Personalakte – umfassende Erklärung und Bedeutung 

Die Personalakte ist ein wesentliches Werkzeug zur Dokumentation und Organisation personalbezogener Daten im Personalmanagement. Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, eine Personalakte zu führen. Dennoch ist sie in den meisten Unternehmen ein essentielles Instrument.

Was ist die Personalakte?

Eine Personalakte ist keine gesetzlich definierte Größe. Sie ist jedoch im § 106 Abs. 1 des Bundesbeamtengesetzes (BBG) als „alle Unterlagen, (…) die mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen“ beschrieben. Darüber hinaus definieren Gerichte und Arbeitsrechtsexperten eine Personalakte als „eine Sammlung von Dokumenten und Vorgängen, die die persönlichen und beruflichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in engem Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen.“

Inhalt der Personalakte

Unternehmen legen intern fest, welche Dokumente und Informationen in eine digitale Personalakte einfließen. Personalakten in Papierform sind auch noch weit verbreitet. Generell können alle Unterlagen aufgenommen werden. Egal, ob analog oder digital geführt.  

Für das bestehende Arbeitsverhältnis relevant sind:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Ergebnisse von Eignungstests
  • Personalfragebogen mit persönlichen Daten
  • Arbeitsvertrag
  • Sozialversicherungsdaten
  • Steuerunterlagen
  • Lohn-/Gehaltsabrechnungen
  • Zeugnisse und Zertifikate
  • Arbeitszeugnisse
  • Abmahnungen und gegebenenfalls Stellungnahmen oder Gegendarstellungen
  • Urlaubsanträge
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
  • Darlehensunterlagen
  • Lohnpfändungen
  • Mitgliedschaften im Betriebsrat
  • Schriftwechsel zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber
  • Aktennotizen über geführte Gespräche mit dem Arbeitnehmer
  • Besondere Vereinbarungen
  • Kündigungsschreiben oder Aufhebungsvertrag 

Wichtig zu beachten:
Eine Abmahnung in die geführte Personalakte zu nehmen, ist nur erlaubt, wenn sie gerechtfertigt ist. Ungerechtfertigte Abmahnungen dürfen nicht aufgenommen werden. Auch gerechtfertigte Abmahnungen sollten nach einer gewissen Zeit, in der Regel nach drei Jahren, wieder entfernt werden.

Kein Inhalt der Personalakte

Es gibt einige Informationen, die nicht aufgenommen werden dürfen, da sie die Privatsphäre des Arbeitnehmers verletzen. Dazu gehören:

  • Listen und Übersichten über Krankheitstage und Krankheitsgründe
  • Ärztliche und psychologische Unterlagen
  • Politische Ausrichtung
  • Religiöse Zugehörigkeit (außer wenn dies aus steuerlichen Gründen notwendig ist)
  • Private Vorlieben
  • Vermerk über die Kandidatur für den Betriebsrat
  • Notizen über die Leistungen des Arbeitnehmers
  • Beiträge aus sozialen Netzwerken

Pflichten des Arbeitgebers

Es gibt zwar keine Pflicht zur Führung einer Personalakte. Doch wenn eine geführt wird, sind Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass sie korrekt verwaltet wird. Neben der Aufbewahrung relevanter Dokumente umfasst dies auch die regelmäßige Aktualisierung der Akten. Nur so kann sichergestellt werden, dass sie stets die aktuellsten Informationen enthalten. 

Zudem ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Akten vertraulich zu behandeln. Er muss sicherzustellen, dass die Dokumente sicher aufbewahrt und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Im Zeitalter der Digitalisierung führen viele Unternehmen mittlerweile eine elektronische Personalakte. Dies hat viele Vorteile. Allerdings sind die rechtlichen Vorgaben schärfer als bei einer Papierakte. 

