiterdaten und damit Ausgangspunkt vieler Geschäftsprozesse im Personalwesen. Obwohl sie ihre Herausforderungen mitbringen, überwiegen die Vorteile, insbesondere in Bezug auf die Effizienzsteigerung in der Personalarbeit. Die Qualität eines Personalinformationssystems hängt jedoch stark von der sorgfältigen Pflege der Daten ab.

Zukunftsaussichten für Personalinformationssysteme

Durch Fortschritte in der Informationstechnologie und wachsende Anforderungen an das Personalmanagement wird es ohne PIS nicht mehr gehen. Sie werden voraussichtlich noch leistungsfähiger und vielseitiger werden. Denkbar sind erweiterte Analysefunktionen, bessere Integration mit anderen Unternehmenssystemen und verbesserte Benutzeroberflächen.

Mobile Geräte und flexible Arbeitsmodelle kommen immer mehr zum Einsatz. Das führt zu einer höheren Nachfrage nach PIS mit einem Remote-Zugriff. Gleichzeitig ergeben sich neue Herausforderungen für Gestaltung und Betrieb von Personalinformationssystemen. Und zwar durch die zunehmende globale Verbreitung von Gesetzen zum Datenschutz und zur Privatsphäre. 

Insgesamt bleibt die Zukunft der Personalinformationssysteme aufregend. Denn sie wird weiterhin die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter verwalten, transformieren und verbessern.

 

FAQ

Was ist ein Personalinformationssystem (PIS)?

Ein Personalinformationssystem ist eine Software bzw. Datenbank. Sie dient zur Erfassung, Speicherung, Pflege, Analyse, Bewertung und Disposition von Mitarbeiterdaten. Diese Systeme sind unerlässlich für den reibungslosen Betrieb von Personalabteilungen.

Welche Informationen werden in einem PIS gespeichert?

Ein PIS speichert verschiedene Arten von Mitarbeiterdaten, darunter personenbezogene Daten (z.B. Name, Geburtsdatum), lohnbezogene Daten (z.B. Gehaltsgruppen), beschäftigungsbezogene Daten (z.B. Krankheits- und Urlaubstage) und organisatorische Daten (z.B. Arbeitsplatzbeschreibung).

Was sind die Vorteile eines PIS?

Personalinformationssysteme bieten zahlreiche Vorteile. Darunter verbesserte Effizienz durch Automatisierung von Routineaufgaben und erleichterte Entscheidungsfindung durch schnellen Zugriff auf genaue Daten. Zudem wird innerhalb der Organisation der gesamte Informationsfluss verbessert.

Gibt es Nachteile bei der Nutzung eines PIS?

Die Einführung eines PIS kann hohe Kosten verursachen und erfordert eine kontinuierliche Pflege der Daten. Zudem kann die starke Standardisierung von PIS den individuellen und kreativen Spielraum von Mitarbeitern einschränken.

Welche Sicherheitsmaßnahmen werden bei PIS ergriffen?

Die spezifischen Sicherheitsmaßnahmen können je nach System variieren. Dazu gehören in der Regel Passwortschutz, Benutzerberechtigungen, Datenverschlüsselung, regelmäßige Backups und Sicherheitsaudits.

Wie steht es um den Datenschutz bei Personalinformationssystemen?

Der Datenschutz ist ein entscheidender Aspekt bei der Verwendung von Personalinformationssystemen. Unternehmen sind nach der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verpflichtet, über die Erhebung und Verarbeitung der Mitarbeiterdaten aufzuklären. Und sich die Zustimmung dafür zu holen. Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass sie geeignete Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um die Daten zu schützen.

Wie wählt man das richtige PIS aus?

Die Auswahl des richtigen PIS hängt von mehreren Faktoren ab. Darunter die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation, Ihr Budget und die technischen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Wichtig ist, dass das System den Anforderungen Ihrer Personalabteilung gerecht wird und benutzerfreundlich ist.

Wie werden Personalinformationssysteme aktuell genutzt?

Unternehmen nutzen PIS hauptsächlich zur Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Ebenso zur Automatisierung von HR-Prozessen, zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und zur Verbesserung der Entscheidungsfindung.