Personaldaten – ein Leitfaden zum Datenschutz

Personaldaten sind ein kritischer Aspekt jeder Unternehmensführung, insbesondere in Bezug auf Datenschutz und -handhabung. In diesem Glossarbeitrag erklären wir, was Personaldaten eigentlich sind. Und wir gehen auf die Datenschutzregeln im Zusammenhang mit der Verarbeitung dieser Daten ein.

Was sind Personaldaten?

Personaldaten beziehen sich auf personenbezogene Informationen von Beschäftigten und Bewerbenden, die von Unternehmen gesichert und verarbeitet werden. Dazu gehören unter anderem Informationen wie Name, Adresse, Kontaktdaten, Gehaltsdetails, Steuerklassen, Bankverbindungen, Bildungshintergrund, Leistungsbewertungen und gesundheitsbezogene Daten. Der Begriff umfasst praktisch alle personenbezogenen Informationen, die im betrieblichen Kontext anfallen.

Arten von Personaldaten

Personaldaten können in verschiedene Kategorien unterteilt werden, je nachdem, welche Aspekte des Arbeitslebens sie betreffen.

Identifizierungsdaten

Dies sind grundlegende Informationen, die zur Identifizierung von Mitarbeitern verwendet werden. Sie beinhalten Details wie:

  • Vollständiger Name
  • Wohnadresse
  • Geburtsdatum und -ort
  • Geschlecht
  • Nationalität
  • Kontaktdaten, einschließlich Telefonnummer und E-Mail-Adresse

Beschäftigungsdetails

Diese Kategorie umfasst Informationen, die spezifisch mit der Arbeitsrolle und den Aufgaben eines Mitarbeiters in Verbindung stehen. Sie enthält:

  • Jobtitel und Beschreibung
  • Abteilung oder Team, in dem der Mitarbeiter arbeitet
  • Direkter Vorgesetzter oder Manager
  • Arbeitszeitmodelle, einschließlich Schichtpläne oder Flexizeiten
  • Beschäftigungsstatus (Vollzeit, Teilzeit, befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis)

Lohn- und Gehaltsdaten

Diese Daten betreffen die finanzielle Vergütung, die ein Mitarbeiter für seine Arbeit erhält. Sie umfassen:

  • Gehalts- oder Stundensatz
  • Regelmäßige und einmalige Bonuszahlungen
  • Zulagen und Sonderzahlungen
  • Details zur Gehaltsabrechnung und Sozialversicherung
  • Bankverbindung für die Gehaltszahlung

Leistungs- und Entwicklungsdaten

Diese Daten beziehen sich auf die Arbeitsleistung und die Karriereentwicklung eines Mitarbeiters. Sie enthalten:

  • Leistungsbeurteilungen und -bewertungen
  • Details zu Beförderungen oder Jobwechseln im Unternehmen
  • Teilnahme an Schulungen und beruflichen Weiterbildungsmaßnahmen
  • Details zu Disziplinarmaßnahmen oder Beschwerden

Gesundheits- und Sicherheitsdaten

Diese Kategorie umfasst Informationen, die für die Gesundheit und Sicherheit eines Mitarbeiters am Arbeitsplatz relevant sind. Sie umfasst:

  • Medizinische Informationen, einschließlich Gesundheitsprüfungen und Berichte über arbeitsbedingte Verletzungen oder Krankheiten
  • Details zu Anpassungen am Arbeitsplatz aufgrund von Behinderungen oder gesundheitlichen Bedürfnissen
  • Daten zur Betrieblichen Sozialversicherung
  • Biometrische Daten, soweit dies aus betrieblichen Gründen zur Autorisierung und Authentifikation erforderlich ist

 

Wer hat Zugriff auf Personaldaten?

Der Zugang zu Personaldaten innerhalb eines Unternehmens ist streng geregelt. Nur bestimmte Personen dürfen auf diese Daten zugreifen. Und auch nur zu bestimmten Anlässen, wenn dies für den vorgesehenen Zweck notwendig ist. Dazu gehören in der Regel Mitarbeiter der Personalabteilung, Vorgesetzte und Geschäftsführung sowie in bestimmten Fällen der Betriebsrat.

Personaldaten und Datenschutzgesetze

Wie bereits erwähnt, müssen Unternehmen bei der Verarbeitung von Personaldaten strenge Datenschutzbestimmungen einhalten. Dabei spielen vor allem zwei Gesetze eine wichtige Rolle. Zum einen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auf europäischer Ebene. Und zum anderen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) auf nationaler Ebene.

Die DSGVO

Die DSGVO ist ein umfassendes Gesetz, das die Verarbeitung personenbezogener Daten in der gesamten Europäischen Union (EU) regelt. Sie stellt strenge Anforderungen an Unternehmen hinsichtlich der Transparenz und Sicherheit der Datenverarbeitung. Und gewährt den Bürgern umfassende Rechte zum Schutz ihrer Daten.

Unternehmen, die Personaldaten verarbeiten, müssen:

  • sicherstellen, dass sie eine gültige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung haben
  • die betroffenen Personen transparent über die Datenverarbeitung informieren
  • angemessene Sicherheitsmaßnahmen treffen, um die Daten zu schützen
  • die Daten nach Ablauf einer bestimmten Aufbewahrungsfrist löschen
  • auf Anfrage den betroffenen Personen Zugang zu ihren Daten gewähren und sie korrigieren, löschen oder übertragen lassen

Das BDSG

Das BDSG ist das Hauptgesetz zum Datenschutz in Deutschland und ergänzt die DSGVO auf nationaler Ebene. Es konkretisiert und präzisiert die Anforderungen der DSGVO. Und enthält zusätzliche Bestimmungen für bestimmte Bereiche, wie z.B. den Beschäftigtendatenschutz.