Datenschutzrechtliche Bestimmungen spielen dabei eine wichtige Rolle. Im Rahmen der elektronischen Personalakte muss eine schriftliche Einwilligung des betroffenen Arbeitnehmers eingeholt werden. Sonst darf keine Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten stattfinden.

Die Rechte des Arbeitnehmers

Besonders wichtig für Arbeitnehmer ist das Recht auf Einsicht in die Personalakte. Dieses Recht ist im § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) festgelegt und ermöglicht es dem Arbeitnehmer, jederzeit Einblick in die über ihn gesammelten Informationen zu bekommen.

Dabei kann der Arbeitnehmer auch bestimmte Bestandteile der Akte kopieren und sich Notizen machen. Er hat außerdem das Recht, bei unrichtigen Angaben Korrekturen in der Personalakte zu verlangen. Und Stellungnahmen zu den Inhalten abzugeben. Diese Rechte gelten sowohl während des Arbeitsverhältnisses als auch nach der Beendigung. Sie gelten sowohl für die Hauptakte als auch für eventuell vorhandene Neben- oder Sonderakten.

Die Bedeutung im Personalmanagement

Im Kontext des Personalmanagements sind Personalakten ein integraler Bestandteil der Verwaltung und Dokumentation von Personalinformationen. Sie dienen als zentrale Sammelstelle für alle relevanten Informationen eines Mitarbeiters während seiner gesamten Beschäftigungsdauer. 

Die Unterlagen spiegeln nicht nur den beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters wider. Sie dienen auch als zuverlässige Datenquelle für Personalentscheidungen und -bewertungen.

Während der Gesetzgeber bei der Führung von Personalakten viel Spielraum lässt, ziehen andere Gesetze Grenzen. Wie zum Beispiel das Persönlichkeitsrecht oder das Datenschutzgesetz. Eine gewissenhafte Pflege der Personalakten ist daher unerlässlich. Es empfiehlt sich, eine zentrale Akte zu führen, anstatt mehrere Sammelstellen in unterschiedlichen Händen zu betreiben.

 

FAQ

Was ist eine Personalakte?

Die Personalakte besteht aus einer Sammlung von Dokumenten und Informationen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen. Sie wird vom Arbeitgeber geführt und dient als wichtige Informationsquelle für Personalentscheidungen.

Welche Informationen werden in der Personalakte gespeichert?

In der Akte werden unterschiedliche Dokumente und Informationen gespeichert, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Dazu gehören unter anderem Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag, Lohnabrechnungen, Zeugnisse und Zertifikate, Abmahnungen oder auch Notizen zu Mitarbeitergesprächen.

Welche Informationen dürfen nicht in der Personalakte gespeichert werden?

Einige Informationen dürfen aus Datenschutzgründen nicht in der Akte gespeichert werden. Dazu gehören beispielsweise Informationen über die politische Ausrichtung oder religiöse Zugehörigkeit eines Mitarbeiters. Auch private Vorlieben oder Beiträge aus sozialen Netzwerken haben dort nichts zu suchen.

Wer hat Zugriff auf die Personalakte?

Grundsätzlich hat nur der Arbeitgeber Zugriff auf die Akte. Der Arbeitnehmer hat jedoch das Recht, jederzeit Einsicht in seine eigene Akte zu nehmen. Und bei Bedarf Kopien von bestimmten Dokumenten anzufertigen.

Was sind die Pflichten des Arbeitgebers?

Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass die Personalakte sorgfältig geführt und verwaltet wird. Dazu gehört, dass alle relevanten Dokumente sicher aufbewahrt und vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Außerdem muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die in der Akte enthaltenen Informationen stets aktuell sind.

Was passiert mit der Personalakte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses?

Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bleiben die Akten bestehen. Und der ehemalige Arbeitnehmer behält sein Recht auf Einsicht. Wie lange die Akten aufbewahrt werden müssen, kann von Land zu Land variieren. Üblich ist eine Aufbewahrungsfrist von mehreren Jahren.