Das BDSG enthält insbesondere Regelungen zur Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 BDSG). Und zur Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext (§ 88 BDSG). Diese Regelungen bestätigen und präzisieren die Grundsätze der DSGVO für den Bereich der Personaldaten.

Datenschutzregeln für Personaldaten

Unternehmen, die Personaldaten verarbeiten, müssen eine Reihe von Grundsätzen befolgen. Dazu gehören:

  1. Grundsatz der Erforderlichkeit: Personaldaten dürfen nur verarbeitet werden, wenn dies ausdrücklich erlaubt ist. Im Falle von Personaldaten kann eine Erlaubnis erteilt werden, wenn die betreffenden Personen zugestimmt haben. Wenn die Datenerhebung zur Vertragserfüllung notwendig ist. Oder wenn sie gesetzlich vorgeschrieben ist.
  2. Grundsatz der Datenminimierung: Es sollen nur so viele personenbezogene Daten wie nötig verarbeitet werden, um den angestrebten Zweck zu erreichen.
  3. Grundsatz der Zweckbindung: Personendaten dürfen nur für die Zwecke verarbeitet werden, für die sie ursprünglich erhoben wurden. Eine nachträgliche Zweckänderung ist unter bestimmten Umständen zulässig.
  4. Informations- und Auskunftspflicht: Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter und Bewerber über verschiedene Aspekte der Datenverarbeitung informieren. Einschließlich der verarbeiteten Daten, des Verarbeitungszwecks und ihrer Rechte in Bezug auf die Daten.

Datenschutzkonforme Personaldatenverwaltung: Best Practices

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Personaldaten effektiv zu verwalten und gleichzeitig die Datenschutzgesetze einzuhalten. Hier sind einige bewährte Verfahren, die Unternehmen dabei helfen können:

Implementieren Sie klare Datenschutzrichtlinien und -verfahren

Unternehmen sollten klare interne Richtlinien und Verfahren für die Handhabung von Personaldaten implementieren. Diese sollten Details zur Datenerhebung, -verarbeitung, -speicherung und -löschung enthalten und sicherstellen, dass alle datenschutzrechtlichen Pflichten erfüllt werden.

Führen Sie regelmäßige Datenschutzschulungen durch

Mitarbeiter sollten regelmäßig in Datenschutzfragen geschult werden, insbesondere diejenigen, die Zugang zu Personaldaten haben. Sie sollten verstehen, wie sie Daten sicher handhaben, weitergeben und speichern können. Und was ihre Pflichten und Verantwortlichkeiten in Bezug auf den Datenschutz sind, wenn sie Informationen gespeichert haben.

Verwenden Sie geeignete Technologien zur Datenverwaltung

Moderne Technologien können Unternehmen dabei unterstützen, ihre Personaldaten effizient und sicher zu verwalten. Eine HR-Software zur Personalverwaltung kann dabei helfen, sensible Daten zentral zu speichern. Ebenso den Zugang zu Daten kontrollieren, Datenänderungen verfolgen und Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch löschen.

Berücksichtigen Sie den Datenschutz bei der Gestaltung von Arbeitsprozessen

Datenschutz sollte bei der Gestaltung von Arbeitsprozessen berücksichtigt werden. Dies kann bedeuten:

  • dass bestimmte Daten nur für bestimmte Zwecke verwendet werden dürfen.
  • dass der Zugang zu Daten auf diejenigen beschränkt wird, die sie benötigen.
  • dass besondere Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, um Daten bei der Übertragung oder Speicherung zu schützen.

Werden diese bewährten Verfahren befolgt und die Datenschutzgesetze ernst genommen, können Personaldaten effektiv und rechtskonform verwaltet werden. Und gleichzeitig das Vertrauen und die Loyalität der Mitarbeiter gewonnen werden.

Datenschutzkonforme Personaldatenverwaltung

Unternehmen müssen umfassende Maßnahmen ergreifen, um die Datenschutzkonformität bei der Handhabung von Personaldaten zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem

  • die Verpflichtung und Schulung von Mitarbeitern zum Datenschutz,
  • die Gestaltung datenschutzkonformer Personalprozesse 
  • und der technische und organisatorische Schutz der Daten.

Ein wichtiger Aspekt der datenschutzkonformen Personaldatenverwaltung ist die Verwendung geeigneter Werkzeuge und Systeme. Diese können bei der Speicherung und Verarbeitung von Personaldaten helfen. Einfache Lösungen wie Excel-Tabelle bergen einige Risiken in Bezug auf Datensicherheit und -zugriff. 

Spezielle Personalverwaltungssysteme bieten erweiterte Datenschutzfunktionen. Diese können unter anderem 

  • den Zugriff auf Daten einschränken,
  • den Überblick über alle gespeicherten Daten 
  • und ihre Änderungen erleichtern und die Einhaltung von Datenschutzgesetzen unterstützen.

Die richtige Handhabung von Personaldaten ist also ein zentraler Aspekt der Unternehmensführung und -verwaltung. Unternehmen müssen sich der Datenschutzbestimmungen bewusst sein. Und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um die Einhaltung der Datenschutzvorschriften bei der Verarbeitung von Personaldaten zu gewährleisten.